電子契約サービスの話題を耳にする機会が増えてきました。政府の方針でもあるデジタル・トランスフォーメーションの流れにあわせ、関連の情報も増加中です。電子契約は今後急速に普及していくことが予想されます。
自社でも電子契約を導入したい。しかし、導入しようにも何を基準にどのように選べばよいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。
この記事では、自社の業務にあった電子契約の選び方を解説し、おすすめの電子契約サービス10選をご紹介します。
電子契約の選定で気を付けるべき点
電子契約サービスを選定する上では、まず電子契約とは何か、電子契約の仕組みを理解する必要があります。これには過去の記事「電子契約とは?仕組み、導入のメリット、進め方」を参照ください。
これら電子契約の仕組みを理解したうえで、以下の3つのポイントについて気を付けて選びましょう。
セキュリティ対応を確認する
まずは、セキュリティー対応が自社にとって十分なものか確認しましょう。
電子署名の方式、タイムスタンプの方法、暗号化送受信の対応状況などの機能が、常に保守点検とアップデートが行われているか業者に確認をすることが重要です。
また、クラウドのある場所の安全性や、自社で対応すべきセキュリティ対策も出てきますのでしっかり確認をしておきます。
扱っている書類は電子契約書に対応しているか？
電子契約書の時代になっても契約書の中には、書面でかわすことが法律で義務付けられているものがあります。不動産取引の契約書などがそれにあたります。
電子契約サービスの公式サイトを確認したり、顧問弁護士などに相談したりし、自社で取り扱う契約書は電子契約サービスに向いているのかどうか確認をしておく必要があります。
契約情報の活用方法を確認する
電子契約サービスは契約書を電子化してクラウドで一元管理するので、検索の利便性が高いです。
たとえば、顧客管理システムと電子契約書の連携が必須だという会社も多いはずです。契約期限間近の顧客に新しい提案を検討する、などの戦略的な使い方がどの程度想定されているか、また、そのためのツールが用意されているかなども重要なポイントになります。
なお、顧客の個人情報とデータを紐づける場合には、セキュリティに十分留意する必要があります。
コスト面のチェック
電子契約導入の最大のメリットともいえるのが収入印紙代の節約です。電子契約は「文書を作成したこと」にならないため、印紙税の対象にならないのです。
契約書に貼らなくてはならない収入印紙は200円から60万円までの金額が定められています。
自社の契約書で、契約毎にどれくらいの額の印紙を貼り付けていたのかチェックしてみましょう。印紙税節減の効果が見えてきます。
契約書のために使用していた紙代や印刷代もかなりの金額になると思います。多くの顧客でほぼ同じ内容の契約を締結するような業種では、あらかじめ契約書のひな型が印刷してあると思いますが、この経費を削減できます。
また、紙の契約書を郵送するための費用も安くはありません。A4判の契約書を折り目をつけずに送ろうとすると角型2号の封筒を使用することとなります。重さに応じて値段は変わりますが最低でも120円かかりますし、速達をつかえばプラス260円、書留を使えばさらに435円かかることになります。
多くの顧客に速達や書留を使うと相当な額になります。電子契約ならばこれらの経費も削減できます。
この他にも、紙の契約書であるが故にかかっていた手間や人件費、保管するためのファイルやキャビネットなども合わせると、紙の契約のために相当なコストをかけてきたことがわかります。
電子契約ならばこれら経費を大きく削減できます。
おすすめの電子契約サービス10選
ここで、おすすめの電子契約サービス10選をご紹介します。選んだサービスの特徴をそれぞれまとめてありますので参考にしてください。
NINJA SIGN
NINJA SIGNはWordやPDFでテンプレートを登録しておき、契約書作成に手間をかけないようにしたうえ、ワークフロー機能を使って承認まで得ることができます。自社内で承認を得たNINJA SIGN上の契約書を相手先に送信して、電子署名をしてもらう方式です。
とにかく使いやすいことで、評判が高いようです。ほかのサービスと違い、送信料が0円という点も魅力です。
リーテックスデジタル契約
電子債権記録機関（国の指定機関）であるTranzax電子債権株式会社への利用者登録を実施しており、『業界最高峰の法的安全性』を標榜しているサービスです。
安全性と、確実性を重視するところにおすすめです。
クラウドサイン
弁護士ドットコムが広めた電子契約の走りともいえるサービスがクラウドサインです。知名度が高く大手企業の導入実績も数多くあります。メール認証による電子署名方式をとっているため締結が簡単であり、発注書や受注書などにも利用できます。
BtoBプラットフォーム契約書
BtoBプラットフォームは業務で使う商談の記録、受発注書、見積書、規格書、請求書、契約書、などを電子化するプラットフォームです。その中の契約書の機能ですので、ほかの書類との連携も図れるのが利点です。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、ネットインフラの構築企業による電子契約システムなので、システムが充実しています。
トップレベルのセキュリティを誇り、暗号化保存やデータバックアップが毎日行われるなど、データの安全には万全の態勢が敷かれています。
jinjerサイン
画面のデザインや操作が初心者にもわかりやすく作り込んであり、サポート体制も整っているため安心して利用できます。機能も多彩で、契約書の起案からレビュー・決済・保管まで一連の流れをWeb上で完結できるので便利です。
FAST SIGN
人事採用のためのWeb面接ツールの一機能です。Web面接をしてその場で雇用契約を締結してしまうことのできるユニークなツールです。
みんなの電子署名
ファイルを保存しなければずっと無料で使用できるサービスです。クラウドを使って保存したりプラットフォームを用意したりするのではなく、電子署名とタイムスタンプだけに特化したシステムです。電子文書はPDFのみで、契約の相手先が使用している電子契約システムを選びません。
セキュリティーも万全で費用も安く、電子署名以外に機能は不要という方におすすめです。
LegalForceキャビネ
電子署名システムではなく、契約書のデータベースを提供するASPです。もちろん電子契約で行った契約書も対象になります。
締結済みの契約書をPDFにしてアップロードすると台帳が作られ整理が行われます。さらに、OCRによって文書の内容をテキスト化し、全文検索ができるようになるという優れた機能があります。契約書と台帳がダウンロードできるようになっており、クラウド上のキャビネットともいうべきシステムです。
WAN-Sign
原本性や本人性の確保に関して高い信頼性をもった電子契約サービスです。
GMOグローバルサイン・ホールディングスと直接連携がされています。
また、認証方法がハイブリッド（電子証明書での締結、メール認証での締結）相手方や契約書の内容に合わせた締結方法に対応でき、利便性が高くなっています。
まとめ
本稿でご紹介した電子契約サービスを選択する上での注意点は以下の3点でした。
1.セキュリティ対応を確認する
2.扱っている書類は対応しているか？
3.契約情報の活用方法を確認する
契約は、相手があって成立するものですから、それらに加え、「相手方に必要以上の負担をかけることはないか」についても検討が必要になります。
2021年現在では、電子契約自体が普及し始めてまだ日も浅く、契約書の締結・管理方法の主流がこれからどうなっていくのかについては定まっていません。これからの技術の進歩によっては電子契約の方法も大きく変わっていく可能性もあります。
電子契約に関する技術の進展状況を注視しながら、デジタル・トランスフォーメーションを進めていく必要がありそうです。
