経理代行会社の選び方 自社の課題を解決できる会社を選びましょう

経理お役立ち情報

経理代行会社の選び方

経理とは、事業を行うにあたって必要不可欠な仕事ですが、直接的には収益を生み出さない仕事でもあります。

コア業務ではない経理に専任の人材を雇用するのは、本来ならば避けたいはず。そこで検討されるのが経理代行会社です。

ところが、経理代行会社といってもいろいろで、従前の会計事務所や人材派遣もあり、また最近ではIT技術を活用したサービスも出てきています。様々なサービスのうち、いったいどれを選んだらいいのかわからなくなるのではないでしょうか。

この記事では経理代行会社の種類、それぞれのメリット・デメリットを紹介した上で、経理代行会社の選び方を解説します。

経理代行会社といっても様々

経理代行会社と言っても、そのサービスの提供方法には様々な形態があります。大きく3つに分けてご紹介しましょう。

帳簿入力代行型

厳密にいうと経理代行サービスとは言い難いのですが、会計事務所などが個人事業者や中小企業などを対象によく行っているサービスがこれにあたります。

経理代行は、振込、請求、場合によっては給与計算などお金に関係する業務全般を行うのに対し、帳簿入力代行型は、それら業務を行った結果である領収証などから会計事務所が持っているシステムに仕訳伝票を入力する作業のみを行います。

普通はその会社の顧問税理士事務所が行っていることが多い、ごく一般的なサービスとなります。

経理の知識がある従業員がおらず、会計システムも持たない会社に向いており、経理機能そのものを外注するというのとは意味合いが違います。

人材派遣型

経理業務のできる人材を派遣してもらう形です。実際に社内に人が来るので普段からコミュニケーションがとれ、直接指示や報告ができます。

しかし、自社専用の人が直接来るということは、コストが高くなる傾向がありますし、ほかの従業員との相性やその人の能力、突然の退職など「人の問題」がついてまわりますので、気を遣うことも多くなります。

リモート型

IT技術の進歩でクラウド化が進んだ今日ではリモートで経理をまるごと完全な形で代行するサービスも登場しています。

従前は振込や請求など社内でないとできない業務もありましたが、アカウントを共有できさえすればリモートでの業務はそれほど困難ではなくなりました。

育児中や療養中・感染防止など様々な理由で通勤できない人たちに、在宅ワークの機会を提供することにつながり、これからの労働力不足を補う社会的にも意義のあるサービスといえます。

この形式ですと、経理業務を完全に社外に出す形を作れるので、社内に経理担当者や専用のデスクやパソコンなどを準備する必要すらありません。

また、事前に経理代行会社の方で会社の業務フローを可視化して業務設計を行いますので、引継時に何かが抜けるというリスクも小さくなりますし、外部のやり方が導入されることで効率化にもつながります。

経理代行会社に委託するメリット・デメリット

つづいて、経理代行会社それぞれのタイプについて、メリット・デメリットをみていきます。

帳簿入力代行型

帳簿入力代行型には次のようなメリットとデメリットがあります。

メリット

請求や振り込み、給与計算などは従来行ってきたが、仕訳の仕方がわからず、帳簿を付けられないという場合に便利です。社内に簿記のできる社員をわざわざ雇用する必要が無いというのがメリットです。専門家の目で見てもらえるという安心感もあります。

デメリット

毎月最終結果だけが提示されて、途中経過がわかりにくい一面があります。任せっきりになってしまうと、後から振り返ることはできても、途中のコントロールがしにくくなるのがデメリットと言えるでしょう。

人材派遣型

人材派遣型のメリットとデメリットは次のようなものがあります。

メリット

社内に必要なスキルをもった社員がおらず、採用して育成する時間もない場合に、短期間で業務を引き継いでもらえます。
また、直接担当者に来てもらうので、指示がしやすくコミュニケーションがとりやすいのもメリットです。

デメリット

同等の能力を持った社員を雇用している場合と比べれば、コストが高くなる傾向にあります。
また、生身の人間ですので、社風に合うか、ほかの社員との相性はどうか、といった「人の問題」がついてまわります。その人に何かあった場合は業務がとまってしまうというリスクも残ったままとなってしまいます。

リモート型

リモート型のメリット・デメリットには次のようなものがあります。

メリット

経理業務をまるごと委託できるので、自社で人材を確保、維持する必要がなくなります。
リモートで業務を行うためには情報の受け渡しのフローを事前に定義する必要があり、それにより業務の整流化やペーパーレス化を実現できる点もメリットです。
また、事務室・机・椅子・パソコンなどを用意する必要もありません。

デメリット

社内に経理的な知識を持ち、細かい現状まで正しく分析できる人がいなくなるため、関連するノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。

経理代行会社の選び方

経理代行会社に経理業務を委託する際のメリット・デメリットを理解したところで、どのような点に気を付けて選んだらよいのかを解説します。

経理代行を検討する際には、経理業務の最適化という「部分最適」に目が行きがちですが、これをチャンスと捉えて会社全体の生産性を向上させる「全体最適」の視点で選ぶことが重要です。

そのことを踏まえて、全体最適の視点で経理代行を選ぶうえでの重要なポイント4つを解説します。

コア業務に集中できるか

経理業務のようなノンコア業務に取られていたエネルギーをコア業務に振り向けられたら素晴らしいことです。定型的な業務は委託して生産性の上がる業務に集中すれば業績も上がるはずです。

単に専門家に記帳してもらうだけで経理業務の量はたいして減っていない例も見受けられます。そうではなく、コア業務に専念できる環境を整えることができるかどうかを判断基準にしましょう。

働き方改革は実現できるか

経理業務の多くは定型的な業務で忙しい時期も月末・月初あたりに集中するなど決まっています。決まった時期に残業が多く発生するけれども、それを解決する手段というと新規採用か、派遣しかないという現状があるのではないでしょうか。

残業までしなればならない仕事の中身とはなにか。その必要性を検討してみると、やり方を改善することで処理時間が激減することもあり得ます。

「こうしなければならない」と思い込んでいる仕事のやり方を根本的に改善する、あるいはそもそも社内からなくしてしまうという発想の転換も必要です。経理代行会社に頼むことでそれは実現できるのか、という視点が必要です。

経営のモニタリングがリアルタイムにできるか

経理業務の目的の一つは経営指標に対する自社の位置を確認することです。なにか異常なことが起こっていないか会社の健康状態をチェックし、どれくらい良くできたか、あるいはできなかったか成績をチェックして、原因を探して改善策を立てる。このサイクルをリアルタイムにできるかできないかが経営の成功を左右します。

経理代行会社に委託するのはよいのですが、後処理に終始していては経理の意味がありません。リアルタイムに経営指標に対する自社の位置が得られるか、確認して、なるべく早くできる経理代行会社を選びましょう。

永続的に委託できるか

経理業務を自社の人員や派遣に頼んでいる場合、どうしても休業や退職など「人の問題」に頭を悩ますことになります。誰かいなくなるたびに引継が行われますが、こうした仕事はどうしても属人的になりがちで、困難を伴うことが多いと言えます。

経理代行会社に頼んだ場合、こうした問題点は無くなるのでしょうか。経理代行会社の委託体制を確認しておく必要があります。その経理代行会社はチームでバックアップ体制をとっているかがカギになります。

まとめ

大きく変化していく経済環境に対応していくためにはコア業務への集中が必要になります。経理業務のようなノンコア業務は外部に委託して、社内はコア業務に集中するほうがいいでしょう。

ただ、経理業務がしっかりと必要な機能を果たしてくれなければ、コア業務もその遂行ができなくなります。こうした意味から経理代行会社選びはたいへん重要な仕事になってくるでしょう。

本稿でご紹介した選び方で、正しく、また効果ある経理代行会社を選択しましょう。

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