スケジュール管理システムとは、今まで手帳などの紙ベースで行っていたスケジュールの管理をデジタル化したものです。
デジタル化することでスケジュール管理がどのように変化するでしょうか？
スマホやパソコンなど様々なデバイスでひとつのスケジュールを管理できるようになるため、情報がひとつにまとまり、散らばることがなくなります。また自分だけでなく、社内や社外の人と共有することで、予定の調整が楽になります。
今回は、スケジュール管理システムを導入することによるメリット、たくさんあるスケジュール管理システムの選び方を解説します。
スケジュール管理システムでできること
スケジュール管理システムを導入することで、紙での管理ではできなかったことや大変だったことが簡単にできるようになります。具体的に以下のようなことが可能となります。
・予定の共有
・予定の調整（アポ取り）
・作業時間の確保
・簡易的な勤怠管理
社内のスケジュールをシステム化し共有することで、各社員の予定が簡単に確認できるようになります。自席にいない理由が、会議中なのか、出張で不在にしているのか、休みなのかなどもすぐに分かるようになります。
また、相手のスケジュールがすぐに分かるため、相手の予定を押さえる＝アポ取りが簡単に行えます。特に予定の確保が難しい管理職のアポ取りについて効果を発揮するでしょう。また複数人での会議設定なども、それぞれ共通の空き時間がすぐに分かるためスムーズに行うことができます。
個人の利用方法として、ある程度まとまった時間に集中して作業を行いたい場合などは、自分のスケジュールに作業予定を登録し、誰にも邪魔されない時間を確保するといった使い方も可能になります。
一方で、予定ではなく実績を登録することで、簡易的な勤怠管理や作業報告として活用している例もあります。
スケジュール管理システムを利用するポイント
せっかくスケジュール管理システムを導入しても、効果的な利用ができていないと、業務の効率化がうまく進みません。そんな状況を避けるために、スケジュール管理システムを利用する際に気をつけたいポイントや具体的な活用例についてご紹介します。
・それぞれの仕事の見える化
・作業の予実管理
・備忘録や振り返り
具体的な活用方法として、全員が先々の予定を登録して共有することで、メンバーごとの仕事量をある程度”見える化”できます。管理職は誰の予定が詰まっている＝仕事量が多いか、また長期間に連続して忙しい状態が続いていないか、共有された予定をチェックすることで、問題が起こる前に対策をとることができるようになるでしょう。
また社員にとっては、仕事の予定だけでなく、実績の管理として利用することも効果的です。予定と実績を管理することで、思っていたより時間がかかったのか・かからなかったのかを記録し、今後の作業見積もりの精度を上げることができるようになります。作業のメモや注意点なども記録すれば、その後に似たような問題が起きたときの振り返り情報として活用することもできます。
スケジュール管理システムはこのように、チームメンバー間の効率化だけでなく、利用者個人にも非常にメリットがあるシステムなのです。
スケジュール管理システムの選択ポイント
スケジュール管理システムは歴史が長いため、非常にたくさんの種類があります。無料のものから有料のもの、個人向けのものから大企業向けのもの、スケジュール管理だけでなくチャットや資料の管理機能もあるものなど、自社にあった製品選定が可能となります。選択する際の確認ポイントについて解説します。
価格
無料のものでも必要十分な機能があればよく、無駄に有料製品を選択する必要はありません。後述するGoogleカレンダーなどは非常に高機能ながらも無料で利用可能です。
機能・利用範囲
利用範囲をどうするか、ということも選択のポイントです。社内で導入するにあたり、全社的に導入するのか、また特定のメンバーや部署だけで使うのかで選定する製品が変わってくるでしょう。
他システムとの連携
連携するシステムがあるのかも選択ポイントとなります。例えば社内のパソコンだけで利用できればいいのか、もしくは個人のスマートフォンでの利用も必要か確認しましょう。
クラウド/オンプレ
最近の傾向では、オンプレサーバの運用・保守費用が負担になることが多いため、セキュリティ的な条件が許すのであれば、クラウドでのシステムを採用する例が多くなっています。クラウドは確かに運用面やデータ連携などの面で便利ですが、自社のセキュリティポリシーに適合するかは確認の必要があります。
サポート、日本語対応
利用者がみなシステムに詳しいとは限らないため、システム提供側のサポート、特に日本語で利用できるかは大きな選定基準になるかと思います。
海外のクラウド系システムでは、対応言語に日本語がないだけでなく、時差の影響でサポートも業務時間とずれている可能性もありますので、事前に確認しておく必要があります。
おすすめのスケジュール管理システムの紹介・比較
ここからは、実際にスケジュール管理システムを選定する上で、定番のシステムから変わり種のシステムまでをご紹介していきます。
定番・高機能
まずは定番で高機能な製品としてはMicrosoft 365 とGoogle Workspaceをご紹介します。
Microsoft 365
Microsoftが提供する365は、Windowsと親和性が高いシステムです。みなさんがよく使われるOfficeを基本として、OutlookやTeamsといったコミュニケーションに強いツールも利用可能であり、またネット上の情報も多いため機能面での不足はないでしょう。
Google Workspace
GmailやGoogleカレンダーを含んだ、Googleサービスを統合的に利用可能なシステムです。アカウントは 「@gmail.com」形式ではなく、「@example.co.jp」といったような自社の独自ドメインを使用することも可能なため、まるで自社の独自ドメインであるかのように利用できるというメリットがあります。
安心・国産
安心の国産ツールとして、サイボウズOfficeと LINE WORKSをご紹介します。
サイボウズ Office
サイボウズは国内企業でもグループウェアの分野で有名なメーカーです。純国産の安心感と分かりやすいインタフェースで人気のあるシステムです。
LINE WORKS
スマートフォンのコミュニケーションツールとして最も有名なLINEの法人向けシステムが LINE WORKSです。個人向けに広く普及しているシステムをそのまま企業向けに提供しているので、操作を新しく覚える必要がなく高い生産性が期待できるツールとなっています。
変わり種
変わり種のシステムとして、Trelloとasanaをご紹介します。この2つはスケジュール管理機能もありますが、タスクの管理を重点に置いたシステムとなっており、各タスクの進捗状況などを可視化するのに非常に便利なツールとなっています。
Trello
トヨタ自動車の「カンバン方式」は有名ですが、それをシステムで実現するのがこのTrelloになります。個人向けというよりもチームとしての課題を解決していくのに向いているでしょう。
asana
このasanaもTrelloと同様に、カンバン方式を実現するシステムで、チームが抱えているタスクをだれがいつまでに消化していくのかを可視化することができるシステムとなっています。
まとめ
スケジュールは個人で管理すればいいという時代は終わり、チームや社内など関係者で共有することが当たり前となっています。単純に未来の予定を管理するだけでなく、今現在の負荷状況を把握したり、過去の仕事の情報を蓄積していったりといった使い方もできるようになっています。これらのツールを使いこなすことで、より効率的な働き方を実現していきましょう。
