「請求書のやり取りなど、経理業務が非効率。もっと業務効率化できないか？」
「EDIという言葉を聞いたことがあるけど、具体的にどのようなものだろう？」
このような悩みや疑問をお持ちではないでしょうか。
EDIツールを導入することで、経理業務などの業務効率化を図ることができます。今回は、EDIの概要やメリット、デメリット、EDIツール導入時の注意点などをわかりやすく解説していきます。
EDIとは？
EDIとは「Electronic Data Interchange」の略です。日本語では「電子データ交換」と呼ばれます。ビジネスで使用する請求書などの書類を、紙媒体の代わりに電子データとして企業間でやり取りする仕組みになります。
EDIを活用することで、ビジネス文書をデータとして管理することができるため、紙コストなどの経費削減につながります。
EDIの種類
EDIは企業間のデータ交換となるため、企業と企業の間で適切にデータのやり取りを行う必要があります。そのため、EDIにはデータのコードやフォーマットなどのルールがいくつか存在し、それぞれによってEDIの種類が分かれます。
ここでは、主なEDIの種類を3つ紹介します。
個別EDI
個別EDIは、取引先1社ごとに独自のデータ通信のコードやフォーマットを決める仕組みです。それぞれの取引先に応じて、細かい取引コードの要件やルールを決めることができる点が特長です。
一方で、複数の取引先と共通的に利用することはできません。そのため、取引先が少ない場合や特定の取引先と重点的にやり取りを行う場合に有効なEDIとなります。
標準EDI
標準EDIは、標準的なコードやフォーマットを利用することで、複数の企業間でのやり取りが可能な仕組みです。個別EDIとは異なり、同じ標準EDIを利用している企業同士であれば共通的に利用することができる点が特長です。
業界VAN（標準EDI）
業界VAN（標準EDI）は、標準EDIのなかでも「業界VAN」というネットワークサービスに対応したEDIです。
業界VANとは、同じ業界内の企業間であれば業界共通の商品コードなどを便利に利用することができる業界内ネットワークです。
Web EDIとは？
上述したEDIの種類のほかに、Web EDIという仕組みがあります。Web EDIとは、インターネット回線を使ったEDIであり、Webブラウザを利用して手軽に利用できます。
専用のEDIシステムのインストールが不要であること、インターネット通信があれば利用できるため低コストなことが特長です。
EDIのメリット
ここでは、EDIを利用するメリットについて解説していきます。
人的ミス削減によるデータ品質向上
EDIによって請求書などのビジネス文書をデータ形式でやり取りおよび管理することができるため、データ品質が向上します。
従業員の手作業による請求書の処理や伝票の管理では、人的ミスが発生してしまうケースも少なくないでしょう。また、別の取引先に誤って重要な書類を郵送してしまうと、トラブルに発展してしまうおそれもあります。
EDIを活用することで、このような書類管理におけるヒューマンエラーを抑制できる点がメリットと言えます。
また、少ないケースかもしれませんが、故意によるデータ改ざんなどのリスクも抑制でき、データ自体の信頼度が向上する効果も見込めます。
高速データ通信による業務スピード向上
メリットの2つ目に、業務スピードの向上が挙げられます。
これまでの紙媒体での郵送では、取引先に書類が届くまで数日かかることもありました。しかし、EDIであれば高速なデータ通信によるビジネス文書のやり取りができるため、業務スピードの向上を図ることができます。
特に期日の迫った書類のやり取りなど、緊急性を要する場面でもEDIであれば余裕をもって業務処理を進めていくことが可能です。
業務効率化によるコスト削減
コスト削減もEDIによるメリットと言えます。EDI化によって紙媒体の管理コストの大幅な減少が見込めます。
これまで悩みの1つだった印刷コストや郵送コストが削減できれば、利益率の改善を図ることができ、事業経営に大きく貢献できるでしょう。さらに、業務効率化の副次的効果として、人件費の合理化も図れる点もメリットと言えます。
他にも、他システムとのデータ連携により間接業務を自動化できる点も大きなコスト削減につながります。
例えば、
・会計システムと連携して、会計仕訳の入力や振込データを自動で作成する
・生産管理システムと連携して、在庫管理や発注管理を自動化する
といった他システム連携により、間接業務を自動化できるのもEDIの利点です。
EDIのデメリット
EDIのメリットがわかったところで、次はデメリットについて見ていきましょう。
取引先との互換性
EDIは企業間のデータのやり取りになるため、データ交換において取引先との互換性があることが前提になります。
取引先とのデータの互換性がなければ、EDIツールがあっても実際のやり取りはできません。つまり、EDIの利点が活かせないということになります。そのため、実際に取引をする相手先企業とEDI通信ができるかどうかを確認しておくことが必要です。
費用対効果
費用対効果についてもデメリットになりうる点です。
一般的に、EDIは取引先が多いほどその効果を発揮します。取引先ごとに経費削減効果が積み上がり、結果としてEDI導入コストを上回る効果が見込めるからです。もし主要な取引先がEDIを導入していない、または導入済でもデータの互換性がない場合、せっかく自社がEDIを導入しても十分な費用対効果が見込めないおそれがあります。
EDI導入時の注意点
ここからは、EDI導入時の注意点について解説します。デメリットとも関連が深い内容になります。
主要な取引先との互換性があるか
繰り返しになりますが、EDIは実際にデータ通信を行う取引先がいて初めて効果を発揮します。
そのため、相手先となる企業とEDI通信が可能な環境であるかの確認が重要です。特に、自社にとって主要な取引先とのデータの互換性については注意すべき点と言えます。例えば、標準EDIや業界VAN（標準EDI）の場合は、取引先が同じ仕様のEDIを導入しているかに注意を払うとよいでしょう。
また、個別EDIであれば特定の取引先とデータ交換のルールやフォーマットを決めることができます。ただし、この場合はルールやフォーマットを決めるまでの調整の手間やコストが発生する可能性があるため、検討の際は注意するようにしてください。
費用対効果は見込めるか
デメリットでも紹介したとおり、費用対効果も注意が必要な点です。
EDI導入によって業務効率化が図れる取引先業務はどの程度あるのかを確認しましょう。その期待効果とEDI導入コストのバランスを考えることが大切です。
また、導入時のコストだけでなく、導入後の維持コストにも注意が必要です。加えて、従業員がEDIを利用した業務に習熟するまでの学習コストなども考慮しましょう。
システムトラブル時のBCP対策
EDI導入によって、基本的に経理業務などはシステム化されることになります。システム化は業務スピード向上やコスト削減をもたらしますが、一方でシステムトラブルの可能性も考慮しておく必要があります。
万が一EDIツールにトラブルが生じた場合、滞りなく業務が継続できるようにBCP対策（事業継続計画）を検討しておくとよいでしょう。期日厳守が必要な取引先業務については、特にBCP対策が必要な部分と言えます。
まとめ
今回は、主に経理業務などの業務効率化のためにEDI導入を検討している経営者に向けて、EDIの概要や特徴、EDI導入時の注意点などを解説しました。EDIは取引先との互換性や費用対効果に注意して導入すれば、業務スピード向上や経費削減が見込める便利なツールと言えます。
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