電子帳簿保存法とは（2022年1月1日より施行）
2021年度の税制改正により電子帳簿保存法の内容が大幅に見直しされ、いくつか要件緩和が実施されたことで電子保存の導入がしやすくなりました。
一方で、2022年1月1日以後は、原則として電子取引による電子データは保存要件を満たす電子保存が義務付けられます。なお、2023年12月31日までの2年間は猶予期間が設けられたので、強制適用は2024年1月1日からとなります。これは、事業規模に係わらず企業・個人事業主が対象となります。
例えば、今まではメールに添付されていた注文書や領収書のPDFファイルをプリントアウトして紙として保管すれば問題なかったですが、電子帳簿保存法改正後は必ずデータのまま保存要件を満たすシステムへ保存することが必須となります。
改正内容は、国内取引・海外取引含めて全ての取引が対象となります。その為、国内・海外含めて多数の形態で取引を行う会社にとっては、保存するべき書類の判断や電子保存に対応に困惑することでしょう。
そこで今回は、様々な取引に適応する為のシステム導入から運用までの一連の流れで発生する具体的な課題と対策を解説します。
大きな課題となるのが以下2つです。
・保存要件を満たすシステム構築と導入が必要
・現在のシステムとの互換性がないことによる負荷
それぞれの課題と対策を解説します。
保存要件を満たすシステム構築と導入が必要
1つ目の課題は、保存要件を満たすシステム構築と導入が必要となることです。
今回の税制改正の大きなポイントは、電子取引データを、保存要件を満たす形で電子保存しなければならない点です。電子データの保存要件を満たす為には、多くの企業でシステム構築や導入が必要となります。
電子データの保存要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの基準を満たす必要があります。
「真実性の確保」としては、訂正や削除の事実内容の確認ができること、電子データに関連するその他の書類との関連性が確認できること、電磁記録システムのマニュアルの備え付けを行うことなどが挙げられます。
「可視性の確保」は、取引年月日・勘定科目・取引金額など主要な項目で検索できること、システムの開発関係書類などの備え付けがあることなどが挙げられます。
これらの保存要件を満たす為には、今まで利用しているシステムでは対応できない可能性があります。その為、多くの企業では保存要件を満たすシステム導入をすることとなります。
そしてシステム導入するにあたって必ず直面するのが、会社に合わせたシステムを構築する必要がある点です。会社ごとに様々な仕入れ形態や販売形態があり、取引ごとに発生する書類も異なります。必要書類だけを新システムへ保存する場合、取引ごと、書類ごとに要件を判断する必要があります。
全ての書類を保存すればこの問題は解決しますが、一部の書類が紙媒体であったり、税務調査上で関係ない膨大な電子データ資料までわざわざ保存するとしたら非常に手間がかかる為あまりオススメしません。そのため、システム導入する前に、 取引ごとにどの書類が電子帳簿保存の対象となるのかを判定した上でシステム構築を行う必要があります。
部署によっては、国内取引や海外取引、外国間取引など様々な取引が発生します。会社全体で一つのシステムを利用する為には、全ての取引を把握した上で必須書類を分別して保存対象となる書類名ごとに検索項目などを整理する必要があります。その為、実際の運用が円滑に行えるように、システム構築の段階で各部署へヒアリングを行い、漏れなく要件を整理するようにしましょう。
一般的には、取引で発生した領収書や請求書、発注書などが電子保存の対象となり、取引に関連した計算書類や商品の分析表などは保存不要です。しかし例えば、国内取引で発注書のやり取りがなく、メールのやり取りだけで受発注が行われるような場合は、メールの本文が発注書として保存対象となります。また海外取引では通関の申告に関わる書類は一式保存が必要となる為、もし通関時に商品の分析表や原産地証明書などを提出している場合、これらの書類も保存対象となります。
各部署で発生する書類は異なりますので、電子取引に関連する全ての部署にヒアリングし、対象となる書類を全て洗い出す必要があります。さらに、それぞれの書類について取引形態や検索のための必須項目を全て網羅的に整理し、システム構築を進めましょう。
現在のシステムとの互換性がないことによる負荷
2つ目の課題は、電子保存のためのシステムが、現在使用しているシステムと互換性がない場合、担当者の作業の負荷が増えることです。
多くの企業では、現行のデータ保存方法では電子帳簿保存法の保存要件を満たすことができず、新システムを導入することとなるのではないでしょうか？そのような場合、電子帳簿保存のために新たに構築する新システムが、今までのシステムと互換性がないことによりデータ管理が煩雑となる可能性があります。
例えば、現在は全てのデータ（注文書・請求書・計算書）をクラウドストレージに保存していたとします。このクラウドストレージは電子帳簿保存の要件を満たしていない前提です。2022年1月より電子帳簿保存の対象となる電子取引データに関しては、保存要件を満たす新システムを構築することとします。この場合、新システム内に電子帳簿保存の対象書類（注文書・請求書）を保存、従来のクラウドストレージに対象外書類（計算書）を保存しておけば、保存要件を満たすことが出来ます。
しかしこの方法だと、一つの取引に関係する各種書類が、新システムと従来のクラウドストレージに分かれて保存されることになるので、実務上運用が難しくなります。このため、電子帳簿保存の対象書類については、新システムに保存しつつ、従来のクラウドストレージにも保存するという運用が考えられます。この運用は、取引件数が少なければ大きな問題ではないですが、件数が1,000件、10,000件と増えれば増える程、業務負荷が増えます。
そのため解決策としては、方法は2つです。
1つ目は、これまでの保存先を利用せずに全てのデータ保存先を新システムへ移行する方法です。新システムへの保存容量や機能性にもよりますが、データ保存を重複して行うよりも作業効率が上がるのであれば全データの保存を移行することをオススメします。
2つ目は、運用ルールを規定して書類の保存先を分別する方法です。保存先を分ける運用は、メリット・デメリットがあります。メリットとしては、データ保存の重複が減り、作業時間を減らせることが出来ます。デメリットとしては、データの一括管理が出来ないことです。こちらも新システムの機能性によりますが、データ保存先を分けることで作業効率が上がるようであれば、運用ルールをしっかり決めて行うようにしましょう。
まとめ
今回は、電子帳簿保存法の改正によるシステム導入から運用までの具体的な課題と対策について解説しました。
デジタル化が進む中で、電子帳簿保存法の対応はこれからの業務に欠かせないものとなっています。システムを導入する前に、社内で取り扱う税務関係の帳簿・書類がどのようなもので、どのようなルート・頻度で届いているのかを事前に確認しておきましょう。電子帳簿保存法に対応するための新しいシステム導入は、長期的に見れば非常に便利になりますが、一時的に大きく負荷がかかります。
今回解説した課題以外にも会社によって様々なトラブルが発生すると思います。しかし、現状を把握し、問題点を洗い出して対策を検討すれば、乗り越えることが出来ます。
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