請求書を発行・送付したがお客様から代金が入ってこない…
このようなことはありませんか？ビジネスをしていれば、多かれ少なかれお客様の送金手配が遅れることもあります。大切なことは迅速に未収金を把握し、お客様に確認することです。しかし、確認作業が遅れると思わぬトラブルに発展することもあります。このような業務の複雑さから未収管理業務のアウトソーシングを検討している方も多いと思います。
・そもそも未収管理業務とは何かわからない。
・社内で抱えている未収管理業務をどうするか困っている。
・未収管理業務をアウトソーシングしたいが、決めかねている。
このようなお悩みをお持ちの方は是非最後までお読みください。
そもそも未収管理業務とは何か？
企業はまず営業活動をし、契約をいただきます。そしてサービスや商品を提供した対価として代金を請求し、代金が支払われて初めて商売が完結します。
しかし、請求書は送ったにも関わらず代金が支払われないことがあります。これでは商売になりません。代金の回収を最後までフォローするのが未収管理業務です。
基本的な業務フローは下記の通りです。
1.請求書を送付した客先をリスト（管理表）で管理する
2.支払期日に入金があったか銀行口座を確認する
3.口座に入金のあった支払いと請求書のリストが合致しているか確認する
4.齟齬がある、もしくは入金のなかった客先に対して、連絡をする
5.正しい金額が入金されるまでフォロー・督促をする
これらの業務を遅滞なく正確に行う必要があります。
本当に怖い「黒字倒産」とは？
支払期日に予定通り代金回収ができないと会社の資金繰りが厳しくなります。現金を持たないまま経費の支払いや仕入れ代金の支払いが発生する事態になってしまいます。
売り上げは立っているので、帳簿上ではお金は入ってきているように見え、経費の支払いも問題なくできるように見えます。しかし実際は手元に現金がない、という状態になることを「黒字倒産」と言います。
この黒字倒産を引き起こさないようにする、会社を維持するために必要なのが未収管理業務です。
しかし、人が作業を行うため、取引先・取引量が増えると作業が煩雑化し管理が追いつかなくなることがあります。また、督促しないと代金を支払わない客先もいるため、そのような企業へ支払を督促するのは心理的にもハードルの高い業務となります。
このような手間のかかる業務に対する対策として有効なのがアウトソーシングです。
アウトソーシングのメリット
人員を減らしコスト削減することができる
未収管理業務をアウトソーシングすることで、自社で担当者を持つ必要がなくなり、人員削減が可能になります。
自社で経理担当者を雇用しようとすると毎月の給与の支払いが必要になります。また、社員の労働環境の整備や、福利厚生の提供なども求められます。また、採用には多額の費用が掛かります。採用後も教育に時間をかける必要があります。
しかしアウトソーシングしてしまえば、一定の費用を払うのみで未収管理業務ができます。
自社のコア業務に集中することができる
未収管理業務はとても重要な業務ではありますが、社長自身がやる仕事ではありません。未収管理業務に追われて営業やマーケティングといったコア業務に支障が出てしまっては会社を成長させていくことは難しいです。
未収管理業務をアウトソーシングすることで自社のコア業務に集中できる、というのは大きなメリットになります。
ノウハウ豊かなプロが対応する
未収管理業務はタイムリーに行う必要があります。特に支払期日に入金を確認できなかった際は迅速に客先に対し、督促を行わなければなりません。
単純に作業が遅れている場合であれば大きな問題ではありません。しかし資金不足で支払いができない、支払う気がない、などのケースは特別な対応が必要です。内容証明の郵便で督促状を送ったり、場合によっては弁護士を巻き込んで裁判になるケースもあります。
アウトソーシング企業は豊富な経験に基づくノウハウを持っており、迅速かつ的確に対応してくれます。
アウトソーシングのデメリット
社内にノウハウが溜まらない
未収管理業務をアウトソーシングすると、社員が未収管理業務を経験する機会が得られなくなります。結果として社内にノウハウがたまらないということが起きます。
アウトソーシング先の倒産リスク
アウトソーシング先は当然ですが、自社企業ではないのでコントロールできません。別企業であるがゆえにアウトソーシング先が倒産するリスクがあります。
情報漏洩のリスクがある
未収管理業務を外注するということは、客先の情報や売上金額など、経営上非常に重要な情報をアウトソーシング先に開示する必要あります。これには情報漏洩のリスクが必ず伴います。
アウトソーシング先の選び方
情報漏洩や倒産のリスクがある中で良いアウトソーシング先を見つけるためのポイントは下記のようなものがあります。
・アウトソーシングすることによるコストメリットはあるか？
・アウトソーシング先の未収管理プロセスが、自社の請求書のプロセスに合致するか？
・セキュリティ対策は万全か？
・セキュリティ強化のために社員教育をどのように行っているのか？
・第三者の監査が定期的に入っているか？
・コーポレートガバナンスは徹底されているか？
更に、情報漏洩に対する賠償責任なども契約時に契約事項に盛り込むことも検討しておくと万が一の時に役に立ちます。
まとめ
今回は、未収管理業務をアウトソーシングすることによるメリットとデメリットを解説してきました。
未収管理業務は経理業務の中でも重要な業務です。特に、支払いが遅延した場合などはすぐに適切な対応が求められます。そして最後の入金まで、きめ細かくフォローする必要あります。それゆえに自社で対応しようとすると手間や費用がかかります。アウトソーシングには様々なメリットがあり、企業経営を進めていくうえで大きな助けになることでしょう。
メリットとデメリットを考慮したうえで信頼できるアウトソーシング企業を見つけ、自社がより成長できる環境を構築されることをお勧めします。
キャシュモでは、最先端のクラウド型会計システムを駆使したスピード重視の経理アウトソーシングを提供しますので、御社の入金状況を把握し、最短1営業日で未収状況を報告します。未収管理業務のアウトソーシングに興味がありましたら、ぜひキャシュモへご相談下さい。