業務効率化のためのクラウド型グループウェアとして、Google WorkspaceやMicrosoft365の導入を検討している企業が増えています。
2つのサービスを比較する際に、「決定的な違いはどこなのか？」「どちらを利用すべきか？」という疑問を持つ方も多いのではないでしょうか？
結論からお伝えすると、機能やコストで大きな違いはなくなってきており、比較する際に注目すべきポイントは、操作性やシステムの導入・管理・連携のしやすさです。
本記事では、これらのポイントを軸に、Google WorkspaceとMicrosoft365を比較・検証していきます。自社に最適なグループウェアを選ぶための、判断材料にしていただければと思います。
Google WorkspaceとMicrosoft365の基本情報
「クラウド型グループウェア」とは、インターネットのサーバー上にデータを保管するためのストレージを持ち、社内スタッフや外部の方とファイル共有や編集ができるシステムのことです。
グループウェアの最大手として競合している、Google WorkspaceとMicrosoft365の基本情報は、以下のとおりです。
Google Workspace（旧：G Suite）の概要
Googleが運営しているGoogle Workspace（グーグル ワークスペース）は、2020年10月に「G Suite」から名称が変更になりました。
Google Workspaceでは、ドキュメント・スプレッドシート・スライドショーなどのファイルを共同編集できる他、Gmail・チャット・Meetといったコミュニケーションツールを、企業ドメインで利用できます。
ストレージ容量やセキュリティの違いによってプランが選べるようになっており、現在は14日間の無料お試し期間が利用可能です。
（参照元：Google Workspace公式）
Microsoft365（旧：Office 365）の概要
Microsoftが提供するMicrosoft365（マイクロソフト サンロクゴ）は、2020年4月に「Office 365」とのブランド統合により名称を変更しています。
Word・Excel・PowerPoint などの従来のOfficeソフトがクラウド化され、複数人で編集できるようになりました。また、OutlookメールやMicrosoft Teams（オンライン会議）、Microsoft Access（データベース管理）などのコラボレーションツールも提供しています。
Microsoft365ではOfficeソフトの最新版が利用でき、1ヶ月間の無料お試し期間があります。
（参照元：Microsoft365公式）
Google WorkspaceとMicrosoft365の機能を比較
ビジネスシーンで求められる様々な機能に対し、GoogleとMicrosoftはそれぞれ、次のようなアプリケーションを提供しています。
これを見ると、ファイル作成からチャットやオンライン会議まで、基本の機能はどちらも完備していることが分かります。
一部、データベース管理やExcelの回帰分析処理など、高度で専門的な機能に関しては、Microsoft365にしかない機能もあります。
Google WorkspaceとMicrosoft365のビジネスプランを比較
Google WorkspaceとMicrosoft365では、それぞれ中小企業向けの「ビジネスプラン」と、大規模な組織向けの「Enterpriseプラン」が用意されています。
ここでは、一般的に選択されることの多い、ユーザー数300名以下の中小企業向けの「ビジネスプラン」について、料金・利用人数・ストレージ容量・セキュリティ・サポートを比較していきます 。
Google Workspaceの3つのビジネスプラン
※2021年12月時点の情報です。（参照元：Google Workspace公式）
Microsoft365の3つのビジネスプラン
※2021年12月時点の情報です。（参照元：Microsoft365公式）
料金
ビジネスプランの料金は、Google WorkspaceとMicrosoft365の両者ともサブスクリプション型（月額または年額での支払い）です。
どちらも、スターター向けプラン、スタンダードプラン、プラス（プレミアム）プランと3つのプランがあり、月額料金は500円～2,000円程と大きな違いはありません。
利用人数
利用人数は、どちらのサービスも上限300名と大差ありません。オンライン会議の最大参加人数は、Microsoft365の方が多いですが、300名のオンライン会議をする機会がどの程度あるかも考慮して検討する必要があります。
ストレージ容量
ストレージ（データを長期保存するための装置）容量は、スターター向けの最も安いプランで比較すると、Microsoft365の方が優位です。
ベーシックスタンダードプランで比較すると、Google Workspaceが2TB、Microsoft365が1TBと、Google Workspaceの方が、容量が多いことが分かります。
セキュリティとサポート
セキュリティは、Google Workspace の「ビジネスプラスプラン」、Microsoft365 の「ビジネスプレミアムプラン」で、それぞれ高度なセキュリティが付けられるようになっています。
サポートはいずれも、24時間年中無休でチャットやメールでの問い合わせが可能で、セキュリティとサポート面で大きな違いは見られませんでした。
Google WorkspaceとMicrosoft365を比較する際の注目ポイント
先述のとおり、Google WorkspaceとMicrosoft365は機能やコスト面で大きな違いはありませんが、操作性や導入・管理・連携のしやすさで比較すると、決定的な違いが見えてきます。
Google WorkspaceとMicrosoft365を比較する際には、次の4つのポイントに注目しましょう。
操作性
洗練されたUI（画面構成やレイアウト）という点で、初心者にとって使いやすいのはGoogle Workspaceと言えるでしょう。AI（人工知能）による、操作補助も付いています。
さらにGoogle Workspaceでは、データはクラウド上に自動保存されるため、ファイルを共有するためのリンクを作成するだけで共有が可能です。
一方、Micsoft365でファイルの共有や共同編集を行う際には、ファイルを一旦「OneDrive」 または「SharePoint」のアプリケーション内に保存した上で、共有リンクを作成する必要があります。
導入しやすさ
Google WorkspaceはMicrosoft 365とは異なり、クライアントソフトのインストールや使用方法の学習といった事前準備が不要です。そのため、ファイル共有やオンライン会議を行う相手への負担も少なく、スムーズに導入できます。
ただし、すでに社内でOfficeツールを利用している場合、Microsoft365の方がスムーズに導入できる可能性もあります。
管理しやすさ
Google WorkspaceとMicrosoft 365は共に、管理者権限を持つユーザーが管理コンソールにアクセスできます。
どちらも管理コンソールから、ユーザー管理（アカウントの追加やライセンスの割り当てなど）、支払い管理（組織のサブスクリプションや請求書情報の確認など）、レポート管理（各ユーザーの利用状況の確認など）ができる点で、条件は同じです。
Microsoft365 は、Google Workspaceと比較してアプリケーションや機能が豊富ですが、一方で似たような機能が複数のアプリケーションに存在したりしているため、ある目的のためにどのアプリケーションを使うか迷うことがあるかもしれません。ガイドなしにはユーザーが迷うということも考えられます。
業務上Microsoft Officeが必須という場合は、Microsoft365であればそのライセンスも一元管理できますが、Google Workspaceの場合は別途ライセンスを購入して管理する必要があります。
他のアプリケーションや外部システムとの連携のしやすさ
アプリケーション間の連携に関しては、AIの提案で操作が容易にできるGoogle Workspaceが優位です。例えば、Googleスライドで作成したプレゼンテーション資料を、アプリやデスクトップにダウンロードすることなく、直接Meet（オンライン会議）で画面共有できます。
また、外部システムとの互換性も高く、Officeソフトで作成したファイルやOutlookを、Google Workspace上で扱うことも可能です。
Microsoft 365にもSharePointという連携強化のためのコラボレーションツールがありますが、スケジュール調整のためにスケジュールアシスタントやTeamsのソフトを別途追加する必要があり、現時点では連携しやすいとは言い難いでしょう。今後の改善に期待したいところです。
まとめ
ここまで、Google WorkspaceとMicrosoft365の違いについて比較してきました。
Google WorkspaceとMicrosoft365は、機能やコスト面で大きな違いはありませんでしたが、操作性や導入・管理・他ツールとの連携のしやすさで決定的な違いがあることが分かりました。
Google Workspaceは、ソフトのインストールや操作方法の学習が不要なため導入のハードルが低く、AI搭載で初心者でも直感的に扱えます。さらには外部ソフトとの互換性も高く、Google Workspace 上で、OfficeファイルやOutlookメールの操作も可能です。
機能面や習慣的にMicrosoftのOfficeツールを手放せない場合は、グループウェアとしてGoogle Workspace を選択し、Officeツールは必要に応じて別途購入するという方法も検討してみはいかがでしょうか。
クラウド型グループウェアの導入でお悩みの方は、弊社キャシュモにてツールの導入からご相談を承っております。
業務効率化やリモート化への対応など、課題を感じられていることがあれば、お気軽にご相談ください。