ペーパーレス化とは
ペーパーレスとは、紙媒体を電子化することでデータとして活用・保存することを指します。
主な目的は、紙媒体を電子化することで業務効率化を図ることやコスト削減を目指すことです。
ペーパーレス化の現状
新型コロナウイルス感染対策としてテレワークの実施率が上昇しており、すでに多くの企業がペーパーレス化の取り組みを進めています。
ペーパーレス化を行うことで業務効率化やコスト削減に繋げることが出来ます。
しかし、ペーパーレス化にはさまざまな課題があるのが現状です。
例えば、ペーパーレス化に対応するための設備の導入や社内ルールの整備などの対策が事前に必要です。
ペーパーレス化を進めるためには、事前に課題を理解した上で取り組むようにしましょう。
ペーパーレス化のメリット・デメリット
メリット
業務効率化が図れる
紙媒体を電子化することで資料や情報を検索することができるようになります。
今まではどこにあるかわからない資料を探すのに時間も労力もかけていましたが、電子化することによって手間を無くすことができます。
コスト削減につながる
紙媒体を用いる場合、用紙代や印紙代、インク代、印刷機器、メンテナンス費用、書類郵送費用、倉庫保管費用、廃棄費用など様々な費用がかかります。
しかし紙媒体から電子化することによって紙自体が無くなり費用を減らすことが出来ます。
そして紙媒体を管理する時間的コスト、人的コストも削減出来るようになります。
省スペース化ができる
通常業務で紙媒体の場合、印刷機器や書類の保管スペースが必ず必要になります。
しかし電子化することで省スペース化を図ることが出来ます。
省スペースをすることが出来れば、オフィスの縮小化に繋がり毎月大きな費用となっていた賃貸料を減らすことが出来ます。
セキュリティ強化ができる
紙媒体の場合、紛失や情報漏洩のリスクがあります。
しかしデジタル化した資料ならパスワードやアクセス権限を設定することが出来ます。
さらに紙媒体の場合、物質的な劣化や破れなどのリスクを排除できるメリットもあります。
中小企業におけるメリット
特に慢性的な人材不足や、限られた資源で経営をやりくりする必要のある中小企業において、ペーパーレス化は大きなメリットとなります。省力化や省スペース、コスト削減だけでなく、ペーパーレス化によって限られた人材をコア業務に集中させ、事業の発展に寄与させることが可能となります。
デメリット
導入コストがかかる
書類を電子化するためには、スキャナーなどのハードウェアやソフトウェア、アプリケーションなどのツールが必要となります。
また閲覧するためのタブレット端末やスマートフォンなどの費用、環境設定の整備にかかる物件費や人件費なども必ず必要となります。
移行による作業効率の低下
ペーパーレス化を行う場合、アナログ作業からITを活用するようになります。
IT活用が始まり新しいシステムを導入すると不慣れな人にとっては、今までと比べて作業効率が落ちることが考えられます。
また新しいやり方に変わることでストレスを感じたり、慣れるまでにどうしても時間がかかったりしてしまいます。
資料の全体像が見づらい
パソコンのディスプレイサイズによっては、一度に表示出来る情報量に限りがあります。
もし内容確認に時間がかかる場合は、複数のディスプレイを用意したり、大きいサイズの画面を用意する必要があります。
システム障害のリスクがある
ネット環境やクラウドサービスに障害が出た場合、業務上に支障が出るリスクがあります。
またサーバーや端末が故障すると、データを失ってしまう危険性があります。
システム障害などのリスクに回避するためにパックアップを取るなどの対策は必ず行う必要があります。
ペーパーレス化の対象となる書類とは
ペーパーレス化を行う上で全ての書類が対象となるわけではありません。
例えば、重要性の高い文書や現物性が高い文書などはデータ化出来ない場合があります。
その為、電子化することで業務効率化に繋がる書類を見極めて紙と電子書類両方を併用することが大切です。
以下、ペーパーレス化の対象となる書類の例になります。
・経費に係る領収書
・社内稟議書
・カタログやパンプレット
・社内資料
ペーパーレス化の基本手順
目的を決める
ペーパーレス化を進める上で最も大切なのは目的の明確化です。
基本的にこれまでの業務フローから変えることによってメリットがなければいけません。
その上で、会社全体、チーム全体でどの目標に向かって行くのかは共通認識を持っておく必要があります。
例えば
・業務効率化による経費◯◯％削減
・ペーパーレス化による◯◯％のテレワーク推進
・オフィススペースの縮小化
導入する前にまずは目的を明確にした上で逆算して計画を組むようにしましょう。
対象書類を選定する
目的が明確になったら、次は対象書類の選定を行います。
繰り返しになりますが、ペーパーレス化を進める上でいきなり全てを無くすわけではありません。
また目的によって対象書類を異なります。
なのでまずは目的に応じて対象書類を絞った状態から導入を進めていき、徐々に範囲を広げるようにしましょう。
例えば
・業務効率化による経費◯◯％削減
⇨手間のかかる書類から取り組む。
・ペーパーレス化による◯◯％のテレワーク推進
⇨出社の手間がかかる書類から取り組む。
・オフィススペースの縮小化
⇨大量に印刷されている書類から取り組む。
ツールを決める
ペーパーレス化をする上で、目的と対象書類にあったツールを選定することはとても重要です。
また既に導入しているハードウェアやソフトウェアとの互換性があるか確認しておくのが良いでしょう。
導入後に業務効率の低下やコストアップにつながることがないように慎重に吟味する必要があります。
運用ルールを決める
ペーパーレス化において事前に運用ルールを決めておくことはとても重要です。
これまでの紙対応で行っていた業務フローが大きく変わる為、社内運用ルールをきちんと決めておかなければ大きな問題に発展する可能性があります。
例えば、電子保存するファイル名やフォルダ名に明確なルールを設定していなければ、必要書類がどこに保存してあるのかわからなくなり、業務効率が低下します。
またデータを誤って消去してしまうことも考えられます。
目標に向かって運用できるように会社全体、チーム全体で一丸となって明確なルールを決めてシステム導入に取り組む必要があります。
従業員へ説明会を開催する
日々の業務で手一杯な状況でいきなり運用開始した場合、現場は混乱してしまい必ずトラブルが発生してしまいます。
その為、ペーパーレス化の運用開始する前に、今後の運用方法に関して事前に従業員へ周知しておく必要があります。
実際に実務を行うのは現場の従業員である為、共通認識を図る上でも必ず時間を設けて説明を行うことでスムーズな移行に繋げることが出来ます。
また説明会を行うことで運用上の疑問点などを解消しておくことが出来ます。
運用を開始し、問題点を見つける
事前準備が整いましたらいよいよ運用を開始します。
実際に運用してみることで出てくる不都合な点や気付かなかった問題点が出てくると思うので目的に向けた運用ができるか確認していきます。
例えば、業務効率化による経費削減が目的だったのに、思った以上に手間がかかり人件費が嵩むようであれば見直しが必要になります。
ペーパーレス化はあくまで手段であり、ゴールではないので最初に計画した目的がちゃんと達成できるのかを考えて行動するようにしましょう。
修正を繰り返して目的を達成する
明確にした目的が達成できるように問題点や課題をクリアしながら改善を繰り返すことが大切です。
またペーパーレス化に移行ができた後は、定期的に運用がちゃんと出来ているのか、目的達成に向けた効果がどのくらい出てるのか評価をする必要があります。
定期的な評価を確認しながら会社全体で目標達成に向けて活動していきましょう。