コロナ禍で、リモートワークの広がりと共に、フリーアドレスによる多様な働き方が増えてきています。それに伴い、従来型のオフィスは常に必要なものとはならなくなりました。
従来型のオフィス機能を制限したレンタル型のオフィスサービスも増えてきており、その代表的な存在が「コワーキングスペース」、「シェアオフィス」、「バーチャルオフィス」などです。
本記事では、この「コワーキングスペース」、「シェアオフィス」、「バーチャルオフィス」の違いについて比較しながら詳しく解説します。さらに、ケース別に最適なオフィスサービスの選び方についてもご紹介していますので、ご参考になれば幸いです。
コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスそれぞれの特徴
「コワーキングスペース」、「シェアオフィス」、「バーチャルオフィス」、これら3種類のオフィススタイルそれぞれの特徴とメリット・デメリットについて解説します。
コワーキングスペースとは？
コワーキングスペースとは、オープンなスペースにテーブルや椅子が並べられているだけのオフィススタイルです。カフェテリアや図書館のような、開けたスペースと似ています。
個室や固定のデスクはなく、異なる企業や業種のユーザー同士がワーキングスペースを共有する点がコワーキングスペースの特徴です。そのため、フリーアドレス形式の働き方と高い親和性があります。
コワーキングスペースのメリット
・オフィスの賃貸費用やランニングコストを大幅に削減できる
・オフィス家具や設備が揃っているため、初期費用を抑えられる
・スピーディな起業がしやすい
・オープンスペースの特性上、自然と交流が生まれやすい（コラボレーションが期待できる）
従来のオフィスでは、オフィス自体の賃貸費用、光熱費や通信費といったランニングコストがかかります。コワーキングスペースはオープンスペースを他の企業やビジネスパーソンと共有するため、オフィスにかかるコストを大幅に削減できます。
加えて、コワーキングスペースには、オフィス家具やWiFiなどの設備があらかじめ用意されているため、初期費用が抑えられる点もメリットです。この点は、スピーディな起業にもフィットするでしょう。
また、オープンスペースの特性上、常に同じ空間で異なる業種の企業やビジネスパーソンが共に仕事をしています。そのため、自然と交流が生まれやすく、コラボレーションが期待できる点もコワーキングスペースのメリットです。
コワーキングスペースのデメリット
・周囲の雑音をシャットアウトできない
・商談やWEB会議には適さないケースもある
・セキュリティ対策や機密情報の保護が難しい
・使用したいスペースを常に利用できるとは限らない
コワーキングスペースでは他のユーザーも仕事をしているため、常に周囲には雑音のある状態が想定されます。この点は、仕事の集中力を阻害するだけでなく、商談やWEB会議においても避けたいデメリットになり得るでしょう。
そしてコワーキングスペースには個室がなく、常に人が出入りしているため、高いレベルのセキュリティ対策は期待できません。この点は大きなデメリットとなります。
また、ビジネスにおいては、プロジェクトによって最適なオフィスが異なります。コワーキングスペースはオープンスペースなため、常用が確約された仕事場はなく、理想的なオフィス環境を整えられない場合もあるでしょう。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスとは、コワーキングスペースと同様にオープンスペースのオフィススタイルです。シェアオフィスとコワーキングスペースはしばしば混同されますが、コワーキングスペースに比べ、シェアオフィスの方がやや従来型のオフィスに近い特徴を持っています。
シェアオフィスサービスによって差はありますが、シェアオフィスにはコワーキングスペースにはない個室が用意されているケースも多くあります。シェアオフィスはコワーキングスペースのデメリットに不満を感じるユーザーの需要を満たす存在で、コワーキングスペースと従来型オフィスの中間に位置づけられる存在です。
シェアオフィスサービスの内容や料金体系には様々あり、コワーキングスペースと同じ特徴を持ちながらも、より幅広いニーズに対応しています。
シェアオフィスのメリット
・従来型オフィスよりも大幅にコストを削減して仕事場を確保できる
・個室や会議室を利用して周囲の雑音をシャットアウトできる
・固定席サービスを利用すれば、コスト削減と仕事環境構築の両立が可能
・コワーキングスペース同様に、コラボレーションによるイノベーションが期待できる
シェアオフィスは、コワーキングスペースの特徴に従来型オフィスの機能を取り入れているため、コスト削減効果や他の企業との交流といったメリットが得られます。
一方で、個室や会議室を利用できることから、商談やWEB会議でデメリットとなったコワーキングスペース特有の周囲の雑音を解決できる点もメリットです。
さらに、固定席サービスを利用すれば、オフィス環境構築にかかるコストを大幅に削減しながらも、常用の仕事場を確保できます。
シェアオフィスのデメリット
・個室や会議室を必要な時に使えない場合がある
・コワーキングスペース同様にセキュリティ対策が難しい
・追加料金がかかりコワーキングスペースよりもコストが高くなる場合がある
シェアオフィスの個室や会議室はオープンスペース同様に、他のユーザーと共有するため、必要な時に使えないケースが発生します。これは、商談やWEB会議などのアポイントメントを決める際にデメリットとなるでしょう。
シェアオフィスもコワーキングスペースと同じく人の出入りが多く、WiFiといった通信設備も共有します。そのため、セキュリティ対策の面では高いレベルでの保護が難しくなります。
また、コワーキングスペースにはないシェアオフィスのサービスは、オプションとして追加料金がかかる場合があります。その結果、コワーキングスペースよりもコストが高くなるのはデメリットです。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスは、物理的なオフィス空間を持たないオフィスレンタルサービスです。実際にバーチャルオフィスで仕事することはできませんが、法人登記や郵便物の受け取りといった秘書業務など一般的なオフィス機能を利用できます。
バーチャルオフィスの住所を利用して、銀行で法人口座を開設もでき、雇用保険や社会保険にも加入できます。
バーチャルオフィスのメリット
・低コストで一等地の住所が手に入る
・必要な時にだけ会議室を利用できる
・自宅住所をビジネスで使わなくていい
都心一等地の住所は、ビジネスにおいてはブランディング効果がありますが、実際にオフィスを構えると高いコストが問題です。しかし、バーチャルオフィスなら、物理的なオフィスなしに、一等地の住所を低コストで手に入れられます。
これは、低コストで高いブランディング効果を得られるだけでなく、自宅を中心に仕事をする場合などにはプライバシー保護の面でもメリットです。
また、バーチャルオフィスには秘書業務の代行サービスの他、必要な時だけ会議室やFAXなども利用可能です。常に使わないオフィス機能を、状況に応じて一時的に利用できる点もバーチャルオフィスのメリットになります。
バーチャルオフィスのデメリット
・検索で他企業と住所が同じになってしまう（信用面の不安）
・他の場所に仕事場を確保しなくてはならない
・イレギュラーな顧客対応が難しい
・行政の許認可が受けられないケースがある
バーチャルオフィスは一等地の住所を低コストで登記できますが、他の企業も同じ住所になる可能性があります。企業をインターネットで検索した場合に、検索結果に自社だけでなく他社も表示されてしまうのです。顧客によっては、信用面でデメリットになるケースもあるでしょう。
また、バーチャルオフィスには物理的なオフィスがないため、登記した住所にイレギュラーな顧客の来訪があっても対応できません。仕事場は他の場所に確保しなければならないため、自宅などで仕事する場合には、大きなデメリットになる業種もあります。
物理的なオフィスを持たないバーチャルオフィスの特徴は、行政からの許認可を得る際にもデメリットになるケースがあり、特に弁護士、税理士、司法書士などは開業が難しくなる可能性が高いです。
コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスの比較
コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスの特徴について解説しましたが、より詳しくそれぞれの違いについても比較していきたいと思います。
コワーキングスペースとシェアオフィスの比較
コワーキングスペースとシェアオフィスに共通しているのは、オープンスペースを他のユーザーと共有するというオフィスコンセプトです。シェアオフィスはコワーキングスペースの機能を内包しているとも言え、交流によるイノベーションの促進や、人脈を広げる機会の多さなども共通しています。
コワーキングスペースは低コスト化を図るため、従来型のオフィスから多くの機能がそぎ落とされています。レンタル費用を安くできるのはコスト面でメリットがありますが、機能面では業種によって不足に感じられる部分が出てくるのも当然のことです。
シェアオフィスはコワーキングスペースと同じコンセプトを持っていながらも、コワーキングスペースに足りない「個室」、「騒音のシャットアウト」、「会議室」といったオフィス機能が追加されています。
その分だけ、オプションサービスとなるものもあり、コワーキングスペースよりもコストがかかるケースがあります。コワーキングスペースに従来型のオフィス機能を追加したのが、シェアオフィスと捉えることができます。
バーチャルオフィスとコワーキングスペース・シェアオフィスの比較
バーチャルオフィスとコワーキングスペース・シェアオフィスの大きな違いは、「物理的なオフィス空間の有無」です。
バーチャルオフィスはコワーキングスペース・シェアオフィスとは異なり、オープンスペースに基づいたコンセプトではなく、従来型のオフィスから物理的なオフィス空間を取り除いたものになります。
賃貸すると大掛かりでコストのかさむ従来型のオフィスに対して、オフィス空間はいらないが住所など必要最低限のオフィス機能だけ欲しいというニーズに応えているのがバーチャルオフィスです。
そのため、コワーキングスペース・シェアオフィスに比べ、物理的なオフィス空間が不要なバーチャルオフィスは、港区など都心一等地の住所を低コストで取得しやすいメリットがあります。
フリーアドレスにこだわらないならレンタルオフィスがおすすめ
コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスはいずれもコスト面で魅力的ですが、セキュリティ対策にも配慮した常用のオフィス空間というニーズには向きません。
この場合、短中期的なオフィスにはレンタルオフィスがおすすめです。レンタルオフィスは従来型のオフィスの設備や家具などがパッケージ化されたレンタルサービスです。オープンスペースではなく、固定席や常用の会議室・個室も自由に使えるため、コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスのデメリットを解決できます。
コスト面ではコワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスには劣りますが、フリーアドレスにこだわらないなら有力な選択肢となるでしょう。
[ケース別]コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスの選び方
最後は、ケース別に具体的なコワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスの選び方をご紹介します。
コスト削減と交流によるイノベーションを両立させたい
オフィスにかかるコストを大幅に削減しながらも、他企業やビジネスパーソンとの交流によるイノベーションを両立させたい場合はコワーキングスペースがおすすめです。
コワーキングスペースはコストが低いため起業しやすく、スタートアップ企業や個人事業主の人脈作りにも大きなメリットがあります。
また現状のビジネススタイルに何かが足りないと感じている場合も、積極的にコワーキングスペースを活用することにより、交流の中で社員が刺激され、それがイノベーションとして自社に還元される効果も期待できます。
基本はフリーアドレスでいいが時々個室が必要になる
コロナ禍においては、リモートワークの促進により、フリーアドレスの働き方も広がってきています。そのため、基本的には常用の従来型のオフィスが不要な企業も増えてきているのです。この場合、一見コワーキングスペースが最適に思われるかもしれません。
しかし、ここで問題となってくるのは、個室が必要となる場合の対応です。一時的に個室が必要となるケースが多いのであれば、シェアオフィスを選ぶのが良いでしょう。
シェアオフィスは、コワーキングスペースにはない、個室や会議室といったオフィス機能が追加された、フリーアドレスに適したオープンスペーススタイルのオフィスだからです。
営業などの外出先での仕事場を低コストで確保したい
事業を拡大していく場面では、積極的な営業活動が不可欠になります。リソースに余裕がある企業であれば支社を構えることもできますが、これは全ての企業に当てはまりません。
支社は構えられないが、営業先や外出先でのちょっとした仕事場を確保したい場合、コワーキングスペースやシェアオフィスを活用されるのがおすすめです。
各地で商材など営業に使う物品の保管が必要な場合はレンタルトランクルームを活用し、コワーキングスペース・シェアオフィスとセットにすることで、低コストの仮想支社を構えることも可能になります。
物理的オフィスは不要だが一等地の住所は欲しい
自宅などプライベート空間を仕事場とした個人事業主やスタートアップ企業の場合、物理的なオフィス空間は不要でしょう。しかし、ビジネスの拡大のためには港区といった都心一等地の住所は欲しいところです。この場合は、バーチャルオフィスが最適となります。
法人登記や銀行口座開設、郵便物の受け取りも、バーチャルオフィスの住所で対応できます。これなら、自宅住所などプライバシー保護対策にも有効です。
まとめ
コワーキングスペース・シェアオフィス・バーチャルオフィスの違いを比較しながら、ケース別の選び方についても解説しました。
コワーキングスペースとシェアオフィスはオープンスペースを基本としており、他のユーザーと共有しながら仕事場を低コストで確保できます。従来型のオフィス機能をそぎ落としてシンプルにしたコワーキングスペースに対し、個室や会議室といった機能を追加したのがシェアオフィスです。
コワーキングスペースとシェアオフィスは共にフリーアドレスの働き方と親和性が高いですが、個室や会議室が必要になるシーンが多い場合はシェアオフィスを選ばれるのがおすすめです。低コストと他ユーザーとの交流を重視されるなら、コワーキングスペースが最適になります。
また、バーチャルオフィスはコワーキングスペース・シェアオフィスとは異なり、物理的なオフィス空間を持たない「仮想オフィス」です。バーチャルオフィスは低コストで港区といった都心一等地の住所を取得でき、法人登記や銀行口座開設などもできます。
バーチャルオフィスは他の場所に仕事場が必要になりますが、住所だけ欲しい場合に選ぶのがおすすめです。