経費や給料、税金など振込業務は多岐にわたります。実際に銀行に行く、ネットバンクを使うなど進め方は様々ですが、作業は煩雑です。更に振込先を間違えるなどのミスは取り返しのつかないことになるリスクがあります。
このような振込業務にもう悩みたくない、という方は多いです。そのような方に振込業務のアウトソーシングを検討していただけるように、アウトソーシングのメリット・デメリットを解説します。
振込業務の概要と手間
振込業務は実際に資金を動かすために銀行とやり取りをします。
直接銀行の窓口に行くと時間を取られます。ただ、スタートアップの企業では社員にお金の管理を任せられない、などの理由で社長自らが銀行に行き、振込業務を行っている事例も見受けられます。これではコア業務に集中できず、経営にも影響が出てしまうでしょう。
また、給与の支払いは社員の振込先がいろいろな銀行に分かれていることはよくあります。振込件数ばかり増えてしまい、手数料だけでなく手間もかかります。
このような煩雑な振込業務を人間の手で行おうとすると一定の確率でヒューマンエラーが発生します。中小企業ではチェックしているのが社長だけというケースもあり、どんなに気を付けてもミスを完璧に防ぐことは難しいでしょう。
このように手間のかかる振込業務を外部企業にアウトソーシングすることは有効な対応策です。メリットとデメリットを把握したうえで、導入を検討してみましょう。
振込業務をアウトソーシングすることのメリット・デメリット
振込業務をアウトソーシングすることのメリット
ミスなく振込業務ができる
振込業務で最も避けたいリスクのひとつがヒューマンエラーです。
給与の支払いミスは社員からの信頼を失います。税金の支払いミスは社会的信用を失います。仕入先への経費の支払いをミスすると、今後の取引に影響が出るでしょう。各企業にとってコア業務ではありませんが、振込業務はミスが許されません。
アウトソーシング先は複数企業から依頼を受けており、経験値が非常に高いです。アウトソーシング先の豊富なノウハウによって、煩雑な振込業務もミスなく進めることができます。振込業務をアウトソーシングすることで、安心して本業に集中できます。
不正を防止することができる
振込業務を決まった経理担当者に長期間任せっきりにしていると残念ながら不正がおこる可能性があります。そのため経理担当者を定期的に配置転換する必要があります。しかし配置転換のためには引継ぎ業務が必要になるため、中小企業では社内のリソースが足りないのが現実でしょう。
不正は避けたい、しかし不正防止のための配置転換は難しい、という企業にはアウトソーシングはとても有効な対策です。振込業務を外部企業にアウトソーシングすることで、社内で不正が起きる可能性は大幅に削減できます。
人員を減らし、コストを削減できる
振込業務を行うためには、社内で経理担当者を配置することが必要です。社員を採用し、教育することにはコストがかかります。また、担当者の一身上の都合で突然退職、ということも起こりうるリスクとして考える必要があります。その場合また一から採用し教育する、もしくは別の社員を教育するコストや手間がかかります。
このような問題もアウトソーシングすることで解決可能です。アウトソーシングすることで社内に担当者を置く必要がなくなりますので人員を削減し、コスト削減につなげることができます。
振込業務をアウトソーシングすることのデメリット
一方で振込業務のアウトソーシングにはデメリットもあるので確認をしておきましょう。
振込業務のノウハウが社内で蓄積できない
振込業務をアウトソーシングすることで、当然ですが社内に振込業務はなくなります。振込業務がなくなることで、担当者はいなくなり、振込業務を経験する機会がなくなります。よって社内に振込業務のノウハウを蓄積できなくなります。
しかし振込業務はコア業務でない、というご判断をされた場合、ノウハウを蓄積する必要もない、と考えることもできます。振込業務のノウハウが今後の企業経営においてどれだけ重要なのかは各社違いますので、よくよく検討することが必要です。
情報漏洩のリスクがある
振込業務を外注するためには、振込に必要な情報をアウトソーシング先に渡す必要があります。振込先、金額、など内容は機密性の高いものです。これらの情報をアウトソーシング先に開示することは情報漏洩のリスクを伴います。
情報セキュリティ対策は万全か？第三者の監査が定期的に入っているか？という観点をもってアウトソーシング先の企業はよくよく検討する必要があるので注意しましょう。
アウトソーシング先の選び方
アウトソーシング先の企業を確認するためのポイントは他にもあるので、ひとつひとつ確認しましょう。
アウトソーシングすることでコスト削減をできるのか？
振込業務をアウトソーシングしても、支払う費用が大きすぎて全体で考えた時にコストメリットがなくては意味がありません。人員削減をすることで、削減できたコストに見合った費用なのか検証しましょう。
アウトソーシング先のサービス（業務プロセス・納期）は自社のニーズに見合っているか？
アウトソーシングすることによって振込業務が遅れてしまっては、本末転倒です。また、自社の振込業務のプロセスとかけ離れた会社を選んでしまうのも問題です。アウトソーシングのために追加の資料を作成する必要が出てきます。これでは何のためにアウトソーシングしたのかわからなくなります。
まとめ
この記事では、振込業務をアウトソーシングすることによるメリットとデメリットを解説してきました。
メリットは、ミスなく振込業務ができる、不正を防止することができる、人員を減らし、人件費を削減できる、の3点です。
デメリットは、情報漏洩のリスクがある、振込業務のノウハウが社内に溜まらなくなる、の2点です。
振込業務は重要な業務です。給与、税金、仕入れ先への支払いなどタイムリーに正確に行う必要はあります。ミスをした場合、社会的に信用を失いますし、直接的に自社の経営を圧迫する事態になります。アウトソーシングをすることでプロのノウハウを活用し、そのようなリスクを軽減することができます。振込業務の負荷が軽減できれば、コア業務へ集中することができます。
一方で情報漏洩など見過ごすことができないリスクもあります。
信頼のおける企業を見極め、成長していくために最適なパートナーを選ばれることをお勧めします。
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