「契約業務を効率化したい。電子署名システムを導入すれば効果が出るのだろうか？」
「実際にシステムを選ぶ際は、どういった点に注意すればよいのだろう？」
このような悩みや疑問をお持ちではないでしょうか。
電子署名システムを導入することで、契約業務の効率化や業務コストの削減を図ることができます。
本記事では、電子署名システムの概要やメリット、注意点および選び方について解説していきます。
電子署名システムとは？
はじめに、電子署名システムの概要を解説していきます。
電子署名システムの機能とは？
電子署名システムとは、インターネット上でPDF形式の契約書などの電子ファイルに押印や署名を行い、契約を締結できるシステムのことです。従来の紙の契約書に押印や署名を行う代わりに、電子署名として電子スタンプを用います。「電子契約システム」や「電子サインシステム」と呼ばれることもあります。
電子署名システムのメリット
主なメリットとしては、まずコスト削減があげられます。ペーパーレス化により、印刷コストや郵送コストが大幅に削減できます。また、インターネット上で契約締結まで一貫して行えるため、契約業務の効率化や業務スピード向上が見込めます。
加えて、電子署名システムはコンプライアンス強化にも貢献します。セキュリティ対策が十分に行われた電子署名システム上で契約情報を保管することで、データの改ざんや情報漏えいを防止できるためです。
さらに、近年の社会環境下でテレワークが浸透していますが、契約業務を電子化することで、会社のテレワークを促進する効果もあります。
電子署名システム導入のデメリット、注意点
電子署名システムは効果的なツールですが、必ずしもすべての契約書に対応しているわけではない点に注意が必要です。例えば、宅地建物売買等媒介契約など不動産業界の契約書類は、まだ法律上で電子化が認められていないものも多いです。そのため、自社の契約書が電子署名システムに対応しているかを確認することが大切です。
電子署名システムはセキュリティ性も重要です。契約書には重要な機密情報が含まれているため、契約書データを保管する電子署名システムには堅牢なセキュリティ環境が求められます。
また、取引先への説明も必要になる可能性があります。電子署名システムによっては、取引先のアカウント保持も必要な場合があるためです。
他に注意すべき点としては、業務フローの変更や社員教育があります。電子署名システムを使った業務フローの整備や社員への教育機会の提供も重要なポイントです。
電子署名システム比較のポイント
電子署名システムにはさまざまな製品があります。ここでは、製品選定にあたっての比較ポイントを解説します。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策は最重要とも言えるポイントです。大事な契約書を保管する場所になるので、セキュリティが脆弱だと情報漏えいのリスクが大きく、安全に業務推進ができないためです。
そのため、電子署名システムを選定するうえでは、セキュリティ対策が万全かどうかを確認するようにしましょう。例えば、データの暗号化や法令対応、最新のセキュリティプログラム更新などに対応しているかが確認ポイントとなるでしょう。
自社のビジネスに合っているか
商習慣や業務プロセスなど、自社のビジネスに合っているかも重要なポイントです。
まずは自社が取り扱う書類が電子署名システムに対応しているかを確認しましょう。
また、自社の業務を行ううえで、便利な機能が電子署名システムに備わっているかも大切です。例えば、以下のような機能があると業務遂行にあたり便利となるでしょう。
・契約書のテンプレート機能
・他のサービスと連携できるAPI機能
・保存した契約書を探しやすい検索機能
・承認までスムーズに行えるワークフロー機能
・契約業務が途中で止まっているときに知らせるアラート機能
システムは使いやすいか
電子署名システムの使いやすさも重要です。セキュリティが万全で便利な機能が備わっていたとしても、使いこなせなければ十分な効果は見込めません。
実際に電子署名システムを利用する社員や取引先が理解しやすいように、なるべくシンプルなシステムが望ましいでしょう。また、自社のビジネスに合わせてカスタマイズできる拡張性があると使いやすくなります。
無料トライアルや操作デモを実施しているベンダーも多いので、本格的に導入する前にまずはトライアルやデモで使用性を確認するとよいでしょう。
電子署名システム比較7選
ここでは、代表的な電子署名システム7つを事例に、それぞれの製品の特徴を紹介します。
DocuSign
DocuSign（ドキュサイン）は、世界シェア1位を誇る電子署名システムです。世界180か国以上に対応していて、グローバルなビジネス展開を図る企業に適しています。また、印影機能など日本国内向けの機能も備えています。
ISO 27001認定のデータセンターを複数地域に配置し、暗号化されたVPNアクセスを行っているなど、セキュリティ対策も万全です。
クラウドサイン
クラウドサインは、日本国内シェア1位を誇る電子署名システムです。
メール認証での契約締結ができるため、スムーズな契約が可能です。また、雇用契約書や発注書など、幅広い契約書類に対応しています。
「弁護士ドットコム株式会社」が運営しているということもあり、法的書類や決裁書類への対応も充実しています。
また、クラウドサインでは電子署名に加えて認定タイムスタンプを利用することで、データの完全性を担保し、データの改ざん防止をしています。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、インターネットのサービスを総合的に展開する「GMOインターネット株式会社」が運営しています。
主な特徴は、セキュリティ対策が充実していることです。一つひとつの契約書データを暗号化して保管したうえで、データは毎日バックアップされます。そのため、充実したセキュリティ対策によって重要な契約書類を安全に取り扱うことができます。
ContractS CLM
ContractS CLMでは、契約の作成から承認、締結、更新までをワンストップで行うことができます。
また、契約の一斉締結機能があるため、さまざまな契約業務を一元管理できることが特徴です。他にもWord編集機能なども備えていて、契約プロセスの全体最適化を目指す場合に適した製品と言えます。
セキュリティ面では、クライアント・サーバー間の通信で「TLS」暗号化を適用していて、悪意ある第三者による通信の盗聴や改ざんが出来ない仕組みになっています。
NINJA SIGN by freee
NINJA SIGN by freeeは、Googleドキュメントを活用して、システム上でテンプレートやドラフトを便利に編集できることが特徴です。
また、送信料が0円のため、業務で多くの書類を送信する会社にとってお得となる料金体系になっています。
NINJA SIGN by freeeにおいても、契約作成から更新までワンストップ業務に対応しています。
セキュリティ対策においても、通信の暗号化や契約データの暗号化を実施しているため安心です。また、トラブル時のサポート体制も充実しています。
Adobe Sign
Adobe Signは、グローバル企業である「アドビ株式会社」が運営しています。多言語対応していて、海外企業との取引に適していることが特徴です。
また、Microsoft製品やSalesforce製品など、ビジネスで利用する機会の多い他システムとのシームレスな連携も可能です。
スマホやタブレットで送信操作が行えるモバイル版アプリも提供されています。
セキュリティ水準も高く、ISO27001などのセキュリティ基準への適合を定期的に確認するとともに、業界標準の侵入防止システムを使用しています。
BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書では、契約書の締結の他に、社内での申請や承認のワークフローも行うことできます。社内の承認グループや承認ルートなど、さまざまな区分で管理できることが特徴です。
また、最新のブロックチェーン技術を採用した高いセキュリティ性を担保している点も安心できるポイントと言えます。
まとめ：電子署名システムを活用して業務を効率化しましょう
本記事では、契約業務効率化のために電子署名システムの導入を検討している経営者に向けて、電子署名システムの概要やメリット、注意点および選び方を解説しました。
電子署名システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が万全で、かつ自社のビジネスに合ったものを選ぶことが重要です。
キャシュモでは、電子署名システムやその他クラウドシステムを駆使したアウトソーシングを提供し、経理業務の効率化を実現します。電子署名システムをはじめ、間接業務の効率化に興味がありましたら、ぜひキャシュモまでお問合せ下さい。
