経理業務と一言で言っても、普段から経理業務に関わっていない人は、なかなか業務そのものの流れをイメージできないものです。経理と聞いてイメージしやすいのが決算書ですが、この決算書というのは、一朝一夕でできるものではなく、日々の経理業務の積み重ねによって出来上がる資料です。本記事では、経理業務を日次、月次、年次と分解して、それぞれ解説していきます。
経理の日次業務について
まず、日常的に行っている経理の日次業務について解説していきます。
現預金の入出金明細の確認
現金と預金を合わせたものを会計では、現預金といいます。
現金は一般的には小口現金として運用されます。現金そのものを会社の金庫に保管し、必要に応じてそこから出金します。例えば社員が立て替えて支払ったお金を精算したり、急な出費に対応したりするために、小口現金を使います。経理担当者は、出金があるたびにその明細を小口現金出納帳に記録しておきます。
預金については、通帳の記帳をして、その明細を確認することもありますが、ネットバンキングに登録していれば、そこから入出金明細を出力し、内容を確認していきます。そして内容が確認できたら明細をすべて会計ソフトに入力します。入力後は、会計ソフトに上の残高と、現預金の実際の残高が一致していることを確認します。
伝票入力
伝票入力は会社の様々な取引の記録である伝票を仕訳のルールに則って会計ソフトに入力することで、経理業務をする人にとって基本の業務です。
間違いのない適切な勘定科目で処理をすることで、その後の月次業務や年次業務を滞りなく進めることが可能になります。
もし、仕訳の間違いが認識された場合は、修正の入力をします。
債権債務の確認
入出金の確認をして、最新情報の仕訳を入力した後、同じく最新の情報にアップデートしておきたいのが、売掛帳や買掛帳です。
売掛帳は顧客への請求と代金の回収を記録するものであり、買掛帳は仕入先からの請求と代金の支払を記録するものです。
売掛帳を常に最新の情報にしておくことによって、入金期日が遅れている顧客へ、早めに催促をするができますし、買掛帳については、支払い漏れがないか確認するのに役立ちます。
また、取引先から残高確認書が届く場合があります。これは、双方の債権と債務の残高が一致しているかどうかを確認するためのものです。売掛帳や買掛帳をタイムリーに管理しておけば、こうした残高確認書にもすぐに対応することができます。
資金繰り表の作成
資金繰り表は、企業の資金が不足しないようにするための管理表です。
作り方は会社によって異なりますが、日々最新の情報にして、将来の資金の状況を正確に把握するようにします。そして、資金が不足することが予想されれば、早めに資金調達などの対応を進めます。
経理の月次業務について
日次業務で必要な数字をすべて伝票入力した上で、次に取りかかるのが、月次業務です。月次業務は基本的に、対象月の翌月の月初めから行います。ここでは、その月次業務の中身を解説します。
売上請求書の発行・送付
一か月間の商品の販売や役務の提供に関して売上高を計上するため、各顧客へ請求書を発行します。
営業担当者などから売上の請求書を渡される場合もあれば、経理担当者が営業取引の情報をもとに請求書を作成することもあります。
また、顧客によっては請求書の必着日が設けられていることがあります。そのため、期日内に間違いなく顧客が請求書を受取れるよう、スケジュールを管理します。請求書の発送は単純な業務ではありますが、請求書の到着が遅れると、売上の入金がひと月遅れる場合もあるので、送付漏れや遅れがないように注意が必要な業務です。
支払請求書の精査・支払処理
経理担当者は、毎月届く支払の請求書の内容を精査して、支払処理を行います。
請求内容の精査にあたっては、経理担当者では内容が把握できない部分もあるため、内容を把握している社内の担当者へ確認を依頼します。
請求書の内容確認が完了した後、経理担当者は振込ミスがないように支払処理を行います。
ネットバンキングを通して総合振込の処理を行う場合、金額の入力間違いや、取引先の選択ミス、振込口座の誤りがないかどうか確認をします。
また、給与の振込に関する支払処理も同様に行われます。ただし、給与関連の手続きについては、企業規模にもよりますが、人事担当者が行う場合もあります。
さて、支払処理は月次業務の中で重要な業務なのですが、その理由を三つ挙げておきます。
一つ目は、間違いのない振込をすることで会社の財産を守るため。
二つ目は、相手先へ期日内に確実に支払うことで信用を守るため。
そして三つ目は、月次決算を完成させるためです。
支払の請求書は、これから作成しようとしている月次決算書の作成において、仕入や費用の計上をするために必要な情報となるので、この支払処理が完了しないことには、この後の月次決算書の作成が進められません。
月次決算書の作成
売上請求書の作成と、支払請求書の支払処理が完了した後にしなくてはいけないのが、月次決算書の作成です。
月次決算書とは、月次損益計算書と月次貸借対照表のことです。月次決算書の作成のことを、月次決算ということもあります。
業務としては、まず売上の請求書や支払の請求書など、月次で処理する伝票のを入力します。
切手や収入印紙などの貯蔵品がある場合は、洗替法などにより、しかるべき月末残高を計上します。また、固定資産の減価償却費の計上など、経理特有の仕訳の入力も含まれます。
すべての仕訳入力が完了した後、月次の損益計算書と貸借対照表の内容を確認し、数字に不備があれば精査していきます。特に、前月までと比較して大きく異なる結果が出ている場合は、その内容を分析し、原因を突き止めるようにします。
経営資料の作成
月次決算書を作成した後に経理担当者に求められるのが、社内向けの経営資料の作成です。
売上や利益の推移表、前月との比較表、あるいは各種費用科目の著しい増減の原因などを社内に報告するために、この経営資料が作成されます。
経営者は、この経営資料をもとに、今後の企業運営の方向性を検討していきます。そのため、間違った情報を与えて経営者に誤った判断をさせないようにするべく、正確な経営資料の作成が求められます。
経理の年次業務について
日次業務をこなし、月次決算書を毎月作成していくと、年度末にはいよいよ年次業務が始まります。とはいっても、普段から間違いのない正確な経理処理を行っておけば、年次業務はスムーズに進みます。ここでは、年次業務の内容を解説していきます。
棚卸資産の実地棚卸と固定資産の現物確認
棚卸資産の実地棚卸は、会社の在庫の実際の数量と状態を確認し、帳簿との数量の額や価値の減少を把握する作業です。また固定資産についても現物を確認し、帳簿と現物との差異を把握します。
正確な在庫量や固定資産の実態把握をすることは、正しい経営状態を決算書に反映させるための大切な業務です。
棚卸資産の実地棚卸や固定資産の現物確認が完了したら、経理は実態に基づいた資産価値を帳簿に反映させるための会計処理をします。
仮払金や仮受金の精査
決算書の数字を固めるにあたって、仮払金や仮受金で処理していた取引の内容を明らかにしておく必要があります。
内容が判明した取引については、適切な勘定科目に振替処理をします。
また、依然として内容が分からない取引については、いつ内容が判明するのかをはっきりさせておきます。
決算報告書の作成
さて、いよいよ決算報告書の作成です。
決算報告書は、貸借対照表、損益計算書、勘定科目内訳明細書、株主資本等変動計算書、別注記表などの各種書類で成り立っています。
税理士と顧問契約を結んでいる場合は、これらの書類を税理士に依頼することもあります。
まとめ
ここまで、日次、月次、年次と経理業務を個々に解説してきました。
しかし、それぞれの業務は、決して切り離されたものではなく、日次で入力した仕訳処理が、月次や年次の業務に影響を与えます。そのため、普段の一つ一つの業務を丁寧にこなすことが、決算書のスムーズな処理につながります。また、社内向けに作成する経営資料は、今後の経営方針を検討する上で重要な資料となります。
日次、月次、年次の経理業務はどれも、企業にとっての大切な資料を作成するために決して欠かすことのできない業務です。
