2022年1月1日から電子帳簿保存法が改正されます（改正のポイントについては、「【2022年1月1日施行】電子帳簿保存法改正のポイント＜第1回 概要＞」をご参照ください。）。この改正のうち、「電子取引データの書面による保存の廃止」については、電子帳簿保存法を導入しない企業でも、電子取引が1件でもある場合には必ず対応が必要となってくるものです。「電子帳簿保存法を導入しないから電子帳簿保存法の改正は関係ない」と思っている方も多いと思いますが、現在のネット社会において、電子取引が1件もない企業はほとんどないのではないでしょうか。
今回は、この電子取引のデータ保存の義務化についてご説明します。
電子取引とは？
電子帳簿保存法では、取引に関して授受する取引情報（注文書・領収書等）を「電子取引」により授受した場合には、その取引情報に係る電子データを一定の方法により保存しなければならないことが定められています。
この「電子取引」とは、注文書・請求書・契約書・領収書・見積書等の取引情報をクラウド上や、電子メール、EDIシステム（企業間ネットワーク）などにより電子データで授受する取引をいいます。
具体的には、電子メールで受領した請求書等（PDFファイル等）、ホームページからダウンロードした領収書等（PDFファイル等）、クラウドサービスを利用して受領した電子請求書等が挙げられます。
2022年1月1日からの変更点
改正前は、電子取引データは電子データでの保存以外に、出力書面での保存も認められていましたが、改正後は書面での保存が認められなくなりました。そのため、現在電子取引データを紙で保存している場合には、2022年1月1日以降は、すべての電子取引データについて一定の方法により電子データで保存する運用に変更する必要があります。
では、電子取引データの保存には、どのような要件があるのか見ていきましょう。
電子取引データの保存要件
電子取引データを保存する際には、以下の４つの要件を満たす必要があります。
A：＜自社開発のプログラムを使用する場合＞電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
B：保存場所に、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタ等に加え、これらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
C：検索機能を確保すること
D：電子データについて次のいずれかの措置を行うこと
①：送信者側で送信データにタイムスタンプを付した後、電子取引データを授受する
②：電子取引データの授受後、受信者側で速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③：データの訂正削除の記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データを授受および保存する
④：訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用
この４つの要件のうち、A・Bはさほど難しい要件ではないと思いますが、C・Dについては、自社の対応方針について検討が必要となってきます。
では、C・Dの要件について詳しく見ていきましょう。
検索機能の確保とは？
<電子取引データを保存する場合には、以下の３つの検索要件を満たして検索をすることができる必要があります。
①：取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
②：日付または金額の範囲指定により検索できること
③：二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
検索機能を確保するためには、この要件を満たした専用の保存システムなどを使用するか、もしくは、エクセル等の表計算ソフトを使用して管理する必要があります。
例えば、エクセルを使用する場合には、取引データに係る取引年月日・取引金額・取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、エクセルの機能によって、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能が確保されているものと考えられます。また、この方法により保存する場合には、一覧表に通し番号を付すなどして、一覧表から取引データを検索できるようにしておく必要があります。
なお、税務職員から求められた際に電子データのダウンロードができるようにしている場合には、②および③の要件は不要となり、取引年月日・取引金額・取引先による検索ができれば、検索機能が確保されていることになります。
また、基準期間における売上高が 1,000 万円以下の小規模事業者については、税務職員から求められた際に電子データのダウンロードができるようにしている場合には、すべての検索機能の要件が不要となります。
＜ケース１＞エクセルで一覧表を作成し、検索要件を確保する場合
・ファイル名に①、②、・・・と通し番号を入力する
・エクセルにより以下の表を作成する
＜ケース2＞ファイル名を入力することにより検索機能を確保する場合
・税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておく
・取引データのファイル名を「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」を含んだものとし、統一した順序で入力しておく
（例）2022年11月30 日付の株式会社青山商事からの 22,000 円の請求書データの場合ファイル名を「20221130_㈱青山商事_22,000」とする
電子データについての措置とは
保存すべき電子取引データの真正性を担保させるため、電子取引データを授受した場合には、以下のいずれかの措置を行ったうえで保存することが要件とされています。
①：送信者側で送信データにタイムスタンプを付した後、電子取引データを授受する
タイムスタンプとは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する時刻認証業務によって付与され、その有効性が証明されるものです。例えば、受信者が、送信者側でタイムスタンプを付した請求書等を受領した場合が該当します。
（参考）
＜時刻認証業務認定マーク＞
②：電子取引データの授受後、受信者側で速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
受信者が、電子取引データを受領した後に自らタイムスタンプを付して保存する方法です。
「受領後速やかにタイムスタンプを付す」必要がありますが、最長では、電子取引データを授受してから2ヶ月とおおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与すればよいとされています。
③：データの訂正削除の記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データを授受および保存する
自社で使用している電子取引用のソフトウェアが、電子帳簿保存法の要件を満たしている場合には、この要件を満たしていると考えられます。電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかは、ソフトウェアの取扱説明書等や、「ＪＩＩＭＡ（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）」の認証状況により確認できます。認証を受けたソフトウェアは、国税庁およびＪＩＩＭＡのホームページに記載される認証製品一覧表に明示されるほか、そのソフトウェアの説明書等に認証番号などが記載されています。
（参考）
《認証ロゴ（2021年9月現在使用されている主なもの）》
④：訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けおよび運用
電子取引データの保存について、「正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規定」を定め、その規定に沿った運用と規定を備え付けておくという要件です。
①～③の要件は、タイムスタンプや電子取引用のソフトウェアの利用が前提となりますが、これらのいずれの対応もできない場合には、この社内規定を整備することによって、電子取引データを保存することになります。
社内規定については、国税庁ホームページに掲載されている「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」に掲載されている規定例を参考に作成することができます。
電子取引データを正しく保存しなかった場合の罰則は？
電子取引データを書面でのみ保存している場合や、要件を満たさず保存している場合には、保存すべき電子データの保存がなかったものとして、青色申告の承認の取消しの対象となる可能性があります。取消し処分については、違反の程度等を総合的に勘案して判断されます。
また、電子取引データについて改ざん等の不正があった場合には、重加算税が10%加重されることとなったため、万が一不正が発覚した場合には、通常は35%である重加算税が45%課されることとなります。
まとめ
2023年10月1日からの消費税のインボイス制度の導入も見据え、今後、取引書類を書面で授受する方法から電子取引に切り替える企業が圧倒的に多くなることが予想されます。システムを導入しない場合の対応も認められてはいますが、ファイル名の変更や一覧表への入力といった事務負担の増加が生じるため、特に電子取引の件数が多い企業の場合には、専用のシステム導入に向けた検討が不可避となるでしょう。
2022年1月1日からの電子帳簿保存法改正を機に、自社の経理業務のDX化を検討してみてはいかがでしょうか。
改正電子帳簿保存法対応状況無料診断中！
実際に電子帳簿保存に対応する場合、一律の正解というものがなく、会社ごとによって適切な導入方法が異なります。
「電帳法の改正に対応するにはそもそも何をすればいいの…?」
「自社で対応を進めているが、問題ない状態に出来ているか不安」
キャシュモでは、そんなお悩みが解決できる、改正電子帳簿保存法対応状況の無料診断サービスをご提供しています。
以下のページからご予約いただけますので、是非お気軽にご利用ください。
