皆さまの会社では請求書業務をどのように行っていますか？「印刷」して「封詰め」して「郵送」して…毎月繰り替えされる単純作業に時間が取られていませんか？請求管理ソフトの導入で、これまでの手作業での業務が削減され、Web上で簡単に完了できます。今回は請求書発行システムの特徴やメリット、導入についてお伝えします。
1．請求書発行システムとは？
請求書発行システムとは、請求書だけでなく見積書・納品書・領収書の作成と送付を効率化するシステムです。請求内容は、販売管理ソフトやSFA、EXCELからデータを取り込んで作成する事ができます。更に請求書を作成することで、会計システムに売上の計上や売掛金の入金の仕訳を自動作成することも可能です。
2．4つの特徴
ここでどのような特徴があるのか、代表的なものをいくつかご紹介致します。
◆配送コスト削減
請求書発行業務のコストの約80％を占める配送費(郵便料金)を削減できます。長期的に考えると導入コストを踏まえてもコスト削減になります。
◆定期発行機能
毎月発生する得意先の請求書を自動で発行できるので請求書の発行漏れを防げます。
◆手入力削減
見積書、納品書、請求書、領収書の各種書類のテンプレートがあり、見積書→納品書というように変換ができるので手入力を削減できます。
◆ワンクリックで簡単に作業
ワンクリックでメール送信や郵送ができます。さらに一括送信・郵送の設定を行うことで作業効率が上がります。
3．システムを利用するメリット
続いて、システムをご利用するメリットについて見ていきます。
①ペーパーレス化の実現できる！
請求データを取り込むだけで請求書の作成が完了しますので、これまで郵送のために使用していた紙・封筒・切手が不要になります。
②時間&コストの短縮
システムを利用する事で、郵送もメール送付もボタン一つで完了してしまうので、どんなに枚数が多くても担当者の負担が増える事はありません。導入前と導入後で比較すると、作業時間が約90％も削減出来ます。
4．導入するならクラウド型です！
ここまで請求書発行システムの特徴やメリットをお伝えしましたが、いざ導入するとなると、導入にかかる時間や料金、専任の技術者の用意などを考えて足踏みをしてしまうこともあるかと思います。私たちは、導入する時にはクラウド型の請求書発行システムをおススメさせていただきます。クラウド型であれば、自社で保守・運用を行う必要がありません。かつ、サーバーの設置等は一切不要なため低コストでスピーディーに導入できるのが特徴です。導入のしやすさは他のクラウドツールに較べてもダントツです。
是非自社に合った請求書発行システムを見つけて、業務改善を行っていきましょう。
