テレワークの普及が進む中、会議や商談などをオンラインで行う機会が急速に増えています。これに伴い、従来は対面で行っていた名刺交換もオンライン名刺交換に変化してきました。対面と異なるオンラインでの名刺交換には、どのような作法があるのでしょうか。本記事では、オンライン名刺交換の概要や作法について詳しく解説していきます。オンラインでの会議や商談が増えてきている方は、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン名刺交換とは
オンライン名刺交換とは、これまで行っていた紙による名刺交換を、オンライン上で行うことをいいます。新型コロナウイルスの影響により、テレワークが普及し、商談や会議のオンライン化が急速に進みました。初対面同士のコミュニケーションにおいては、名刺交換は有効な手段の一つであり、オンライン化によるコミュニケーションの不足を補うために、オンライン名刺交換を行うようになってきています。
オンライン名刺交換のメリット
オンライン名刺交換には、大きく3つのメリットがあります。それぞれについて、紹介していきます。
紙よりも多くの情報を伝えられる
オンライン名刺交換は、データにより交換を行うため、紙の名刺よりも多くの情報を伝えることができます。一般的な紙の名刺では、名刺のサイズによって記載できる情報量が限られます。しかし、オンライン名刺では会社のホームページのURLなどを記載しておけば、その場で確認することもできるため、より多くの情報を伝えることが可能です。
名刺を印刷するコストがかからない
オンライン名刺交換では、データによってやり取りを行うため印刷コストがかかりません。従来の紙の名刺では、印刷コストは避けられず、カラー印刷であれば尚更です。オンライン名刺の導入により、印刷コストを無くし、デザインも自由自在に変更することが可能となります。
名刺管理がデータで自動管理できる
オンライン名刺交換では、受け取った情報をデータで自動管理することができます。従来の紙の名刺では、データによる管理を行うために「データ化をする」という手間がかかっていました。しかし、オンライン名刺交換では、ツールを活用することにより、保管スペースを気にせずに簡単に管理をすることができます。また、他のツールと連動させることにより、名刺データをマーケティングに活用することも可能です。
オンライン名刺交換のデメリット
オンライン名刺交換には、大きく3つのデメリットがあります。それぞれについて、紹介していきます。
使用するツールによって形式が異なる
オンライン名刺交換を行う際に、使用するツールによってデータの保管がうまくできない場合があります。これは、ツールによって形式が異なるため、互換性がないデータでは適切に情報を読み込めないことが原因です。
ツールに依存する部分が多い
オンライン名刺交換は、ツールに依存する部分が多いです。一例として、商談中にツールがメンテナンスを行ってしまうと、名刺交換ができなくなる可能性があります。また、ツールを利用する場合には、月額費用やライセンス利用料などが発生します。オンライン名刺交換ツールの利用頻度が少ない場合、紙の名刺にかかる印刷コストの金額を上回る場合もあるため、注意が必要です。
顧客管理と重複し繁雑になる
名刺の管理データの他に、顧客管理用のデータベースがある場合、データが重複することがあります。ダイレクトメール等を送付する際に、同じメールをそれぞれに送信してしまう可能性があるため管理が繁雑になります。このような事態を防ぐためには、顧客情報の管理におけるルールを社内で決めておくことが重要です。
オンライン名刺交換の方法
オンライン名刺交換には、いくつかの方法があります。商談や会議の状況に応じて、適切な交換方法を選択してコミュニケーションを進めるようにしましょう。
名刺管理ツールの機能を利用
名刺管理ツールの機能を利用して、名刺交換を行うのは最も簡単な方法です。ツールの機能を利用することで、QRコードやURLを作成します。これらを相手に送信することで、名刺交換が可能となります。
QRコードで交換
QRコードによるオンライン名刺交換も、多く利用されている方法の一つです。QRコードによる名刺交換をスムーズに行うためには、あらかじめ「QRコード画像のピントが合う距離を確認しておく」「QRコードを表示させた画面を明るくする」などの準備をしておくと良いでしょう。QRコードを映したスマートフォンをカメラにかざして、相手に読み取ってもらう方法や、WEB会議ツールの画面共有機能で表示させる方法などがあります。
バーチャル背景にQRコードを表示
WEB会議ツール上の、バーチャル背景にQRコードを埋め込むことでスムーズにオンライン名刺交換が行えます。これにより、QRコードとカメラのピントが合わない、QRコードの発行に手間取ってしまうといった事態を防ぐことができます。
URLで交換
オンライン名刺やプロフィールのURLを発行することで、オンライン名刺交換を行う方法もあります。発行したURLを、WEB会議ツールやチャットツール等で送信し、相手にリンクを開いてもらうことにより交換が完了します。URLは一度発行するとリンクが変更される事はないため、会議や商談の前にURLを事前に作成しておくとよいでしょう。
オンライン名刺交換の作法
オンライン名刺交換の作法は、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。作法のポイントを押さえた名刺交換をすることで、和やかな雰囲気でその後の商談や会議を進めることができます。ここでは、いくつかポイントを紹介していきます。
商談・会議前に済ませておく
オンライン名刺交換では、商談・会議中であってもバーチャル背景にQRコードを設定することで名刺交換を行うことができます。しかし、実際に商談・会議中にスマートフォンをPC
画面に向ける方は少ないようです。相手の連絡先を知っているのではあれば、事前にQRコードやURLを伝えて、コミュニケーションを取るようにしましょう。
URLの有効期限を伝える
オンライン名刺交換用のURLは、個人情報やセキュリティの観点から公開期限を設定する方も多いかと思います。オンライン名刺交換時には、相手がいつURLを開くのか分かりません。有効期限については、事前にしっかりと伝えておくようにしましょう。
電話やメールでフォローする
対面で行う名刺交換に比べて、全てがデジタルで完結するオンライン名刺交換は、コミュニケーション不足が否めません。オンラインだけでのやり取りだけではなく、電話やメールを活用して積極的にコミュニケーションを取りましょう。また、次回以降に対面で会う機会があれば、改めて紙での名刺交換も行うようにしましょう。
まとめ
本記事では、オンライン名刺交換の概要や作法について解説してきました。企業活動のオンライン化に伴い、従来のビジネスマナーの一つであった、名刺交換の方法も変化してきています。また、交換した名刺データをマーケティングに活用している企業も増えつつあります。ビジネスにおいて、初対面同士のコミュニケーションのきっかけとして、名刺交換は有効な手段の一つです。オンライン名刺交換の概要や作法について理解し、WEB会議やWEB商談をスムーズに行えるようにしましょう。