給与明細の電子化とは?導入のメリット・デメリットを解説

経理お役立ち情報

給与明細の発行は義務なのか?

結論から言えば、給与明細の発行は義務です。

給与明細は、従業員の労働時間や給与金額を確認する重要な書面です。
労働基準法には給与明細について明確な記載はありませんが、所得税法では、給与を支払う者(雇用主)が、給与の支払を受ける者(被雇用者)に対して、給与金額が分かるように支払明細書を交付することが定められています。

また、労働保険料徴収法、健康保険法、厚生年金保険法でも保険料の控除額などを従業員に通知するよう定められており、給与明細の発行は義務となっています。

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、従業員に対してこれまで紙媒体で交付をしていた給与明細をメールやウェブサイト、PDFといった電子データで交付する方法のことを指します。

2006年度の税制改正により給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書及び特定口座年間取引報告書の交付に関する規定が改正されました。

そして2007年1月1日より交付する給与所得の源泉徴収票等について、一定の要件の下で書面による交付に代えて、電子データにより提供することができるようになりました。

ただし給与明細電子化を導入するには、1つ条件があります。

所得税法では、給与明細電子化する場合に従業員の「同意」があることを義務づけています。

その為、電子交付する書類の名称や公布の具体的な方法(メールやWebなど)、ファイル記録方法(PDF形式など)、交付予定日などを示して、1人ひとりから同意をもらいます。もし、同意を拒否された場合は紙で交付しなければなりません。

しかし繰り返しになりますが、法的には電子化することは問題が無い為、紙媒体でのコストや手間を考えると早いうちから電子化に移行することがオススメです。

給与明細を電子化する方法

給与明細の電子化を進めるにあたって以下3つの方法が認められています。
① 電子メールを利用する方法
② 社内LANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
③ フロッピーディスク、MO、CD−ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

多くの企業が①もしくは②の方法を採用しています。
その理由としては、管理がしやすいからです。

給与明細を電子化するメリット

給与明細を電子化するメリットは、大きく6つあります。

・コスト削減
・ミスの軽減
・業務効率化
・セキュリティ強化につながる
・管理がしやすい
・ITリテラシーが高まる

それでは1つずつ解説していきます。

コスト削減

給与明細の電子化は、様々なコスト削減に繋がります。例えば、給与明細の印刷費や郵送費、それらに係る人件費などは、給与明細を電子化すれば削減できます。

ミスの軽減

給与明細の電子化を行えば、手作業で行っていた多くの業務がシステム上で完結する為ヒューマンエラーを減らすことが出来ます。

給与明細は、一人ひとりの労働時間や控除額などを元に算出しなければならずとても手間のかかる業務です。

給与明細の作成時に記載する項目は下記内容になります。

月の労働時間:出勤・欠勤日数や労働時間数
支給額:基本給と各種手当
控除額:健康保険料・厚生年金保険料・(介護保険料)・雇用保険料の控除額
口座振込額:支給額から控除額を差し引いた額

これらの内容について、システムによる電子化を進めればミスの軽減に繋げることが出来ます。

業務効率化

紙で給与明細を発行する場合、多くの手間がかかります。

給与明細を電子化すれば、印刷・封入・仕分・配布などの手間が削減でき、効率的なプロセスで、給与明細を円滑に従業員に届けることが出来ます。

セキュリティ強化につながる

給与明細の電子化を行えば、紛失や情報漏洩のリスクを下げることが出来る為、セキュリティ強化に繋がります。

給与明細書には、個人情報や会社情報も載っている為、取り扱いには注意が必要です。

しかし紙で発行した場合、受け取った本人が紛失させてしまう可能性がある為、情報が流出しても企業は対応しきれないケースがほとんどでした。

一方で給与明細の電子化を行えば、紛失や情報漏洩のリスクを避けることが出来ます。

管理がしやすい

給与明細を電子化することで情報管理がしやすくなります。

データで管理しておけば、必要な情報を簡単に検索できます。

紙媒体の場合、しばらく見返さない資料は専用の保管箱に格納し、普段使うオフィスフロアとは別の倉庫などに保管することが多いはずです。そして、何かの都合で過去の資料から調べものをする必要が出たときに、保管場所から目的の書類を見つけ出し必要な情報を探し出すことは、非常に手間と時間がかかります。

しかし、電子化を行えばキーワードなどから素早く必要情報を検索できます。

ITリテラシーが高まる

給与明細の電子化を行うことで、従業員全体のITリテラシーを高めることが出来ます。

従業員のITリテラシーを高めることで、効率よく情報を収集し、必要な情報を必要なときに素早く活用できるスキルが身に付きます。

結果的に業務の効率化や生産性の向上につながり、企業に利益をもたらすでしょう。

また、もし何か問題が発生したとしても正しいITリテラシーが身に付いていれば、迅速に適切な対処が取れるので、問題が大きくならないうちに解決できるようになります。

給与明細の電子化するデメリット

給与明細を電子化するデメリットは、大きく3つあります。

・導入コストがかかる
・業務フローを変える必要がある
・システムトラブルが起こる可能性がある

それでは1つずつ解説します。

導入コストがかかる

給与明細の電子化するためには、新しいシステムの導入が必要となります。

このため、システムの利用料や導入のためのコストがかかります。

また電子化にあたっては、必要なハードウェアやソフトウェア、アプリケーションなどのツールを揃えなくてはいけません。このためのコストも想定する必要があります。

移行による作業効率の低下

電子化を進めるにあたって新しいシステムを導入すると不慣れな人は今までと比べて作業効率が落ちることが考えられます。

また新しいやり方に変わることでストレスを感じたり、慣れるまでの間はどうしても効率が落ちることが予想されます。

システム障害のリスクがある

ネット環境やクラウドサービスに障害が出た場合、業務上に支障が出るリスクがあります。

またサーバーや端末が故障すると、データを失ってしまう危険性があります。

システム障害などのリスクに回避するためにバックアップを取るなどの対策は必ず行う必要があります。

今回のまとめ

今回は給与明細の電子化に関して詳しく解説をしました。

給与明細の電子化することは、メリット・デメリットがありますが、今後さらにさまざまなものが電子化していくことが考えられます。

また長期的に見た場合、給与明細の電子化をすることは大きなメリットとなります。

その為、現段階で給与明細を紙で発行する手間にお悩みの方は、ぜひ検討してみてください。

また給与明細の保管に関して詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

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