2023年10月のインボイス制度開始に向けて、インボイス発行事業者となる方々は事前準備を進めていることと思います。しかし、インボイス制度開始までに事前準備を終えることに注力していて、インボイス制度開始後の経理業務の影響までは考えられていない事業者の方も多いのではないでしょうか。
今回は、インボイス制度がインボイス発行事業者の経理業務に与える影響について、現時点で想定できることをご説明します。
売手側への影響
売手側であるインボイス発行事業者が対応しなければならないことは、取引の相手方（課税事業者）の求めに応じて、インボイスまたは簡易インボイスを交付することです。家賃や顧問料など、毎月請求書等を発行していなかったような事業者においては、発行する請求書の枚数が増え、経理担当者の負担が増える可能性があります。
ただし、事前準備の段階で、インボイスとするべき請求書等のインボイス対応をきちんと行い、インボイス対応の請求ソフトを導入するなどの準備を行っておけば、インボイス制度開始後の経理業務への負担は比較的軽減できるのではないかと思います。
買手側への影響
一方、買手側については、インボイス制度開始後は、課税仕入れについて仕入税額控除をするためには、一定の事項が記載された帳簿とインボイスの保存が必要となります。そのため、すべての課税仕入れについて、インボイスが交付されているかを確認する必要があります。
課税仕入れを行った際に確認するポイントは、次の３つです。
＜課税仕入を行った際の確認ポイント＞
１． 課税仕入れ（※）について請求書等を受領しているか
※ 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められている仕入れを除く
２． 受領した請求書等がインボイスの要件を満たしているか（＝以下の記載事項が漏れなく記載されているか）
(ア) インボイス発行事業者の氏名または名称および登録番号
(イ) 取引年月日
(ウ) 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
(エ) 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
(オ) 税率ごとに区分した消費税額等
(カ) 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（※）
※簡易インボイスに該当する場合は記載不要
３．取引先がインボイス発行事業者に該当するか（＝適正な登録番号の記載があるか）
つまり、インボイス制度開始後は、請求書等を受領しているか、だけでなく、受領した請求書等の内容確認が必要となってきます。現在でも、支払いを行う際にある程度の内容確認は行っていると思いますが、さらなる詳細な内容確認が必要となるのです。また、請求書等がインボイスの要件を満たしていない場合には、取引先への修正依頼なども必要となってきます。
さらに、インボイスに登録番号の記載があるというだけでは、取引先がインボイス発行事業者に該当するかどうかの確認にはなりません。特に法人の場合は、自社の法人番号の先頭に“Ｔ”をつけた番号が登録番号となるため、登録番号の記載があったが実際には登録を行っていなかったというケースも想定されます。適正に仕入税額控除を行うためには、国税庁の「適格請求書発行事業者登録サイト」で登録番号検索を行い、取引先が登録を行っているかの確認を行う必要があります。
ここまで行って、やっと受領した請求書等がインボイスであることの確認が終了するといえます。登録番号の確認作業は、継続した取引先については事前準備の段階で確認を終えておくことにより制度開始後の事務負担を軽減することができますが、それでも新規の取引先が発生する都度必要となる作業であるため、経理担当者の負担は間違いなく増大します。
買手側へのさらなる影響
このようなインボイスの確認作業だけでも、経理担当者の負担はかなり増えますが、仕入税額控除の額を正しく計算するために、この後の業務フロー上でさらなる負担の増大が想定されます。
まず、すべての課税仕入れについて、
① インボイスを受領しているもの
② 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められているもの
③ インボイスの受領がないもの（帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められているものを除く）
に区分する必要があります。①②は仕入税額控除の対象となりますが、③は仕入税額控除の対象とならないためです。経過措置により、③の課税仕入れについても、インボイス制度実施後3年間は消費税相当額の8割、その後の3年間は5割を仕入税額控除することができるようになっていますが、区分をしっかりしておかないと、正確な仕入税額控除の計算ができません。また、②については、仕入税額控除の対象とはなりますが、帳簿に一定の追加事項を記載する必要があるため、区分が必要となります。
次に、その区分を会計ソフトに反映できるようにしなければなりません。自社で会計ソフトへの入力を行っている場合には、補助科目などを用いて、区分を明確にしておくとよいでしょう。会計事務所に記帳代行をお願いしている場合には、書類やデータの提出方法を根本的に見直す必要があるでしょう。いずれにしても、取引が大量にある場合は区分作業に膨大な時間がかかると予想され、経理担当者の負担は明らかに増加するでしょう。
おわりに
インボイス制度は、事前準備のみならず、制度開始後の経理業務についても負担増が想定されることをお分かりいただけたでしょうか。事前準備の際には、制度開始後の経理業務への影響も視野に入れて、対応策を検討した方がよいでしょう。簡易課税を選択できる事業者の方については、買手側の事務負担を軽減するために、簡易課税を選択するという方法もあると思います。
インボイス制度開始を前に、登録番号の読み取りから登録番号の有効性の確認までを自動で行うものや、その確認結果を会計の仕訳に反映できるものなど、インボイス制度に対応したクラウドサービスも続々と登場しています。煩雑な作業をすべて経理担当者が負担するのではなく、この機会に高機能なクラウドサービス等を駆使した経理フローの構築をお勧めします。
どんなクラウドサービスを導入したらよいかわからない、導入がうまくできるか不安、など、インボイス制度下での経理フローの構築にご不安のあるお客様は、ぜひキャシュモ担当者にご相談ください。
「インボイス制度」ってどんな制度？過去回はこちらから。
第1回 インボイス制度について
第2回 登録申請手続
第3回 売手の留意点
第4回 売手の留意点：「売手負担の振込手数料」の経理処理
第5回 請求書等の交付がない場合の対応
第6回 免税事業者からの仕入れがある場合の取引条件の見直しの検討
第7回 買手側の留意点