昨今コロナの影響でテレワークの普及など働き方改革が叫ばれています。しかし、中小企業の4割がまだまだタイムカードやエクセル手入力等で正しく勤怠管理が出来ていないのが現状です。
クラウド勤怠は導入すると、様々な働き方に対応しながら正しく勤怠管理できたり、法改正にも随時対応してくれる便利なツールですので、今回はクラウド勤怠について解説していきます。
1.中小企業の勤怠管理システム導入状況
参考 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000184.000011666.html
この表から言えるのは、
・約4割は正しく勤怠管理を行っていない
・約4割はタイムカードやエクセルの手入力で勤怠管理をしている
という事です。クラウド勤怠システムなどをいち早く駆使し、効率的に勤怠管理を行えているのはまだ2割ほどです。しかし、昨今のコロナの影響で、従来の働き方に加えて、テレワークでの働き方にも対応できないといけない時代です。
従来の勤怠管理では、テレワークに対応できなかったり、直行直帰の管理も出来ないため、新しい働き方に見合う勤怠管理体制として、クラウド勤怠管理システムの普及が急務なのです。
2．クラウド勤怠とは？
クラウド勤怠とは、従業員の勤怠がクラウド上で管理できるシステムです。紙やExcelでの管理が不要になるのが特徴です。
また、インターネットが使える環境であればどこでも利用可能なため、タイムカードでは管理が難しかった、直行直帰やテレワークなど、様々なワークフローにも対応し、勤務状況を把握する事ができます。
◆主なサービス
打刻機能
スマホ、PC、ICカードタッチ、など豊富な中から最適で効率的な打刻方法を選べます。
出勤管理
有給休暇や遅刻早退などもシステム内で管理でき、予実の打刻が合わないとアラートで知らせる機能などもあります。
シフト管理
希望シフトや固定シフトなどを申請するとシフトを自動作成し、そのシフトに対しての予実管理、予算管理などをしてくれます。シフト作成から勤怠管理まで一つのシステムでできるのでとても便利な機能です。
自動集計
従業員の出勤状況や勤務時間を自動で集計しデータ化してくれます。さらにそのCSVデータを他のソフトにインポートしてそのまま使用することも可能です。
3．クラウド勤怠のメリット
ここで４つのメリットを詳しくご説明します。
1.コストを削減
コスト削減ができる要因は主に3つあります。
①会社規模に合わせた導入価格でコスト削減
従業員数×○百円という価格設定なため、コスト面での導入障壁が低いのが特徴です
②業務効率アップでコスト削減
後に詳しく述べますが、勤怠管理にかかる時間が減るため労働生産性がアップし、結果として大幅なコスト削減が可能になります。
③ペーパーレス化でコスト削減
タイムカードに使う紙費用など、これまで気にかけなかったであろうコストが削減できます。塵も積もれば山となるですね。
2.業務効率をアップ
タイムカードや手入力だとどうしても手集計、手作業が発生するため、時間もかかりミスも起こり得ると思います。
クラウド勤怠システムでは、
・従業員データや勤怠データ、有給休暇利用実績などを一括管理できる
・給与計算システム、経費精算システムなどとの連携ができる
→手作業が大幅に削減され、ミス防止にもなります。
また、勤怠管理から給与計算までを一元化できるので、作業時間の大幅な縮小が可能です。
さらに、
・スマホ、PC、ICカードなどあらゆる打刻方法を装備
→外出先でも自分のデスクでも打刻が可能なため、タイムレコーダーまで行って打刻する手間も省け、一人ひとりの業務効率もアップできます。
3.労働時間の適切な管理
・異常な時間に打刻されている
・残業時間が36協定の規定を超えてしまう
・打刻し忘れた
→こうしたよくあるトラブルを全てアラートで知らせてくれます。
残業や休日出勤の管理、休暇の管理も行えて、法改正にも自動で対応するので、労働基準法違反を防ぎ、適切な労働時間の把握もできるので、これは会社にとっても従業員にとっても嬉しい機能ですね。
4.不正打刻を防止
タイムカードや手入力での勤怠管理では、本人以外の人が打刻する、意図的に出退勤時間をずらして打刻するなど、不正をしようと思えばできてしまうし、もし不正があっても気づけません。
クラウド勤怠システムでは、指紋認証、顔認証システム、交通系ICカードの活用など、本人以外の人が打刻できなくするための、あらゆる機能が備わっています。
不正に気づくことが難しいのなら、最初からある程度不正を防いでしまうのがお勧めです。
しかし、現時点では全自動で全ての不正を防止することは不可能です。アナログですが、最終的には管理者のチェックを併用することが必要となります。
4．クラウド勤怠システムの導入方法
ここまでクラウド勤怠の説明をしましたが、「じゃあ具体的にどうすれば導入できるの？」と思われる方もいらっしゃると思います。
これだけ便利なシステムなのに、普及しない大きな原因となっているのが、導入するにはシステムの理解と労務の知識が必要でかつ、始めての設定だと時間がかかってしまうためです。また、一番肝心なのは運用フローの要件定義の作成と初期設定（打刻の設定など）です。ここを間違えてしまうと、運用が上手く行かずにめちゃくちゃになってしまう危険があります。
弊社では、クラウド勤怠と労務の専門家が最適な運用を行っておりますので、気になる方はお気軽にご相談いただければ幸いです。