電子帳簿保存法とは?
「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類の保存を紙文書ではなく、電子データでの対応を認めた法律です。
この法律は、1998年に制定され、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。
言葉は難しいですが簡単に言えば、国税関係書類で保存が義務付けられていた書類に関して一定要件を満たした場合、紙保存ではなく電子データで保存が可能になるという内容です。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿保存法には大きく３つの区分があります。
・電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存するもの
・スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データで保存するもの
・電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存するもの
電子帳簿保存法で対象になる書類と保存方法
電子帳簿保存法では、電子データとして保管・運用の対象となる帳簿書類が定められています。
①国税関係帳簿
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳など
②国税関係書類（当方が発行）
貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表、見積書、発注書、納品書、請求書、領収書など
③国税関係書類（先方から授受）
領収書、請求書、納品書、見積書など
④電子取引
請求書、見積書、納品書、注文書、契約書など
①、②の場合は、電子帳簿等保存の対象となります。
③の場合は、スキャナ保存の対象となります。
④の場合は、電子取引の対象となります。
後で詳しくお話しますが、今回の改正により電子取引データに関しては紙媒体だけの保存は要件を満たさず、電子データ保存が必須となります。
その為、これまで電子取引のやり取りを紙で保存していた方は注意が必要です。
改正ポイント5つ(2022年1月施行予定)
1998年に電子帳簿保存法の法律が制定されてから何度か改正が行われてきました。
改正の度に要件の緩和は行われてきましたが、要件が難しいために多くの企業で導入することが出来ませんでした。
しかし今回の改正で一気に要件が緩和されたことにより以前よりも導入が容易になりました。
全体的に要件緩和された一方で、電子帳簿保存法の区分の１つである『電子取引』に関しては、要件が厳しくなり、紙媒体の保存では要件が満たせず、電子データの保存が必須となりました。
その為、多くの企業で対応する必要があります。
今回の改正に関する『緩和されるポイント４点』と『必須となるポイント１点』を解説します。
①承認制度の廃止
◆改正前
電子帳簿制度を導入して帳簿を電子化する際には、原則として3ヶ月前までに税務署へ申請し、承認を受けなければなりません。
◆改正後
3ヶ月前の事前申請が廃止となり、電子帳簿保存法に対応する会計システムやスキャナなどがあれば電子保存が可能になります。
②タイムスタンプの要件の緩和
タイムスタンプとは、書類が作成された日付を確認するための時刻証明です。
◆改正前
税務関係の書類をスキャナーで読み取った場合、受領者が署名した上で「3営業日以内」にタイムスタンプを付与することが必要です。
◆改正後
今後は、タイムスタンプの付与が最長2ヶ月まで延長されます。
また電子データの修正・削除の履歴が残せるシステムを導入している場合、タイムスタンプ付与が不要になります。
もしくは、訂正削除に関する事務処理規程の制定をした上で業務運営を行った場合にもタイムスタンプ付与が不要になります。
③検索要件の緩和
◆改正前
検索要件として取引年月日、取引金額、勘定科目その他の主要項目をすべて検索条件として設定しなければなりません。
◆改正後
検索の必須項目が「年月日」「金額」「取引先」の３点のみになります。
④スキャナー保存における適正事務処理要件の廃止
◆改正前
書類をスキャナーで読み取った電子データで保存する場合には、社内規定を設けた上で定期検査などの対応を実施する必要があります。これを『適正事務処理要件』と言います。
定期検査の際に原本とデータの突き合わせが必要な為、検査日までは紙の原本とデータの保存が必須となっています。
また検査の為に、事務処理担当が『保存する人』と『確認する人』で最低２名が必要となります。
◆改正後
適正事務処理要件が廃止され、定期検査まで紙の原本を保存する必要はなくなります。また、事務処理担当者も1名で足りるようになります。
⑤電子取引の電子データ保存義務化
◆改正前
取引情報に関するメールや添付ファイルなどの電子取引は、紙に印刷をして保存することが容認されています。
◆改正後
電子取引データに関する情報は、書面に出力し保存することが廃止され電子保存が義務化されます。
電子帳簿保存法を導入するメリット
コスト削減ができる
紙媒体を使用する場合、用紙の他にも、印刷に使うインクや印刷機など多くのコストがかかっていました。
その他にも書類の保管のためにファイルやキャビネットなどのコストも要していました。
日本では、取引記録に関する帳簿は、原則７年間保存することが義務付けられています。
その為、帳簿の保存の為に長期間倉庫を借りている場合は、大きな保管コストがかかります。
電子帳簿保存法に対応することで紙媒体に関与するこれらのコストは、一気に削減することが出来ます。
オフィスの省スペース化
多くの会社で書類を保管するため、キャビネットや倉庫によってはオフィスの多くのスペースを書類が占めてました。
しかし帳簿書類を電子データ化することで、紙媒体は不要となりオフィスの省スペース化を図ることが出来ます。
省スペース化を図ることで事務所を小さくすることが出来れば、固定費が削減でき、事務所の移転も可能になります。
結果的にコスト削減にも繋がります。
業務の効率化ができる
紙媒体の場合はたくさんの書類がある程、探すのにかなりの手間と時間がかかります。
書類探しに時間をかけることは、業務効率を低下させる大きな要因となっています。
しかし電子データ保存を行うと、検索機能を利用することができるため書類を探し出すことに時間をかけることは一切なくなります。
またクラウド上に保存しておけば、場所に関係なく書類を確認することが可能になります。
セキュリティ強化につながる
紙媒体の場合は、紛失リスクに備える必要があります。例えば出張先へ書類を持ち出す時などに無くしてしまうリスクがあります。また盗難などによるリスクも考えられます。
しかしクラウド上の管理でIDやパスワードを管理していれば、いつでも確認出来ますし、紛失リスクや盗難リスクを減らすことが出来ます。
保存性が高い
紙媒体の場合、紙の劣化によって印刷内容が確認出来なくなる可能性があります。
例えば領収書やレシートなど７年間の保存期間の間にどうしても劣化によって見えづらくなったり、印字が消えてしまったりすることが考えられます。
しかし電子データの保存を行っておけば劣化の心配はありません。
電子帳簿保存法を導入するデメリット
導入コストがかかる
電子データ化に対応するには、システム導入が必要不可欠です。
具体的にはソフトウェアやクラウドシステムの導入コストや継続的に運用するためのランニングコストがかかります。
長期的な目線で見れば、コスト削減出来ることや業務効率化が進むことで売上アップに繋がるはずですが、どのくらいのコストがかかるのかしっかり見ておくことが大切です。
電子データと紙データが混在する
電子データ化にあたり対応書類に関しては、コスト削減を考えて導入していくことをオススメします。
一方で全ての書類が電子データ化されるわけではない為、電子データと紙データが混在することになります。
その為、データの管理が一本化が難しくなります。
データ保管の漏れがないように会社単位、部署単位で保存方法の共通認識をしっかりしておく必要があります。
運用ルールを作る必要がある
電子帳簿保存法を適用するにあたって今までの運用ルールの見直しが必須となります。
法律で求められている要件を確認し、自社の運用を条件に合わせて変えていく必要があります。
まとめ
今回は電子帳簿保存法に関する改正のポイント５つとメリット・デメリットを解説させて頂きました。
今回の改正で１番のポイントは、電子取引の電子データの保存の義務化です。
現在は、インターネットの普及に伴って多くの企業で電子データのやり取りが増えている状態です。
その為、今回の改正で多くの企業で電子帳簿保存法に沿った対応が必要になります。
大まかな改正ポイントを解説しましたが、詳しく知りたい方は国税庁のホームページより確認頂ければと思います。
国税庁のホームページ：
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
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