クラウド会計システムは日々の煩雑な会計業務を簡略化し、効率化する上で便利なツールです。
ところがクラウド会計システムを導入したものの十分に活用できず、期待した業務効率化を図れないという悩みを抱えている人も少なくありません。
これでは便利なクラウド会計システムも宝の持ち腐れです。
ではどうしたらクラウド会計システムの機能を活用し、会計業務の効率化を実現できるでしょうか。
この記事では、以下の3つについて説明していきます。
・クラウド会計システムを活用できない根本的な原因
・クラウド会計システムを活用するための３つのポイント
・クラウド会計システムによる業務効率化を最小限の労力で実現する方法
クラウド会計システムを活用できない理由
クラウド会計システムを活用できない原因には、主に次の3つが挙げられます。
・クラウド会計システムを利用するための初期設定ができていない
・会計業務のペーパーレス化が進んでおらず、古い会計業務の方法に固執している
・クラウド会計システムへの理解が不十分
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
クラウド会計システムの初期設定ができていない
クラウド会計システムを導入して初めに行うことは、クラウド会計システムの初期設定です。
クラウド会計システムで初期設定する項目には、次のようなものがあります。
・決算書に出力するべき社名や住所業種などの事業所情報
・会計年度の開始月と使い始めの年度
・原則課税か簡易課税か
・金融機関の預金情報
・勘定科目や補助科目を自社仕様に修正しておく
・売掛金や買掛金
・期首残高
これらの初期設定が十分になされていないと、クラウド会計システムはその機能を発揮することができません。
またこの他にもセキュリティ管理の設定や、万が一の際に備えたデータのバックアップ設定も欠かせません。
古い会計業務の方法に固執している
クラウド会計システムを適切に設定すれば、自動化による会計業務の効率化が期待できます。
クラウド会計システムなら既存の会計ソフトと異なり、会計業務の経験が少ない人でも比較的簡単に作業できまする点も魅力です。
しかし社内のペーパーレス化が進んでいない場合はクラウド会計システム導入のハードルも高くなるので、若干様相が異なります。
この場合、まずは社内のペーパレス化に取り組むことが先決でしょう。
またクラウド会計システムによる新しい会計業務のスタイルを受け入れられず、既存の会計業務の方法に固執する社員がいるといったケースも考えられます。
全社を挙げてクラウド会計システム導入に取り組むことができなければ、会計業務の自動化に向けて社内の足並みが揃わず、業務効率化は捗りません実現できません。
その結果、新旧二つの会計業務のスタイルが並走する形になりますから、クラウド会計システムを導入した効果が半減する恐れがあります。
クラウド会計システムへの理解が不十分
会計業務を自動化できることがクラウド会計システムの大きなメリットです。
しかし既存のすべての会計業務を完全に自動化できるわけではありません。
クラウド会計システムを金融機関やクレジットカード会社などのインターネットサービスと連携させれば、自動で会計仕訳が生成されます。
ただ現金取引や手形については手入力による仕訳が必要です。
こういったクラウド会計システムでできることとできないことの理解が不十分である場合、クラウド会計システムを活用できず宝の持ち腐れにする可能性も考えられます。
クラウド会計システムを活用する3つのポイント
クラウド会計システムが活用されるようになれば、既存の会計業務は抜本的な変革を遂げると言っても過言ではありません。
しかし大きな変化を受け入れ成功させるためには、以下の３つのポイントで事前にの準備することが非常に重要です。
・クラウド会計システムによって改善したい自社の課題が何かを明確にする
・クラウド会計システムの導入の目的や具体的な変化について社内で共有する
・クラウド会計システムによる会計業務効率化は長期計画で行う
既存の会計業務における改善課題を明確にする
クラウド会計システムを導入することで、自社の抱えているどの部分の問題を改善したいのかを明確にすることは、重要なポイントです。
クラウド会計システムを活用すれば、今まで手作業で入力していた取引データが自動で処理されます。
自動処理により、手作業では最新の注意を払っても完全には取とり除けない人為的ミスを防ぎ、作業効率も格段に上がる効果が期待できるでしょう。
また帳簿作成や決算書の作成といった時間のかかる業務も、スピーディーに完了します。
ただ現金取引が主な企業の場合、クラウド会計システムでは自動化できない部分もあります。が生じることもあります。
その場合でも、クラウド会計システムで処理できる部分は徹底して自動化するような設定を行うことで、ある程度の効率化は実現できます。
また、クラウド会計システムを自社仕様にカスタマイズすることが、会計業務の効率化には欠かせません。
クラウド会計システムを活用して目指すゴールを社内で共有する
クラウド会計システムが活用されれば、手間のかかる会計業務が効率化されます。
その結果会計業務を担当する社員の負担も軽減する効果が期待できるでしょう。
また既存のシステムでは、会計業務担当者など一部の社員に集中していた業務を、インターネットを介して全社員に分散させることも可能です。
例えば、経費の精算を各社員が行うようにすれば、業務の平準化が実現できるだけでなく、各社員にコスト意識を持たせることにもつながります
しかしこういった大きな変化は、必ずしも社内でスムーズに受け入れられるとは限りません。
ですので、クラウド会計システムを導入する際には、会社として目指すゴールや目的を明確にし、全社員に周知し、納得してもらうことが重要です。なお、会社として目指すゴールや目的としては、以下のようなものが考えられます。
・クラウド会計システムを導入することで会計業務を効率化して社員の負担を軽減する
・会計業務を効率化したことで生まれる余力を、企業としての一層の発展に充当したい
クラウド会計システムによる業務効率化は長期計画で行う
クラウド会計システムは導入して終わりではありません。
むしろクラウド会計システムを導入したところから、会計業務を効率化する道のりが始まると言っても過言ではないでしょう。
まず自社の改善課題を明確にし、どのように効率化していきたいのか。
その結果目指すところは何か。
この部分を明らかにし、そのためにクラウド会計システムの設定を調整します。
そして実際の業務でクラウド会計システムを使いながら、また会計業務に携わる社員からフィードバックを受けながら、生じる不都合や改善点を再考して自社仕様に設定をカスタマイズすることも必要です。
既存のシステムとは全く異なるクラウド会計システムを活用できるようになるまでには、トライアンドエラーを繰り返すこともあるでしょう。
しかしこの過程を経ることでこそ、会計業務の効率化は実現します。
クラウド会計システム活用までの労力を最小限にする方法
クラウド会計システムを自社仕様に設定し、活用できるようになれば手間のかかる会計業務の効率化が期待できます。
ただクラウド会計システムを導入したままの状態で放置すれば、自社のニーズに合った使い方ができず、宝の持ち腐れになりかねません。
クラウド会計システムを活用するためには、自社のニーズに合わせた設定が不可欠です。
しかし日々の激務に追われる中で、クラウド会計システムの仕組みと自社の業務改善課題を擦り合わせること。
さらにクラウド会計システムの設定を調整することは、容易ではないでしょう。
そこでおすすめなのが、クラウド会計システムを熟知し、設計や運用方法のコンサルティングができる専門家を活用することです。
クラウド会計システムによる会計業務効率化を最短で実施できれば、余力を経営状況の実態把握や戦略の考案に注力できます。
まとめ
クラウド会計システムは多機能で便利な反面だが、既存の仕組みと全く異なるため、活用できるまでに時間も労力も要します。
最短かつ最小限の労力でクラウド会計システムを活用できる環境を整備するなら、専門家を頼るのがよいでしょう。
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