経費精算の種類と流れを一挙に解説

経理お役立ち情報

経費精算とは何か?

経費精算とは、会社の業務を行う上でかかる費用を従業員が一時的に立替をした際に、後日従業員に払い戻す業務のことを指します。

この一連の経費精算業務をする上で、従業員は支払った金額や内容がわかる証明書(領収書やレシートなど)を必ず保管しておき、精算時に提出する必要があります。

経費精算を行う経理部の従業員は、精算金額と合致する証明書があるかチェックします。そして精算金額が違っていたり、提出資料に不備があったりした場合は、一度否認した上で立替をした従業員に修正をしてもらう必要があります。

また海外出張や高額の電子機器などを負担するといった立替金額が大きい場合は、経費精算ではなく、事前に会社から経費分の仮払いをする場合があります。

経費精算の種類

ここでは経費精算の主な種類を見ていきたいと思います。
一言で経費精算と言ってもさまざまなものがあります。

その中でも一般的によく利用されるものが以下の3つです。

・小口精算
・交通費精算
・旅費精算

それでは1つずつ解説していきます。

小口精算

会社の通常業務を行う上で、急に現金が必要になることがあります。

例えば日常的に利用するボールペンやその他の消耗品などが不足した際にすぐ購入できるように現金を用意しておくことです。

このような比較的少額で、すぐ支払えるように手元で管理しておく現金のことを小口現金と言います。

そしてこの小口現金の中で、精算処理することを小口精算と言います。

交通費精算

交通費精算は、近隣の取引先や仕入先などへ訪問するときに利用する電車代やタクシー代、バス代、レンタカー代など比較的少額の経費を従業員が立て替えた場合の清算のことを言います。

旅費精算

旅費精算は、遠方へ出張した際にかかった新幹線や飛行機などの交通費の他、ホテルなどの宿泊費、会社によって定められた日当などを精算することを言います。比較的高額となり、従業員が立て替えることが困難な場合もあるので、事前に概算金額を従業員に前払いするケースもあります。また事前に稟議書により上長の承認を得る決まりとなっているケースもあります。

主に使われる経費の種類(勘定科目)

経費精算する上で、会社側では支出の内容により経費として認識する勘定科目を特定する必要があります。

ここでは一般的に経費としてよく使われる勘定科目を紹介します。

接待交際費

得意先や取引先、株主などの事業関係者に対する飲食、接待、贈答品等の費用。

<例>得意先との食事会でかかった費用など。

得意先などの事業関係者と良好な関係を築くうえで接待交際費は必要な経費であり、経費精算の代表的なものと言えます。しかし、あまりにも頻繁に接待交際を使用していたり、不必要に高額の接待を行っている場合などは注意が必要です。また、接待交際費は税務申告するうえで損金として算入できる限度額があるので、この点も留意しましょう。
接待交際費が売上や利益の向上に貢献しているのか、定期的なチェックを行い、予算の見直しをすることをお勧めします。

交通費

電車・バス・タクシー・飛行機など、事業活動における移動のために使われる費用。

<例>東京本社での会議に出席するため、横浜支社からの移動にかかった費用。

国内旅費

国内出張者が負担した出張費、日当や宿泊費。

<例>福岡の得意先との商談のための1泊2日の出張にかかった費用

海外旅費

海外出張者が負担した出張費、日当や宿泊費。

<例>米国の仕入先の工場を視察するための海外出張にかかった費用。

赴任旅費

転勤者が赴任のため必要とした支度金、旅費、日当宿泊料、荷造運送費、着後手当する費用。また転勤者の家族が移動するのにかかった費用。

<例>人事異動により、東京本社から札幌支店に赴任する際にかかった費用。

消耗品費

耐用年数1年未満取得価額10万円未満の固定資産に属さない備品類の購入対価。

<例>社内で使う文房具の購入対価。

会議費

酒類の提供を含まない会議の際に提供するの茶菓子代、食事代及び借室料等。

<例>労働組合との会議の際に会社が提供した菓子の購入対価。

通信費

電話料、専用回線料、その他の保守費用。

<例>会社が支給したスマートフォンの通話料。

光熱水道料

水道料、電気料金、ガス料金の費用。

<例>事務所の光熱費。

新聞図書費

新聞、図書購読料、参考文献代。

<例>社内で購読している専門雑誌の購読料。

租税公課

印紙税や収入印紙、登録免許税、自動車税、固定資産税など法人税や住民税以外の税金、またそれにかかる費用。

<例>契約書に貼付する収入印紙。

広告宣伝費

新聞、図書、インターネットに対する広告掲載料、テレビ、ラジオ広告料、カレンダーその他各種のPR費用。

<例>GoogleなどのWeb広告の費用。

経費精算業務の流れ

実際に経費精算業務はどのような流れで行うのかを業務の流れを見ていきます。

大きな流れは次の4つです。
1.申請者が精算書を作成する
2.精算書と領収書などを合わせて承認者に提出する
3.承認者が内容を確認し、承認する
4.経理部にて内容をチェックして支払い手続きをする

①申請者が精算書を作成する
まずは経費の立替をした従業員が精算書を作成します。

その際に一般的に記入するべき事項が以下となります。
・申請日
・氏名
・所属部署
・支払日
・内容
・金額

②精算書と領収書などを合わせて提出する

精算書が出来上がったら領収書やレシートなどの証憑類を添付する必要があります。

ただし、電車やバスといった公共交通機関を利用した場合などは領収書が発行されない場合があります。

そう言った場合には、車内でルールを設けて証憑類の添付を省略したり、場合によっては社内領収書を作成して代用します。

③承認者が内容を確認し承認する
そして提出する際には必ず所属部署の上長の承認を得るように社内ルールを決める必要があります。

④経理部にて内容をチェックして支払い手続きをする
経費精算の書類や領収書などが提出されたら経理部にて内容に不備がないかチェックします。

もし不備があった場合は申請者へ連絡して対応してもらうようにしましょう。

内容に問題がなければ、申請者に対して立替した分の払い戻しをするようにしましょう。

経費精算業務が非効率になりがちなポイント

経費精算業務を行う上で正しい精算処理を行う上では非効率になりがちなポイントがいくつもあります。

金額の整合性チェック

経費精算を行う上で一番重要になるのが『金額』の整合性です。

悪意をもって会社のお金を横領しようとする人もいれば、単純な記入ミスにより、申請している金額が証憑などと整合しない場合があります。ですので、申請内容と証憑類の整合性を確認することは重要なポイントです。

しかしチェックする側も人間である以上、膨大な経費精算を迅速に全てチェックすることは困難です。

領収書の確認作業

金額の整合性だけではなく、そもそもその費用が社費として妥当なのか、領収書の内容をみて判断する必要があります。これも重要ですが、困難な作業です。

申請者による精算書の作成作業

立替をした従業員側では、精算書を作成する作業というのがとても手間に感じることが多いです。

なぜなら本来の売上を伸ばす業務とは関係のない作業の為、あまり時間をかけたくないと考えているからです。

経費精算業務を効率化するための施策(経費精算システムの導入など)

ここまでの内容を見るとわかる通り経費精算業務というのはとても手間がかかります。

このため、頻繁に得意先を訪問するような従業員にとっては頻繁に経費生産を行う必要があり、業務を効率的に行う上での阻害要因にもなります。

こうした状態を回避するための方策として、経費精算システムの導入を考える必要があります。

クラウド型の経費精算システムを利用すれば、クレジットカードの取引明細と連携させたり、スマホで領収書の写真を撮るだけで自動的に入力ができ、手作業が飛躍的に軽減されます。

しかし、このような経費精算システムを導入するためには、システムの初期設定をはじめ、従業員への説明や操作マニュアルの準備などの労力が必要となるのも事実です。

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