会議の技術 ~生産性の高い話し合いをしましょう~

経営お役立ち情報

皆様の会社ではどれくらいの時間を会議に費やしていますでしょうか?仮に週休2日の会社で平均して1日1時間を会議に充てている場合、週に5時間で年間50週とすると、1年間で5×50=250時間を会議に使っていることになります。

日本のホワイトカラーの生産性が低いという統計が出ていますが、会議の質がその要因の1つとも言われています。今回は会議を行う際のポイントをまとめてみました。

前提:会議には技術が必要

「会議と称して集められたが、社長の独演会になってしまった」「いろいろ発言は出たが、何が決まったのかわからないまま解散した」など、会議が終了した後にため息が出た経験をお持ちの方は少なくないと思います。

そもそも会議というのは実はとても負担がかかるものです。議論の場では、人の話を聴く、議題について考える、考えた内容を言葉にして伝えるなど、脳が複数のことを同時に処理しています。なんとなく集まって議論を始めてしまうと、キャパシティオーバーとなり、議論が上手くいきません。

そのようなことを防ぐためには、2つの技術が必要になります。「仕込み」と「仕切り」です。

仕込み=準備の3要素

「仕込み」は会議前の準備のことです。準備といっても詳細なアジェンダ(議題)を作成したり、配布資料を作りこんだりすることではありません(状況によっては必要になりますが)。必要なのは以下の3つです。

① 会議の目的を明確にすること
② 参加者の状況を把握すること
③ 論点を整理しておくこと

会議と言っても目的は、情報共有、課題解決、承認など様々です。何をするために集まるのか明確にしましょう。そして、参加者について「何を知っているのか」「何を知らないのか」「賛成派or反対派」など可能な限り把握しておくことも重要です。そのうえで、何について議論するのかを事前にまとめておくことで、迷走を防ぐことができます。

仕切り=ファシリテーションの基本

会議の司会進行役のことをファシリテーターと呼びます。慣れや経験も必要ですので、誰でも急にできるわけではありませんが、以下の3つを意識することで、比較的議論の場を仕切れるようになるはずです。

① 議論の方向づけ
② 発言を引き出す
③ 結論をまとめる

当初の目的を果たせるように方向づけして、参加者全員が発言できるように立ち回り、会議の最後に「結論はこれでいいですか?」というようなかたちでまとめることができれば、価値のある会議になると思います。

働き方改革や、生産性向上がテーマとなっている昨今ですので、少しの時間も無駄にしないように、社内の会議の在り方を検討してみてはいかがでしょうか。

<良い会社チェックリスト>

□会議を行う際に、目的を明確にしていますか?
□自分以外の人もしっかりと発言していますか?
□すべての会議で結論が出ていますか?

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