現金の出納、売り上げの集計、経費の精算…。日々の経理の仕事は多岐にわたり、企業にとっては大きな負担となります。
ましてや人の少ない地方の中小企業だったらなおさらです。
帳票の記入や証憑類の整理が不十分なままだと、確定申告や決算処理の際に作業が滞ります。ギリギリになって焦って帳票を記入したり、手元にある証憑類をとりあえず税理士に渡して丸投げにしたり、挙げ句の果てに税理士に資料が足りないと言われて丸一日かけて探したり、などといった経験はないでしょうか。
経理部門に無駄な労力を費やすことになると、言うまでもなく事業部門など本業に影響が出ます。取引先の打ち合わせを「忙しいからまたにしてくれ」と言って断り、ビジネスチャンスをみすみす逃したりしていないでしょうか？ 決算期が来るたびに経営者や会計担当者が機嫌を悪くしながら決算処理をし、職場全体の雰囲気に影響を及ぼしたりしていないでしょうか？
このような企業の助けになるのが、クラウド会計です。今回は、忙しい地方の中小企業にとって救世主となりうるクラウド会計のメリットを説明し、一方で導入の阻害となっている原因について考察します。
クラウド会計のメリット
クラウド会計とは、インターネットを介した会計システムのことです。従来のインストール型の会計システムは、購入したソフトをパソコン本体にダウンロードして、データの入力、保存を行っていました。クラウド会計は、インターネット上のサーバーにアクセスし、IDやパスワードを打ち込んで使います。
クラウド会計には、以下のようなメリットがあります。
業務の効率化
利用者にとって一番の魅力が業務の効率化です。
ネットバンキングの口座やクレジットカードと連動させることで、インターネットを通じて取引データを自動で取り込んでくれます。銀行に足を運んで通帳記入する手間を省くことができます。
また、取引データについて、自動で仕訳する機能があります。クラウド会計のAIが予測してくれた仕訳について、正しければそのまま登録、間違っていれば修正します。仕訳予測を繰り返すことでAIが学習していき、仕訳の精度も高くなっていきます。
さらに、従来の会計ソフトと比べ、複式簿記の知識がなくてもそれなりに使えることから、専門知識を持った人を雇用する必要がなく、経理事務が属人的になることも少なくなります。
どこでも使える
クラウド会計は、インターネット上のサーバーにあるので、インターネットが使える環境があればどこでも使うことができます。また、複数のパソコンで会計データを共有することができます。
この機能により、経営者が出先からアクセスしたり、複数の事業所で複数の経理担当者が処理をしたりすることができるようになります。もちろん在宅勤務も可能となります。また、会計事務所や税理士とリアルタイムでデータを共有し、サポートを受けることも可能となります。
アップデート、バックアップ不要
クラウド会計は常に最新版に更新されるので、新機能が追加されたり消費税などの税率が変わったりしても、自分でアップデートする必要はありません。
また、会計データは、インターネット上のサーバーで保管されるので、データのバックアップも不要です。
地方で普及が進まないクラウド会計
とはいえ、地方の中小企業でクラウド会計を導入しているところはまだ少数です。
2020年に行われた「鹿児島県内の中小企業における管理会計実践に関する実態調査」で、どのような会計ソフトを使っているかを自由記述で聞いたところ、インストール型のソフトが多数を占めました。ソフトを導入していない企業も16％あり、クラウド会計が十分普及が進んでいない現状が浮き彫りとなりました。
普及が進まない理由として、企業側、税理士側それぞれの事情があるようです。
企業側の事情
地方には、昭和、あるいはそれ以前に創業した、歴史ある企業が多くあります。それらの中には、従来の仕事のやり方を墨守し、効率的なシステムの導入に消極的な企業も見受けられます。
毎日の仕訳や売り上げの管理を行うのに、エクセルの表を利用したり、手書きだったりする企業もあります。中には顧客台帳システムを導入したのに、従来の手書きの台帳も引き続き併用するといった老舗もあったりします。
新しい効率的な業務方法を勧められても「今までのやり方を崩したくない」「最新のものには興味がない」と断るケースが多いようです。クラウド会計についても「毎日銀行に行くから口座連携機能はいらない」と突き放すケースがしばしば見られます。
税理士の事情
また、クラウドコンピューティングの概念に明るくない税理士が、クラウド会計の導入に後ろ向きとなるケースもあります。特にベテラン税理士が多い地方において、拒否反応が強くなる傾向にあります。若い税理士が都市部に集中する一方で、地方ではクラウド会計に順応できる30代、40代の若手税理士は不足しているのが現状です。
また、地方では、税理士と企業が長くパートナー関係を結んでいる傾向が多くみられます。先代社長、先々代社長からの付き合いという税理士も珍しくありません。
長く信頼関係を築き上げているという面では大変素晴らしいのですが、付き合いが長くなればなるほど企業活動に対する税理士の意見が強くなります。企業の会計ソフト選びでもしかり。前述の鹿児島県の中小企業のアンケートでは、会計事務所が推奨した会計ソフトを選んだと答えた企業が過半数を占めています。
人材不足に備えた業務の効率化を
少子高齢化などにより、企業の人手不足感は増大し、場合によっては業務継続や事業承継にも影響を及ぼしています。帝国データバンクの調査によると、人手不足を原因とする倒産は増加傾向が続き、2019年の発生件数は185件を数えるまでになりました。特に地方の中小企業にとっては、大都市への人口集中という悪条件が重なり、優秀な人材の確保は年々難しくなっています。
今は人材が足りているという企業も、将来的に人材不足の危機にさらされる可能性があります。アナログな作業を省人化し、少ない人数でも現状の企業活動が維持できるような体制整備が必須です。
一方で、税理士や会計事務所の仕事も大きな転換期を迎えています。
これまでは紙の書類作成や対面での税務相談がメーンだった税理士の仕事は、クラウドコンピューティングやオンラインの普及で大きく様変わりしています。新しいテクノロジーに順応しないと、ますます時代に取り残され、企業や経営者の信頼が離れていくことになります。
地方の税理士不足も大きな懸念材料です。若手が少ないことで、今後加速度的に人材が足りなくなることが予測されます。
まとめ
大都市圏以上に人材確保が困難になる地方の中小企業は、将来を見据えてゼロベースで作業を見直し、業務の効率化を図る必要があります。地方の税理士も、企業のよき経営のパートナーとなるよう、アップデートしていくことが求められています。
企業にとっても税理士にとっても。新しい時代にそった業務態勢を築くツールの一つとして、クラウド会計の導入を検討してみてはどうでしょうか？
ただ、クラウド会計も万能ではありません。インターネット環境が悪いとページを読み込むのに時間がかかり、作動のスムーズさはインストール型の会計システムに劣ります。またソフトを変更すると、一から使い方に慣れなければなりません。また、クラウド会計を導入しても会社に経理担当者が全く不要になるわけではありません。
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