経理業務は企業活動になくてはならないものです。経理業務を行うにあたって、まず必要になってくるのが、会計ソフトです。どんなタイプの会計ソフトを利用するのかによって、経理の事務作業の流れが大きく変わってきます。本記事では、クラウド会計ソフトについて、オンプレミス型の会計ソフトとの違いをまじえて、一般的な解説をしていきます。加えて、中小企業がクラウド会計ソフトを利用することのメリットとデメリットをお伝えしていきます。
クラウド会計ソフトとは
クラウド会計ソフトとは、インストール用の会計ソフトを必要としない、インターネットを通じて利用できる会計ソフトのことです。
パッケージ版やダウンロード版を購入してパソコンにインストールするオンプレミス型とは違って、クラウド会計ソフトは、定額を支払うことで、常に最新の会計システムを利用することができます。
また、オンプレミス型の会計ソフトは、インストールされたパソコンに会計情報を保存するのに対して、クラウド会計ソフトはオンライン上でデータを保管します。オンライン上に会計システムがあるので、アカウントを付与された人であれば誰でも、どこでも端末を選ばずにシステムにアクセスすることができるのが、クラウド会計ソフトの主な特徴です。
中小企業がクラウド会計ソフトを利用するメリット
それでは、中小企業がクラウド会計ソフトを利用する場合に、どんなメリットが考えられるでしょうか。ここではクラウド会計ソフトの主なメリットをご紹介します。
作業場所を選ばない
クラウド会計ソフトは、インターネット環境さえ整っていれば、作業する場所を選ばずに、経理の作業をすることができます。
オンプレミス型の会計ソフトの場合は、ソフトがインストールされたパソコンでしか作業をすることができないのに比べて、クラウド会計ソフトはオンライン上に会計システムがあるので、アカウントさえ持っていれば、たとえ在宅勤務であっても作業をすることができます。
中小企業であっても大企業であっても、在宅勤務など働き方が多様化することを想定すれば、場所を選ばずに経理の作業ができることは大きなメリットになります。
作業端末を選ばない
クラウド会計ソフトは、作業端末を選びません。
会社のパソコンや自宅にあるパソコンに限らず、スマホやタブレット端末からでもクラウド会計ソフトにアクセスすることが可能です。
たとえば、仮にパソコンを買い替えることがあっても、ログインIDとパスワードさえあれば、新しいパソコンから会計ソフトにログインするだけで、作業の続きを開始できます。また担当者が急に出社できなくなっても、自宅のパソコンなどで作業が可能です。
万が一、急にパソコンの調子が悪くなった場合でも、パソコンを買い替えるまでの間、一時的にスマホなどの別端末からログインして作業することも可能です。
オンプレミス型の会計ソフトの場合は、仮に経理担当者が出社できない時は、その間の経理業務が滞ります。
特に中小企業の場合は、経理担当者がたった一人だけという場合も少なくありません。経理担当者が出社できない場合などに備えて、クラウド会計ソフトを導入しておくことは大きなメリットになるのです。
複数人での作業が可能
クラウド会計ソフトは、複数人での入力作業が可能です。
オンプレミス型の会計ソフトの場合は、会社にあるインストールされたパソコンを使用することでしか、入力作業を行うことができません。それに比べてクラウド会計ソフトは、複数人が、それぞれの端末から会計システムにアクセスし、それぞれが入力していけますので、入力作業の分業化が可能になります。
前述した通り、中小企業においては、経理担当者の人数は少ないものです。
しかし、経理作業に関して、「経理担当しか分からない」という状況のままでは、万が一経理担当が急に不在となってしまった時に対処しきれません。経理不在の場合でも、他の人でもある程度の経理作業ができる状況をつくっておくためにも、クラウド会計ソフトは役に立つツールとなります。
ソフト更新の手間が省ける
クラウド会計ソフトの便利なところは、ソフトを更新する作業が不要である点です。
会計処理は、定期的に行われる法改正に対応していく必要があります。消費税率の改正がその代表的な例です。新しい税率で入力していくためには、会計ソフトも最新のものを使用しなくてはいけません。
オンプレミス型の会計ソフトの場合、インストール済みの会計ソフトが新しい税率に対応していなければ、利用者の側で最新のソフトに更新する必要があります。
それに比べてクラウド会計ソフトの場合は、ソフト更新は自動で行われるため、煩雑なソフト更新の手間を省くことができます。それもまた、クラウド会計ソフトのメリットであると言えます。
特に中小企業の場合、いくら経理担当者がいるといっても、その担当者が税法に疎い場合、最新の税法の情報を得るのが遅れる可能性があります。そうした場合でも、クラウド会計ソフトが自動で最新のソフトに更新されていれば、最新の税法や会計処理方法に乗り遅れることはありません。
データ連携機能を使って作業を効率化できる
クラウド会計ソフトには、データ連携機能が多く備わっています。それらの機能を有効に活用すれば、経理作業を大幅に効率化させることが可能です。
オンプレミス型のソフトは、会社の預金情報などを一から手入力する必要がありますが、クラウド会計ソフトであれば、銀行口座やクレジットカードなどと連動する仕訳機能があり、予測された仕訳内容での入力が自動的に行われます。ですので、それを確認するだけで仕訳の入力作業が完結し、作業時間の大幅な短縮が期待できます。
なおこの機能は、中小企業であれ大企業であれ、経理担当者にとって大きなメリットとなるでしょう。
中小企業がクラウド会計ソフトを利用するデメリット
次に、中小企業がクラウド会計ソフトを利用するにあたり、どのようなデメリットが考えられるのか、下記にまとめました。
定期的なコストがかかる
クラウド会計ソフトを利用するにあたっては、毎月あるいは毎年、定額料金を支払う必要があるので、企業規模やその業績によっては、そのコストが負担になる場合があるのが、デメリットとして挙げられます。
一方で、オンプレミス型、つまりインストール型の場合は、一度インストールしてしまえば、その後の費用はかかりません。
しかし、たとえオンプレミス型の会計ソフトであっても、定期的に税法が改正されるたびにそれに対応していかなくてはならず、消費税率の変更などの急な変化に対応するためには、オンプレミス型でも結局どこかの時点で買い替えが必要になります。そう考えると、長期的な視点に立てば、クラウド会計ソフトの利用は、デメリットよりもメリットの方が大きいと言えます。
誤入力が保存されるリスクがある
クラウド会計ソフトは複数人で入力作業を行うことができ、便利である反面、会計処理に疎い人が誤入力をして、そのまま保存してしまうリスクが生じます。
そうしたリスクに備えて、あらかじめ入力のルール決めをしておくとよいでしょう。万が一間違えた場合の修正方法や、入力したデータが正しいかどうかを確認する方法を社内でマニュアル化しておけば、誤入力が起きてしまってもすぐに対応することができます。
企業特有の取引入力をソフトの仕様に合わせる必要がある
クラウド会計ソフトには便利な機能が豊富にありますが、企業特有の取引がある場合は、クラウド会計ソフトの機能を理解し、企業取引を当てはめていく必要があります。クラウド会計ソフトの機能はカスタマイズできないのです。
そのため、企業特有の取引を入力するにあたっては、ある程度の簿記の知識が必要となります。
しかしクラウド会計ソフトには、会計入力の相談ができるオンラインサポートが備わっている場合もあります。クラウド会計ソフトのプランを選ぶ際には、どういったサポートがあるのかをよく見極めておく必要があります。
まとめ
ここまで、クラウド会計ソフトについての一般的な解説をしてきました。
オンプレミス型の会計ソフトと比べてクラウド会計ソフトは、作業場所を選ばず、作業端末を選ばず、さらには複数人での作業を可能にする便利なソフトとなっています。ソフトの更新に手間もかからず、自動連携や自動仕訳機能も搭載されているので、経理作業の効率化を大幅にサポートしてくれます。
反面、クラウド会計ソフトの導入にあたって継続的なコストがかかるのは、中小企業にとってはデメリットになり得ます。しかし、長期的な視点に立って考えれば、そのコストパフォーマンスはオンプレミス型よりも高いものです。また、企業特有の取引を入力するのが難しいといったケースもありますが、クラウド会計ソフトはオンラインでのサポートも充実していますので、それらのサービスを利用しない手はありません。
クラウド会計ソフトにも種類があり、提供しているサービスも様々ですので、一度無料のお試し期間を利用してみると、あらかじめ使い勝手を把握できるのでおすすめです。