「会社運営で経理業務は必須で重要。しかも専門性が高い」
「しかし利益に直結する作業ではないためできるだけ工数をかけたくない」
「自社の経理の負担を減らしたり、社員の入力の手間を減らす方法はないだろうか？」
このような悩みはないでしょうか。
会社を運営すると日々の経費処理が必要となります。ただ入力する側も内容をチェックする側も大変ですし、売上に係る作業ではないためできるだけ手間を減らしたいですよね。
しかしそんな悩みを解決する方法があります。それがクラウド型の経費精算システムです。今回経費精算システムを導入することでどんなメリットがあるのか。また、各社経費精算サービスの違いについて説明します。
経費精算システムの概要と使うメリット
経費精算システムとは交通費や出張費、旅費の申請管理ができるサービスです。それだけでなくサービスによっては領収書やレシートの画像取り込み・自動入力、電子マネー、クレジットカードなどから自動連携して入力できるなど申請側、管理側両方のコストを減らせる便利機能がついています。
経費精算システムはクラウド型とオンプレミス(インストール)型がありますが、今から導入するのであればクラウド型の方が圧倒的に便利です。
・インストールする機器購入・設定が不要ですぐに利用開始できる
・外出先からアクセスできるため出張先からでも簡単に申請できる
といったメリットがあります。
経費精算システムを選ぶポイント
クラウド型の経費精算システムは多くの種類があるのですが、以下の2つのポイントを満たせるものがおすすめです。
・入力の手間を減らせる(画像取り込み、ICカード連携など)
・会計、給与システムなど他システムとの連携ができる
画像取り込み、ICカード連携ができればそれだけで社員の申請の手間が減ります。また入力ミスを減らせますので経理担当側のチェックコストも減らすことができ一石二鳥となります。
また【経費精算を行う＝最終的に会計システムや給与システムへの反映が必要】となります。もしここが連携できなければ反映の手間が必要になってしまいます。しかし、「MFクラウド経費」や「freee」であれば自動連携することができます。例えば「MFクラウド経費」であれば「MFクラウド会計」や「MFクラウド給与」といったサービスがあり自動で連携できるのです。
これが対応していないサービスだと【CSV出力→会計ソフトにインポート】と経理担当の対応コストがかかり人件費が高くなってしまいます。
各クラウド経費精算システムの解説
ここからは主要なクラウド型経費精算サービスの解説をしていきます。
MFクラウド経費
MFクラウド経費は株式会社マネーフォワードが運営するクラウド型経費精算システムです。
・基本機能はもちろん、OCR(機械読み取り)やカード連携などコスト削減機能が多い
・MFクラウド会計との連携が強く自動連携できる
・小規模から大規模な会社まで多くの会社が導入しておりサポートの質が高い
【機能一覧】
【料金】
スモールビジネス→月額3,980円＋利用者×500円
ビジネス→月額5,980円＋利用者×500円
※上記は30名以下の場合。31名以上は個別見積もり。
※スモールビジネスは登録部門数2部門まで、一部機能制限ありと小規模な法人向け。
サービス名：MFクラウド経費
運営会社：株式会社マネーフォワード
公式URL：https://biz.moneyforward.com/expense/
freee会計
freee会計はfreee株式会社が運営するクラウド型経費精算システムです。freee会計というと会計ソフトのイメージが強いですが、実は「freee会計」の中に会計だけでなく経費精算システムも含まれています。
・freee会計の１機能に含まれるため、会計システムを同料金で使用できる
・申請したデータはfreee会計の仕訳に自動登録できる
・freee会計とfreee人事労務を併用している場合、経費精算の内容を従業員の給与明細に反映できる
【機能一覧】
【料金】
ベーシック→月額3,980円(経費精算機能が使えるプラン)＋4人目以降は1人につき360円
※「ベーシック」プランが経費精算機能を持つ最安サービスとなります。
※上記は20名以下の場合。21名以上は個別見積もり。
※スモールビジネスは登録部門数2部門まで、一部機能制限ありと小規模な法人向け。
サービス名：freee会計
運営会社：freee株式会社
公式URL：https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は株式会社Donutsが運営するクラウド型経費精算システムです。
・シンプルなデザインで使いやすい
・ジョブカンは他に勤怠管理、ワークフロー、採用管理などのサービスもありそちらと連携できる
・初期費用・サポート費用・月額固定費がなく、利用人数に応じた料金のみで導入できる
【機能一覧】
【料金】
ジョブカン経費精算→月額固定費なし＋利用者×400円
→ただしジョブカンワークフローを利用する場合経費精算と合わせて1人600円
※上記は499名以下の場合。500名以上は個別見積もり。
※最低利用料金は月額5,000円になります。
サービス名：ジョブカン経費精算
運営会社：株式会社Donuts
公式URL：https://ex.jobcan.ne.jp/
楽楽精算
楽楽精算は株式会社ラクスが運営するクラウド型経費精算システムです。
・OCR(機械読み取り)やカード連携などワークフロー、一通りの機能が揃っている
・経費精算システムでは累計導入社数No.1の実績
・導入事例も多い
【機能一覧】
【料金】
基本プラン→月額30,000円～＋初期費用100,000円
※月額費用はご利用になる従業員数に応じて変動する。
サービス名：楽楽精算
運営会社：株式会社ラクス
公式URL：https://www.rakurakuseisan.jp/
RECEIPT POST
RECEIPT POSTは株式会社BEARTAILが運営するクラウド型経費精算システムです。アプリや専用ポストで領収書を送るだけでサポートが全部代理入力してくれるという画期的なサービスです。
・アプリで領収書を画像転送、もしくはポスト投函のみで申請を全部代理入力してくれる
・オペレータが目視チェックするためOCRでの自動反映と比べ制度が高い
・画像、原本はRECEIPT POSTが管理するため保管コストをなくせる
・初期コストは高め
【機能一覧】
【料金】
基本プラン→月額30,000円～＋初期費用300,000円
※ユーザ数は無制限で、紙の領収書枚数に応じた従量課金制
サービス名：RECEIPT POST
運営会社：株式会社BEARTAIL
公式URL：https://www.keihi.com/
クラウド型経費精算システムの解説まとめ
経費精算システムはうまく運用できれば社員、管理者ともに大幅にコストを削減できる便利なサービスです。最大限にコストを削減するなら導入と導入後の管理が楽なクラウド型を検討しましょう。
また選ぶポイントは以下の2つをおさえることが重要です。
1.入力の手間を減らせる(画像取り込み、ICカード連携など)
2.会計、給与システムなど他システムとの連携ができる
MFクラウド経費とfreee会計は自社の連携サービス(会計ソフトや給与ソフト)があり、完全な自動連携が可能。またジョブカン経費精算、楽楽精算、RECEIPT POSTは自社製の連携サービスこそありませんがCSV出力経由でなら他社会計ソフトなどとの連携が可能です。
どのサービスもメリット、デメリットがありますので自社にあったサービスを選んでいただければと思います。
まとめ
以上主要なクラウド型経費精算システムをご説明しました。やはり経費精算業務は売上に直結するものではないため、できるだけ管理コストを省きたいですよね。どのサービスもメリット、デメリットがありますが
・機能の多さ
・会計、給与システムとの連携
を考えると「MFクラウド経費」と「freee会計」が導入後のコスト削減をしやすくおすすめです。また小規模であれば導入コストも安くなっています。ただここまでの説明では
「自社の状態ではどのサービスが1番メリットがあるのか」
「自社でこれから導入するのが敷居が高い」
と疑問に感じられた経営者の方もいらっしゃるかと思います。
もしそうであればキャシュモにご相談ください。キャシュモは、MFクラウド経費を始め、各種クラウドシステムを御社に最適な形で導入します。また記帳、試算表の作成、振込、給与計算といったバックオフィス業務のアウトソーシングサービスを提供します。クラウド経費精算システムの導入や、バックオフィス業務の効率化に興味をお持ちでしたら、ぜひキャシュモにお問合せ下さい。
