買掛金の基礎知識とは?知っておきたい管理方法と注意点

経理お役立ち情報

企業同士の商取引においては、即時現金払いでなく「掛取引」を行うことが少なくありません。

取引先から商品を仕入れ、まだ代金を支払っていない状態は、会計上「買掛金」として認識します。このような掛取引は、企業間の信用に基づいて行われる取引であるため、信用取引とも言います。買掛金の支払いが遅れたり、漏れたりすると、自社の信用に傷をつけることになりかねません。買掛金の管理には細心の注意が必要です。

今回は買掛金についての基礎知識、管理方法や注意点についてわかりやすく解説します。

買掛金とは

「買掛金」は、掛取引を行う取引先から仕入を行う際に発生する債務です。後日、取引先に代金を支払わなければなりません。買掛金は貸借対照表上の負債にあたります。似た科目に、未払金や未払費用があります。それぞれの違いを確認しておきましょう。

買掛金とは通常の営業活動で生じた費用のうち、未払いのものを指します。具体的には商品や原材料の仕入で生じた債務が該当します。

未払金との違い

未払金は、営業活動以外の取引により生じた債務を指します。

例えば、固定資産を購入し支払いがまだ済んでいないものや、広告費や交際費、事務用品費といった「販売費及び一般管理費」などのうち、支払いが済んでいないものが該当します。

会計的には、買掛金は「原価となる取引に係る債務」であるのに対し、未払金は「その他の取引に係る債務」となる点を把握しておきましょう。しかしながら、債務を管理し支払を行うという点では、どちらも同じ性質のものです。この記事では、買掛金も未払金も同じものとして扱います。

未払費用との違い

未払費用は主に決算のために利用する勘定科目です。

一定の契約に従い継続的にサービス(役務)の提供を受けている事項に対し、未払い分の料金を計上します。例えば、電気・ガス・水道料金、賃借料、保険料などが該当します。

未払金や買掛金が「すでに確定している債務」であるのに対し、未払費用は費用を計上する段階では、まだ請求が行われていないなど、債務が確定していないのが特徴です。

買掛金の管理について

買掛金の支払いが遅れると会社の信用低下につながります。支払予定日に必要な金額を滞りなく支払うため、買掛金管理は大切な業務の1つといえるでしょう。ここでは、買掛金の管理方法について解説します。

買掛金の管理手順

買掛金の流れは次のとおりです。

1.商品などを発注する
取引先に原材料や商品を注文します。この時点では会計処理は行いません。

2.商品の仕入れ
実際に商品を仕入れた時点で、仕入れと買掛金を計上します。
実務上で買掛金を計上するタイミングは、会社により以下のような基準を選択できます。

出荷基準:先方の商品出荷時に計上
受取基準:商品を自社で受け取った時点で計上
検収基準:商品の検収を終えた時点で計上

3.請求書を受け取る
取引先から仕入れた商品の請求書が送付されます。請求書には仕入金額のほか、支払期限や支払口座が明記されています。
仕入の都度買掛金を計上するのは煩雑なので、会社によってはこの時点で仕入れと買掛金を計上する場合もあります。先方がヒューマンエラーを起こす可能性もゼロではありません。自社が買掛金として計上した金額・残高と、請求金額に相違ないか必ず確認しましょう。

4.商品代金を支払う
買掛金として計上した金額を、現金や銀行振込・小切手などで支払います。
代金の支払いと買掛金に対する会計処理を行います。

5.買掛金残高の確認
買掛金管理台帳などで、支払金額の相違がないか・仕訳の誤計上がないか、確認します。
照合ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぐためには、二人体制で確認を行う、ダブルチェックが有効です。人手が足りない場合や、効率化・正確性を高めるために、会計システムの導入を検討してもよいでしょう。

買掛金管理台帳とは

買掛金を管理するために用いるのが、買掛金管理台帳です。これは、買掛金を取引先ごとに管理するための補助簿です。買掛金元帳・仕入先元帳と呼ぶこともあります。管理台帳に必要な項目は次のとおりです。

・仕入先(取引先)名
・買掛金の前月繰越残高
・当月仕入金額・仕入日
・当月支払金額・支払日
・当月差引残高
・請求番号など、取引を特定する情報
・摘要

手書き

買掛金管理台帳を手書きで作成している会社もあるでしょう。パソコンがなくても、帳面を開くだけですぐに付けることができます。ただし、ページの書き間違えや計算ミス、消込間違えといったヒューマンエラーが発生しやすい点を把握しておきましょう。

エクセル

エクセルでの管理は、計算ミスの防止に役立ちます。また、フィルターなどを活用することで、未入金の取引先を一目で把握することができます。

エクセルで台帳を作る場合は誰が見てもすぐわかるような、見やすくわかりやすいフォームで作成しましょう。

会計システム

帳票作成やキャッシュフローを一元管理し、経理業務の効率化が可能になるのが会計システムです。
会計システムには基幹システム型・インストール型・クラウド型があります。クラウド型は月々の費用が安くバックアップの必要がないため、中小企業に人気の高いシステムです。

買掛金管理と帳票作成が一度にでき、効率化につながります。支払業務まで一元管理できるものもあるため、必要に応じて利用しましょう。

買掛金管理の注意点

買掛金管理の注意点を把握しておきましょう。

支払遅れは信用失墜につながる

掛取引は信用取引ともいわれています。これは、「後払い」という掛取引は、会社同士の信用により成立しているためです。支払遅れや誤入金は取引先からの信用失墜につながることがあるため、気を付けましょう。

支払先が下請法に該当する事業者だと、支払の遅延は法令違反となる可能性もあります。充分な注意が必要です。

買掛金の支払漏れを防ぐには?

買掛金の支払い漏れを防ぐためには、支払を行うたびに買掛金や台帳上の数字を消していく「支払消込」が有効です。しかし、取引先が多いと消込処理には時間や人手が必要になります。この場合、手書きの台帳よりも会計システムを利用した方が効率的に消込を行えます。

支払い漏れを防ぐためには、ダブルチェック体制や会計システムの導入など、ヒューマンエラーが生じにくい環境を整えましょう。

回転期間・回転率を把握しよう

買掛金は負債です。負債額がかさむことで、先々の資金繰りが苦しくなる可能性も考えられます。予定外に販売が伸びない場合、手元のキャッシュが減り買掛金の支払いが滞る危険性を考慮しておきましょう。このような状態を防止するためには、仕入債務回転期間や仕入債務回転率を把握することが大切です。

商品を仕入れ、債務が発生した後代金の支払いが終了し債務消滅するまでの期間を「仕入債務回転期間」と言います。計算式は次のとおりです。

仕入債務回転期間=仕入債務÷平均仕入高

仕入債務回転期間が長いと手元にキャッシュが残り、資金繰りに余裕が生じます。一方、視点を変えると回転期間の長さは、キャッシュに余裕がないから支払期間を延ばしていると捉えられ、会社の信用低下につながる恐れもあります。そのため、長すぎても短すぎても問題です。一般的な目安は40日以下とされていますが、業種や業態により異なります。定期的に計算し、適正期間を保っているかどうか確認しておきましょう。

仕入債務回転率では、どのくらい効率的に仕入債務を支払っているかについて把握できます。
計算方法は次のとおりです。

仕入債務回転率=(売上原価÷仕入債務)×100

仕入債務回転率が低いほど、支払いまでの時間が長いことを意味しています。一般的な目安は、1,200%以上がよいとされていますが、回転期間と同様、業種や業態により異なります。自社の現状を知るためには、同業他社と比較してみることも大切です。

買掛金業務の効率化にクラウド管理

業務が拡大し取引先が増えるほど、買掛金業務には多くの手間がかかります。また、買掛金支払でミスをすると、信用低下につながるため注意しましょう。ミスの訂正のためにさらなる時間や手間が必要となります。このような事態を未然に防止するためには、クラウド管理の会計システムが最適です。

買掛金管理を一元化することで、ヒューマンエラーが防止でき、手間やコストの削減につながります。結果として、自社の信用失墜を未然に防ぐことにもなります。

まとめ

掛取引は企業間の信用を元に行うことができる取引です。そのため、買掛金管理は重要な業務の1つといえるでしょう。しかし、買掛金の計上や台帳の管理、消込、請求書との突合せなど買掛金管理には手間やコストがかかります。支払漏れや支払遅れを防止するために、クラウド型会計システムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

キャシュモでは、クラウド型会計システムの導入支援や、クラウドシステムを駆使した経理代行などのアウトソーシングを提供します。御社に最適な買掛金管理の実現や、支払業務の代行を行いますので、買掛金管理やその他経理に関するお悩みは、是非キャシュモにご相談下さい。

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