｢労務管理をクラウド化したいけど、クラウド型人事労務システムで何ができるのか」
｢システムを選ぶには、どこに注意すればいいのだろうか?」
労務管理の効率化にあたって、このように感じていませんか？
クラウド型人事労務システムの導入を希望しているものの、最適なシステムの選択方法がよく分からないと感じる人もいることでしょう。適切なシステムを活用することで、業務効率化やヒューマンエラーなどのミスが改善された例も多いようです。
そこで今回は、クラウド型人事労務システムの機能やメリット、および注意点から選び方まで解説します。こちらの記事を読むことで、最適なシステムを選択できるようになり、労務管理の業務効率化につながるでしょう。
クラウド型人事労務システムとは？
クラウド型人事労務システムを利用すると、幅広い業務を正確かつ迅速に行うことが出来るようになります。
なぜなら、ペーパーレスや電子認証化が可能になるなど様々なメリットが考えられるためです。例えば、紙での管理による効率の悪さやヒューマンエラーによるミスなどが、問題になることもあるでしょう。クラウド型人事労務システムを活用することで、こうしたデメリットを改善できるようになります。
クラウド型人事労務システムの機能とは？
人事労務のさまざまな煩雑な入出力や、時間のかかる申請手続きなどをシステム上で行います。
例えば、入社・退社の手続き、従業員情報の管理、年末調整などの業務がシステム上で対応可能です。また、法改正への自動対応や、帳票自動発行に対応しているシステムもあります。
クラウド型人事労務システムのメリット
クラウド型人事労務システムを導入すると、ペーパーレスにより書類作成・発送などの効率化が可能です。
また、従業員自身がシステム上で入力するため、業務担当者の作業や管理が軽減されます。各役所へ提出するための書類作成や役所からの書類発行など、手続き関連の作業時間の短縮が可能です。業務全体の時間コスト削減ができるため、作業効率がアップします。
クラウド型人事労務システム導入の注意点
どのシステムを選ぶかによって、作業手順が異なります。システムの内容の確認をしっかり行いましょう。またパソコンやスマホなどの操作に不慣れな従業員にとっては、入力作業が負荷になることもあります。あらかじめ操作手順書を準備しておくといいでしょう。
なお、電子申請ができない申請手続き₍健康保険組合や労働保険事務組合など₎もあるためその場合は、紙での申請となります。
クラウド型人事労務システム比較のポイント
最適なシステムを選ぶための注意点は、以下3つです。
システムには、さまざまな種類があり、対応可能な業務の範囲が異なります。例えば、システムAには勤怠や社会保険の機能もあるのに、システムBには社会保険関連の機能のみという事もあるでしょう。最適なシステム内容である事以外にも、運用工数や他システムとの連携などの注意点もあります。
カバーする業務範囲
クラウド型人事労務システムは、システムによって搭載している機能が異なります。そのため、効率化したい業務や帳票出力をあらかじめ確認し、改善したい業務の機能を持っているシステムを選択しましょう。
担当者の負担を軽減するためには、従業員自身が入力する仕様になっているかどうかも、チェックします。
運用工数がどの程度か
実際に運用してみたら、思ったより時間や手間がかかったとなると逆効果です。テスト運用などによって、運用時の工数が以前よりも効率化されるか、事前に運用工数を調べておくといいでしょう。
また、操作手順が簡単かどうか、操作性についても事前に確認します。導入した後に、操作が難しかったり、余分な機能が多くて操作に迷ってしまったりすると想定以上に工数がかかることになるためです。
他システムとの連携が可能か
すでに自社に導入しているシステムや利用しているツールと、API連携やCSV読み込みが可能なシステムを選ぶと導入がスムーズです。ファイルなどの互換性があるかどうかについても確認しておきましょう。
クラウド型人事労務システム比較7選
注意点3つを念頭に置きながら、実際にクラウド型人事労務システム7つを比較してみましょう。
SmartHR
カバーする業務範囲は、入退社手続きからペーパーレス年末調整、各種労務手続きや電子申請です。
加えてWeb給与明細やオンライン雇用契約・文書配付など労務管理に特化しており、操作性も高くなっています。
従業員が直接入力する方式で、従業員情報の一元管理が可能です。
40以上の他システムとの連携ができます。
オフィスステーション労務
カバーする業務範囲は、労務管理や人事管理で、年末調整・給与明細・有給管理の各機能を追加可能です。
また対応している帳票の種類が多く、コストが低いという特徴もあります。
従業員にマイページがあり、画面もシンプルで操作性が高くなっています。
API連携可能な他システムも多いです。
楽楽労務
カバーする業務範囲は、人事データ作成や社会保険手続き書類自動作成です。
入社時に必要な情報を入社予定者からWeb上で収集し、社会保険手続きの届出書を自動作成します。手続きごとに進捗を管理し、担当者へはアラート通知が設定可能です。
基本情報やデータ変更はWeb上で従業員自身が情報を入力・提出するため、業務担当者の作業はメール連絡のみになります。また、従業員情報の一元管理が可能となります。
マネーフォワードクラウド社会保険
カバーする業務範囲は、入退社など社会保険手続きで、同シリーズの給与計算と連携すると書類作成・申請手続きがさらに効率化します。
社会保険関連の書類作成のほかに、従業員の対応状況や届出の申請状況を一覧画面で確認することが可能です。
各種届出の電子申請やPDF出力にも対応しています。
人事労務freee
カバーする業務範囲は、勤怠管理および給与計算、年末調整、などで、従業員情報を登録することで自動化され大幅な効率化ができます。
企業規模に合わせたプランがあり、他社サービスとの連携も可能です。法改正や料率変更にも自動対応可能です。
ジョブカン労務HR
カバーする業務範囲は、個人情報や人事、給与情報です。
入退社や扶養・氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを帳表作成から提出まで自動化する機能です。
従業員情報はクラウドで一元管理し、マイページが発行されます。
jinjer労務
カバーする業務範囲は、人事労務・勤怠管理・給与計算などバックオフィス業務です。
オールインワンで管理し、TODOリストの可視化によって進捗状況を確認できます。
従業員データの活用により業務効率化や離職率低下の実現が期待できるでしょう。
まとめ
上記で紹介した7つのクラウド人事労務サービスの他にも、多くの人事労務サービスがあります。まずは、業務改善したい部分を洗い出し、問題の部分に適したサービスを選択することが大切です。運用工数や操作性はどのくらいか、他のシステムとの互換性はあるかどうかも大事な注意点になります。
最適なクラウド人事労務サービスを導入することで、業務時間短縮やヒューマンエラーによるミスなどが改善され、労務管理の業務効率化につながるでしょう。
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