法人設立後、大切な契約に印鑑証明書を要求されることがあります。法人設立登記の際に、印鑑登録はしてもらったが印鑑証明書はとったことがない、どうやればいいのかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、法人の印鑑証明書が必要な理由、印鑑登録の方法、法人の印鑑証明書の取得方法などについて解説していきます。
法人の印鑑証明書の取得に必要な印鑑カードについても併せて説明していきますので、ぜひ最後までお読みください。
法人の印鑑証明書とは
法務や総務などの仕事を経験したことの無い人にとって、法人の印鑑証明書はほとんど馴染みがないでしょう。ここでは、法人の印鑑証明書を何に使うのか、どういった場面で必要なのか、なぜ必要なのか、といったことについて、説明していきます。
何に使うのか
個人は勿論、法人でも印鑑証明書が必要になる場面はそう多くはありません。
印鑑証明書が求められるのは、会社として重要な契約をするときであり、登録印での押印と印鑑証明書の添付が必要となります。例えば、法人の銀行口座開設、オフィスの賃貸契約、自動車や不動産の購入契約といった、重要な契約のときに求められます。
なぜ必要なのか
印鑑証明書の提出は、登録印による押印とセットになっています。法人が登録した正式な印鑑で契約書などの書類に押印し、印鑑証明書によって、その印が間違いなくその法人のものであることを証明しているのです。
法人の意思として間違いありません、ということを公に示すために印鑑証明書が求められているのです。
法人の印鑑登録
法人の印鑑証明書を取得する前に、まずは印鑑を登録しておく必要があります。
印鑑登録はどのような手続きで行うのか、登録するときの注意点は何があるのか、また登録した印鑑を紛失した場合には、どのような手続きが必要になるのか、といったことについて、見ていきましょう。
法人の印鑑登録の方法
個人の場合は住民票が登録された区役所や市役所で印鑑登録をしますが、法人の場合、管轄の法務局で印鑑登録をします。会社設立登記と同じタイミングで行うことが一般的です。印鑑届書に登録する会社の実印を鮮明に押印し、会社の商号・本店の住所・代表者の氏名・生年月日等を記入します。
代表者が届け出をする場合には、個人の実印で押印し、3か月以内に発行した印鑑証明書を添付しなければならないので注意が必要です。
代理人が登録を行う場合は、印鑑届書の委任状の欄に受任者の住所・氏名を記入します。委任状に押印する印鑑は代表者個人の実印で、印鑑証明の添付が必要になります。
法人の印鑑登録をするときの注意点
法人の届出印の形状については、特に規定はありませんが、大きさについては「1辺の長さが1cmを超え、3cm以内の正方形に収まるもの」と定められています。一般的には直径18mm程度の丸印が使用されることが多いようです。
登録した印鑑を紛失した場合
法人の登録印を紛失した場合には、再登録が可能です。新しく登録する印鑑と代表者個人の実印、3か月以内に発行した代表者個人の印鑑証明書、代表者個人の公的身分証明書を持参して、印鑑登録してある法務局に改印届を提出します。改印手続きに手数料はかかりません。
法人の印鑑証明書の取得方法
では、実際に印鑑証明書を取得するにはどういった手続きが必要になるのでしょうか。
法人の印鑑証明書は、法務局の窓口で直接取得する方法の他に、郵送やインターネットによる交付申請をすることができます。それぞれ具体的な取得方法をみていきましょう。
法務局の窓口
法人の印鑑証明書の取得に必要なものは、「印鑑証明書交付申請書」と「印鑑カード」、そして手数料です。管轄以外の法務局であっても、必要書類が揃っていれば取得できます。印鑑証明書交付申請書は、法務局の窓口に置いてあるものに記入するか、法務局のホームページから同じ書式がダウンロードできますので、そちらに記入します。申請書には、商号・本店住所・印鑑提出者の資格（代表取締役など）と氏名、電話番号、会社法人等番号などを記入します。
印鑑カードは、登録された代表印の正当な所持者であることを証明するもので、印鑑証明書の交付申請をする際には、申請書と併せて提出が求められます。印鑑カードの取得方法については、後述します。
印鑑証明書の取得手数料は450円です。現金で支払うのではなく、金額分の収入印紙を購入し、申請書に添付して納付します。法務局の近くには印紙の販売窓口があるので、もし手元に収入印紙がなくても、そちらで購入できます。
代表者以外の人でも印鑑証明書を取得することができます。交付申請書の委任状の欄に、取得を委任する旨を記入し届出印を押印します。印鑑届をした提出者の生年月日の記入欄があるので、事前に確認しておくことが必要です。委任状付きの申請書と印鑑カードを併せて法務局の窓口に提出すれば、代表者以外であっても法人の印鑑証明書が交付されます。
郵送
法務局に出向かなくても、時間に余裕があれば郵送によって印鑑証明書を取得することができます。
法務局のホームページから印鑑証明書交付申請書をダウンロードし、必要項目に記入して手数料450円分の収入印紙を貼り付けます。返信用の封筒を用意し、切手を貼って同封して、法務局に送付します。
インターネット
法人の印鑑証明書は、オンラインで取得することも可能です。
その際には、事前に法務局の申請用総合ソフトをPCにインストールしておくことと、請求の前に電子証明書の準備しておく必要があります。インストールした申請用総合ソフトの画面から、印鑑カード番号や印鑑提出者の資格・氏名・生年月日を入力し、電子証明書を添付して申請を行います。
交付方法を、郵送か法務局窓口での受取のどちらかから選ぶことができます。郵送の場合の手数料は410円、窓口で受け取る場合は390円で、手数料はインターネットバンキング、モバイルバンキングで支払います。
申請書の作成が不要な印鑑証明書の取得方法
法務局の「証明書発行請求機」を利用すれば、申請書を作成しなくても印鑑証明書を交付してもらえるので便利です。ただし、すべての法務局に設置してあるわけではないので注意しましょう。
法人の印鑑証明書を発行してもらうには、印鑑カードを証明書発行請求機に挿入し、画面の指示に従って必要事項を入力していきます。印鑑提出者の生年月日は必須項目なので、事前に確認するのを忘れないようにしましょう。
印鑑カードの取得方法
印鑑証明書は、契約する際の法人の意思表示が間違いない、ということを公的に証明する非常に重要な書類です。このため、誰でも簡単に取得できるようだと、不正に使用される恐れがあるため、登録された正当な所持者であることを証明する印鑑カードが必要になります。印鑑カードは、印鑑証明書を請求する際に必ず添付する必要があります。
ここでは、法人の印鑑カードを取得する方法について、簡単に説明していきます。
代表者が申請する場合
法務局の窓口で印鑑登録を提出した代表者が印鑑カードを取得する場合は、届け出をした代表印を持参し、自社の法人登記を管轄する法務局に行きます。
印鑑カードの交付申請書は、法務局に置いてあるものや法務局ホームページからダウンロードしたもの、どちらでもかまいません。必要事項を記入し、届け出している登録印を押印して提出します。押印の際には、汚れたりかすれたりすることがないよう、鮮明な印影になるように注意します。印鑑カードは申請後10分程度で交付されます。印鑑カードの交付に手数料は不要です。
代理人が申請する場合
印鑑カードの交付申請は、代表者本人以外の代理人が代わりに行うことができます。
委任状を作成し申請書と一緒に提出するか、印鑑カードの交付申請書の委任状の欄に申請を依頼する旨を記載し押印します。
郵送申請する場合
印鑑カード交付申請も郵送で行うことができます。
法務局のホームページから印鑑カード交付申請書をダウンロードし、記入例を参考にしながら記入していきます。返信用の封筒に切手を貼って、記入した申請書と同封して管轄の法務局に送付します。
まとめ
ここまで法人の印鑑証明書の取得方法についてご説明しました。
印鑑証明書は、法人としての意思表示を証明する重要な書類になります。登録印、印鑑カードは紛失等しないようにしっかり管理しておきましょう。
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