繰り返し報道されているように日本の人口は毎年減少していますので、今後、企業は必要な人材を確保することが困難になります。そのような将来に対応するため、今のうちから会社の業務の内容を見直していかなくてはなりません。
人材が確保できないのは大変困りますが、確保できたとしても、教育・給与・賞与・退職金・法定福利費・福利厚生と多大な経費が必要になります。
その業務は本当に多大な経費と時間をかけて社内で行う必要のある業務なのでしょうか。だからといって、突然「アウトソーシングを活用すべき」とのアドバイスや指摘を受けても、いったいどのように進めたらいいのか迷ってしまうかもしれません。
この記事では、人口減少社会を迎えるにあたり、アウトソーシングについて、その根本から考え直し、導入を成功させるポイントについて解説していきます。
そもそもアウトソーシングとは?
アウトソーシングは、「外部（out）から調達（sourcing）」することです。
「外部（out）」は、社外のことですが、「調達（sourcing）」という言葉の意味は「調査して価格を決め、契約をする」ことなので、仕入れから備品まで外部から購入しているものはすべてアウトソーシングということになります。
しかし、日本では一般的に、材料仕入れや備品の購入に関して“アウトソーシング”という言葉を使うことはありません。人間でないとできないサービスを外部から調達して企業活動に生かす方法、つまり「人間が行うサービスそのものの外注」をアウトソーシングといいます。
アウトソーシングの始まりとは
アウトソーシングという言葉はすでに一般的になっていますが、始まりは1960年代のアメリカでした。設備投資・運営費用が高い情報処理の分野でシステムコンサルティングを外注したのが始まりと言われています。
日本では、1989年にセブンイレブン・ジャパン社が情報システム部門を野村総合研究所に一括委託したことが最初のようです。
なぜアウトソーシングを使ったのか
アウトソーシングの始まりの例を見てみると、行う必要のある業務のノウハウが社内にない場合、自社の人員を育成してからその業務に取り掛からせるのでは、時間や費用が膨大なものとなってしまうので、これを避けるためにアウトソーシングを活用したのだといえるでしょう。
情報システムの開発が、その会社のメインの収益を生み出す業務ではなかったはずです。このようなノンコア業務を外注して、社員をメインの業務に集中させるために、アウトソーシングは活用されてきたということができるでしょう。
アウトソーシングは定型業務のためにも活用される
ほかにも、定型的で繰り返し行われる業務を専門家に任せた方が、高い品質が得られる場合にもアウトソーシングが行われるようになりました。単純な事務作業の外注のみならず、効率化、品質の向上、社内の事業を再構築するなどの付加価値を生み出すためにアウトソーシングは活用されています。
「自社で行うか・アウトソーシングするか」の判断はどうする？
アウトソーシングした方がいいのではないかと社内で俎上（そじょう）に載った業務があったとします。これを判断する方法としては次のプロセスが考えられます。
その業務は直接収益を生み出すことに直結しているかどうか
その業務は、”会社の利益を生み出すこと”に直接関係している業務かどうか考えてみましょう。もしそうでないのなら、その業務はアウトソーシングの検討の対象となります。
その業務は定型化できるか
定期的に決まった手順で行う必要がある業務は、アウトソーシング向きです。これまで社内で行ってきた業務でも専門家にアウトソーシングすれば、より安く、しかも精度が高くできるかもしれません。定型化した業務が、途切れることなく高い品質で、継続的に行われることが、社内を円滑に回すのには重要です。
その業務に高度な判断は不要か
決まった業務を定期的に行うためには規定通り、マニュアル通りに実行していくことが重要です。決まったことをきちんと実行するのに高度な判断力は必要とされません。こうした業務はアウトソーシングに向いています。高度な判断は必要ないにしても仕事の品質を高い状態に維持するとなると、社内ではなかなかできないものです。
その業務は難易度が低いか
難易度が低くマニュアル化することができて、訓練すればだれでもできるようになる業務はアウトソーシングに向いています。そのような業務を社内で行うことは簡単かもしれませんが、社内だと担当者のモチベーションが低下し、品質の低下を招きやすい側面もあります。そのような業務に人件費をかけるよりもアウトソーシングした方が良いという判断も成り立ちます。
中小企業にとってのアウトソーシングのメリット、デメリット
しかし、社内業務をアウトソーシングする際には慎重な判断が求められます。中小企業にとってはなおさらです。ここでは、中小企業にとってアウトソーシングがどのようなメリットとデメリットがあるのか見てみましょう。
メリット1：高度なスキルを持った人材を使える
アウトソーシング先には、その業務の高度な専門スキルを持った人材がそろっています。自社内に人的リソースがない、あるいは異動したばかりでその業務に対する経験年数が足りないといった場合、時間ばかりかかって低品質な仕事をしてもらうより、高度な専門スキルを備えたアウトソーシング先に委託した方が良いということになります。
メリット2：社員を育成するコストを削減できる
定型業務には一定の品質が要求されます。しかし、自社でそれに必要な人材を採用・育成することを考えた場合と、アウトソーシングと比較すればコストパフォーマンスは明らかでしょう。アウトソーシングのメリットは教育研修にかかる費用や時間が削減できるところにあります。
メリット3：業務スピードと競争力の向上
アウトソーシング先はその業務を請け負うために高度なスキルを持った人材をそろえています。また、社内ではアウトソーシングによって不要となった時間を、社内のより重要な業務に割り振ることができるので、全体的な業務スピードは相対的に上がります。さらに利益に直結した業務に社員を集中させれば、同業他社との競争力もあがるはずです。
デメリット１：社内にノウハウが蓄積されない
業務をアウトソーシングするメリットは説明しましたが、デメリットも考えられます。
アウトソーシングは、社内でその業務を行わないので、その業務に関するノウハウが社内
蓄積れません。ですので、将来その業務を社内で取り込むことになった場合に困る可能性があります。
デメリット２：コストに注意する必要がある
社内が効率よくなったからといって漫然とアウトソーシングを続けていると、業務量やビジネスモデルの変化などにより、いつの間にか「社内で行った方が安いのではないか」と思える状況になることがあります。自社で賄えるならアウトソーシングする必要はありません。常に、このような状態になっていないかチェックする必要があります。
デメリット３：ガバナンスの問題
アウトソーシングが大成功したので業務範囲を少しずつ広げてしまうことがあります。そうすると、いつのまにか、その業務分野全体がアウトソーシングされてしまっていて、いざ企業が別の体制にチェンジしてビジネスプロセスを変えようとするときに、会社の方針が実行できず、身動きが取りにくくなることも考えられます。
デメリット4：情報漏洩のリスク
社員や顧客の個人情報が入ったデータをアウトソース先に渡す場合、その情報が外部に漏洩するリスクがあります。秘密保持契約があり、アウトソース先が固く約束していたとしても、漏洩してしまえば後の祭りとなりますので注意する必要があります。
アウトソーシングを成功させるポイント
では、アウトソーシングを活用して現在より効率を上げるにはどのようにすればよいのでしょうか。
目標を明確にする
「自社内に適当な人材がいないのでアウトソーシングしてみた」といった程度では失敗のリスクが大きくなります。
たとえば、「原価管理を外注したい」というのであれば、これを社内でやった場合の費用とアウトソーシングした場合の費用を見比べ、仕事の早さ（何日短縮）と品質（見やすい・精度が高い）とそのことによって経営にどのようなメリットを求めるのか（販売戦略が立てやすくなった結果、どれくらい売上が伸びるのか）を数値化して明確にしておきます。
目標が明確であれば、担当者もアウトソーシング先も仕事がやりやすくなります。
問題点を明確にする
社内で行っているノンコア業務に、あまりにも多大な費用が掛かっている場合はアウトソーシング検討の対象になりえますが、このとき何が問題になっているかを明確にしておく必要があります。
仕事のプロセスや、人の性質や能力の問題を変えることが困難であれば、アウトソーシングしてしまうことも一つの解決策と言えるでしょう。しかし、根本となった問題が社内に残ったのではメリットも半減するというものです。
アウトソーシングは改革の一つですが、それには思い切った施策が必要になることもあると心得ておきましょう。
過度な期待をしない
アウトソーシングによる達成目標の設定に際しては、無理な目標を掲げないことが重要です。アウトソーシングは万能ではないので、アウトソーシング先のプロセスやスキルを十分に理解したうえで、達成可能な目標を立てることが成功のカギとなります。
アウトソーシングはお金を払えば何でもやってくれるわけではありません。高い目標を設定したいときは十分な話し合いが必要になるでしょう。
自社の業務を発展させるアウトソーシング企業を選ぼう
アウトソーシングは、自社の業績を向上させるものでなければ意味がありません。料金の安さは大事ですがそれにとらわれずに、共に手を取り合って社業の発展に協力してくれるところがよいアウトソーシング先です。
良いアウトソーシング先を選ぶためには、自社の現状を十分に知ることから始めましょう。そして、今後どの業務に社内の経営資源（人、モノ、金）を集中させるかについて明確にしたうえで、アウトソーシングの目的と目標を決めることが重要です。
そうすることで、その目的と目標に合致したアウトソーシング先を見つけることが可能となります。