近年、社会情勢の移り変わりや政府の施策によって、Web会議に注目が集まっています。
Web会議に利用する「Web会議システム」として代表的な「Meet」「Zoom」「Teams」などは、誰でも一度は聞いたことがあるのではないでしょうか？
世間では在宅ワークの比率も高まり、通常の会議では不便な場面も多く出てきています。遠く離れた者同士で会議ができるWeb会議は、業務の効率化を目指すうえでとても重要です。
しかし、Web上には数多くの「Web会議システム」が乱立しているため、正しい知識がないと、どれを選べば良いのかわかりません。そこで今回は「Web会議システム」の種類やメリットに触れつつ、主要なサービスを「価格」「機能」「サポート」の3つの面から徹底比較します。
Web会議システムとは？
「Web会議システム」とは、その名の通りWeb会議に利用するシステムのことです。Web会議はインターネットを通じて行われるため、「Web会議システム」を必ず導入する必要があります。
そもそもWeb会議とは？
Web会議とは、インターネットを通じて映像や音声、チャットなどでやり取りをおこなう会議のことです。
場所の離れた者同士でもかんたんに会議を行える利便性から、近年急激に需要が高まっています。
テレビ会議との違いとは？
「テレビ会議」とよく一緒にしてしまいがちな「Web会議」。しかし、「テレビ会議」と「Web会議」では、利用方法や導入の仕方が全く別物であるため、混同してはいけません。
まず、「Web会議」は映像や音声に加えてチャットでのやりとりも可能ですが、「テレビ会議」では映像と音声しかやりとりできません。
また、「Web会議」は通常のインターネット回線を利用して行うため、パソコンとカメラがあればどこでも利用できます。一方、「テレビ会議」では専用線を引いて専用の機器を利用する必要があるため、場所も所定の会議室などに制限されてしまいがちです。
しかしその反面、「テレビ会議」は大人数での利用に適しており、映像や音声も安定しているという特徴があります。
Web会議システムの種類
提供されているWeb会議システムは、大きく分けて2タイプに分類されます。
クラウド型Web会議システム
クラウド型Web会議システムでは、Web上に展開されているシステムを利用してWeb会議をおこないます。サーバーの設置や管理は必要なく、誰でもすぐに、低コストで導入できることが特徴です。
オンプレミス型Web会議システム
オンプレミス型のWeb会議システムは、自社に専用のサーバーを設置して運用します。クラウド型と比べて導入時にサーバー設置の手間やコストが発生するほか、運用時にはサーバーの管理も必要になります。
そのかわり、クラウド型と比べて細かなカスタマイズや、より高度なセキュリティ対策が可能となります。
Web会議のメリット
Web会議を導入することで得られるメリットをご紹介します。
コスト削減
Web会議はパソコンさえあればどこからでも参加できます。そのため、従来の会議に必要だった「会議場への移動費」「会場費」は不要になります。
クラウド型のWeb会議システムであれば導入費も安く、低コストで運用できるため、結果的に会議にかかるコストを大幅に削減できます。
場所確保などの準備が不要
従来の会議では、自社内で会議ができるスペースを確保したり、外部で専用の会議場を借りる、といった準備が必要でした。しかしWeb会議では、参加者がそれぞれのパソコンから会議に参加するため、こういった準備を一切必要としません。
時間さえ合えばいつでもかんたんに会議を開催でき、会議場のセッティングにかかる手間をまるごと省くことができます。
資料の共有が簡単
Web会議の導入によって、今まで会議に必要だった資料の印刷やコピーは不要になります。なぜなら、会議で参加者に見てもらいたい資料は、すべてオンライン上で簡単に共有できるからです。
また、参加者が受け取ったデータはいつでもパソコン上で閲覧できるため、書類紛失のリスクもありません。資料をデータのままパソコンに保存しておくことで、ペーパーレス化にも繋がります。
Web会議のデメリット
メリットが大きなWeb会議ですが、デメリットが全くないわけではありません。導入を考えている場合、デメリットもしっかりと把握しておく必要があります。
インターネット回線が必須
Web会議を行うには、参加者がそれぞれのパソコンでインターネット回線を繋げる必要があります。出先などでWi-Fiがない場合は、Web会議には参加できません。
通信が不安定な場所には向かない
Web会議では、音声や映像を常にインターネット通信でやりとりしています。そのため、インターネット回線の不調などで通信が不安定になると、映像が乱れたり、音声が途切れる、といったトラブルが発生してしまう可能性があります。
大人数には向かない
Web会議システムは、基本的に少人数での会議を想定したものがほとんどです。そのため、大人数でWeb会議を行おうとすると、音声や映像が乱れたり、発言者が誰かわからなくなった、といったトラブルが発生してしまうこともあります。
主要なWeb会議システムを徹底比較
Web会議システムの中で、メジャーなサービスである「Meet」「Zoom」「Teams」の3つをご紹介します。「機能」「価格」「サポート」の3つの面から徹底比較してお伝えします。
「Google Meet」
Google Meetは、Googleが提供しているクラウド型のWeb会議システムです。
Google Workspaceに加入していれば追加料金不要で利用でき、カレンダー機能を利用して会議のリマインドも行えます。大規模なWeb会議にも対応しており、最大で250人が会議に参加可能です。
機能
・最大250人がWeb会議に参加できる
・Google Workspaceとの連携が可能
価格
・最低0円からの利用が可能、有料プラン有り
・Google Workspaceに加入していれば追加料金なし
サポート
・電話、チャット、メールにてGoogle Workspaceの包括的なサポートを実施
「Zoom」
Zoomは、Zoom Video Communicationsが提供しているクラウド型のWeb会議システムです。
圧倒的な普及率から、国内外でシェア率No.1を誇っています。大規模なWeb会議に特化しており、参加可能人数は最大で1,000人です。無料版でも100人までの参加が可能です。
動作の安定性にくわえて機能も充実しており、画面共有機能やレコーディング機能、ダッシュボード機能など、Web会議に必要な機能が一通りそろっています。
機能
・最大1,000人がWeb会議に参加できる
・通信の品質が高く動作が安定している
・Web会議に必要な主要機能を一通り搭載
価格
・有料版は月額2200円～
・有料版にくわえて、通話時間40分制限の無料版有り
サポート
・サポートページにてチャットボットでのサポートに対応
「Microsoft Teams」
Microsoft Teams は、Microsoftが提供しているWeb会議システムです。
同社が提供するサービス「Office365」に内包されているため、加入していれば無料で利用することができます。また、「Word」や「Excel」などのOffice製品ともシームレスに連携できます。
会議の接続人数は20人程度と少なめですが、ウェビナーに対応しており最大1万人が参加可能です。
機能
・Web会議参加人数は20人程度と少なめ
・同時接続1万人のウェビナーに対応
価格
・無料プラン有り
・有料プランは月額540円～
サポート
・オンラインヘルプページ有り
・Office製品の包括的なサポートサービスを実施
まとめ
今回は、Web会議とWeb会議システムについて詳しく解説し、主要なサービスを徹底比較しました。
Web会議をいちはやく導入して上手に扱えれば、業務の効率アップは間違いありません。この記事が、皆さまのWeb会議システム導入の一助となりましたら幸いです。
