「オンラインストレージを導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのかな」
「いろいろなオンラインストレージがあるけど、選定ポイントはどこだろう」
オンラインストレージ選定にあたって、このように感じていませんか？
オンラインストレージの導入を希望しているものの、最適なオンラインストレージの選定基準がよく分からないと感じる人もいるでしょう。
最適なオンラインストレージを活用することで、業務効率アップやコストメリットにつながる例も多いようです。
そこで今回は、オンラインストレージのメリットや注意点、および選定ポイントまで解説します。
こちらの記事を読むことで、適切なオンラインストレージの選定や、業務効率化が可能となるでしょう。
オンラインストレージとは？
インターネット上でデータを保管・管理するサービスを、オンラインストレージもしくはクラウドストレージと呼びます。
オンラインストレージを利用すればファイル共有や共同作業が可能になり業務効率が高まるでしょう。
なぜなら、クラウド上にファイル・動画・バックアップなどを同期でき、複数のパソコンやモバイルからアクセス可能になるためです。
例えば、ファイルを共有すると、自動でファイル更新や同期が行われるため、最新データにアクセスできるだけでなくリアルタイムで閲覧・編集が可能です。
バックアップも自動で行われるため、データの消失も防止できます。オンラインストレージを活用することで、業務効率やセキュリティが高まるでしょう。
さらには、専用サーバーが不要なため、導入コストを低く抑えられる点もポイントです。
オンラインストレージのメリットと注意点
オンラインストレージを利用するとファイル共有や共同作業が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。
しかし、情報漏洩のリスクや障害時の対応には注意が必要です。オンラインストレージのメリットと注意点について確認しましょう。
オンラインストレージのメリット
ファイル共有と共同作業が簡単で、複数デバイスから、場所や時間を問わずにアクセスできます。
バージョン更新やサーバー管理が不要なため低コストで運用でき、また導入コストも安いのが特徴です。
セキュリティ面では、自動バックアップ機能やアクセス制限の設定、ログの確認ができます。
なお、災害などトラブル時のリスクヘッジとしても活用可能です。
オンラインストレージの注意点
オンラインストレージ導入に当たっては、自社の業務内容から導入対象の機能を洗い出し、最適なサービスを選択する必要があります。
必要な機能を揃えたうえで、コストメリットを出せるような選択をしているかどうかを確認しましょう。情報漏洩のリスクがないように、セキュリティ要件が自社のルールに合っているかも重要になります。
また、障害時の対応がベンダー任せになるため、どのような問い合わせ先があるのか事前確認も必要です。
オンラインストレージ選定のポイント
オンラインストレージには、さまざまな種類のサービスが存在します。導入する目的を明確にし、最適なサービスを選択することが重要です。
選定ポイントは、3点です。
コストメリットがあるか
コストメリットを出すためには、必要な機能を備えたサービスを選択することが重要です。
オンラインストレージは、導入コストが安く、システムの維持・更新のためのコストも発生しないため、コスト面のメリットがあります。
ただし、使える機能数や容量・ユーザ数などが増えるほど料金がアップするため、必要な機能数や想定される容量、将来的に増加するユーザー数などは洗い出しておきましょう。
特に、保存容量や送受信容量については、今後増えることも想定してあらかじめ必要な容量を確保しておきます。
セキュリティ要件が自社のルールに合っているか
ログイン認証や複雑化した共有用のURLがあり、ファイル情報暗号化のSSL対応と定期的なサーバー内のウィルスチェック実施が、標準で装備されていると安心でしょう。
加えて、二要素認証を含む多要素認証が設定できると、ユーザーアカウントの漏えいに対処できます。
データ消失がないように、バックアップ・サーバーの多重化や自動バックアップがされているとより安心でしょう。
より強固なセキュリティ要件としては、ログ機能・IPアドレスの制限・端末認証機能があります。
必要な機能が揃っているか
オンラインストレージは、システムや機能がパッケージ化されているため、必要に応じてオプション機能の追加ができます。
サーバー容量やユーザー数はもちろん、作業と同時にバックアップがとれる同期型かどうかもチェックしましょう。
共有機能については、リンクだけでなく、保存期間やパスワードを設定できるかどうか、また直接編集が可能かについても確認します。
パソコン・スマホなど、外出先やリモートワークなどでも操作性が高いかどうか、利用可能デバイスの種類は何かなども確認しましょう。
オンラインストレージ7選
選定ポイント3点を踏まえて、実際のサービスを比較してみましょう。
Google Drive
Google社のオンラインストレージサービスです。
企業向けグループウェアGoogle Workspaceに含まれています。
概要は以下の通りです。
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
| 月額/ユーザー | 680円 | 1,360円 | 2,040円 | 応相談 |
| 容量 | 30GB | 2TB | 5TB | 増量可能 |
| ビデオ会議 | 100人参加 | 150人参加 | 250人参加 | 250人参加 |
特徴：
・Googleドライブを容量無制限で利用可能。
・Gmail、Googleドキュメントも利用できるためコストメリットが高い。
・Google社の検索エンジンが利用されており検索機能が優れている。
Dropbox Business
Dropboxの法人利用向けオンラインストレージサービスです。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Microsoft Office ファイルのクラウドコンテンツを Dropbox から直接作成、編集、共有でき、動画など容量の大きなデータも管理できます。
概要は以下の通りです。
| プラン | Standard | Advanced |
| 月額/ユーザー （3人以上） |
1,250円 | 2,000円 |
| 容量 | 5TB | 無制限 |
| その他 | 5TB のセキュアなストレージ 使いやすいチーム管理機能と共同作業ツール |
チームの必要に応じて容量を追加 高度な管理、監査、セキュリティ、インテグレーション機能 |
特徴：
・パソコンだけでなく、モバイルやウェブから作業ファイルへ簡単にアクセスできるして共有。
・チーム管理ツール機能としてアクセス制限やデータ一括管理、アクティビティ追跡機能あり。
・削除後180日以内のファイルの復元が可能180日以内。バージョンの古い文書復元が可能。
Box
世界で100,000社以上の導入実績があり、セキュリティの高さで人気があります。
概要は以下の通りです。
| プラン | Business | Business Plus | Enterprise | Enterprise Plus |
| 月額/ユーザー | 1,800円 | 3,000円 | 4,200円 | 要相談 |
| 容量 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ファイルのアップロード容量 | 5GB | 15GB | 50GB | 150GB |
特徴：
・7段階のアクセス権限設定、ユーザごとの閲覧・編集・ダウンロード制限、70種類以上のログがある。
・1500以上のアプリと連携し、Microsoft Office 365などをBOX内で操作できる。
・モバイル端末の使用も可能。
OneDrive for Business
Microsoft 社のオンラインストレージです。
Microsoft officeTeamsやSharepointといったMicrosoft社のoffice製品と連携ができます。
概要は以下の通りです。
| プラン | OneDrive for Business (Plan1) | OneDrive for Business (Plan2) | Microsoft365 Business Standard |
| 月額/ユーザー | 540円 | 1,090円 | 1,360円 |
| 容量 | 1TB | 1TB | 1TB |
| その他 | +高度なセキュリティ | +法人メール Office アプリ 各種サービス |
+高度なセキュリティ
+法人メール
Office アプリ
各種サービス
特徴：
・Microsoft製のため、Windowsと相性がよく、操作性が高い。
・モバイル端末のOneDriveモバイルアプリでファイルの作成や編集、が共有可能。
・ファイルのバックアップと回復の機能がある。
NotePM
株式会社プロジェクト・モードの日本製オンラインストレージです。
概要は以下の通りです。
| プラン | 8 | 15 | 25 | 50 | 100 | 200 |
| 月額/ユーザー | 4,800円 | 9,000円 | 15,000円 | 30,000円 | 60,000円 | 120,000円 |
| ユーザー上限 | 8人 | 15人 | 25人 | 50人 | 100人 | 200人 |
| 容量 | 80GB | 150GB | 250GB | 500GB | 1TB | 2TB |
特徴：
・PDF・Word・Excelなど、Officeファイルの中の文章も検索可能。
・情報整理機能が多く、フォルダで階層化したり、タグ機能を活用したりできるます。
・見るだけの参照専用ゲストユーザーは無料。
Fleekdrive
株式会社Fleekdriveの日本製オンラインストレージサービスです。
概要は以下の通りです。
| プラン | Team | Business | Enterprise |
| 月額/ユーザー | 500円 | 1,500円 | 4,000円 |
| 容量 | 10GB（1人当たり） | 200GB（1人当たり） | 無制限 |
| その他 | 基本的なファイル共有など | 高セキュリティ、ビジネス向け | 容量が無制限 |
特徴：
・セキュリティ面は、ファイルの冗長性確保、閲覧権限やIP制限など。
・PDFに透かしを入れることも可能。
・ファイル共有や同時編集が可能。
firestorage
株式会社ロジックファクトリーの日本製オンラインストレージサービスです。
会員登録は不要ですが、登録するとダウンロード通知開始通知・ダウンロード追跡が利用できます。
概要は以下の通りです。
| プラン | 1 | 2 | 3 | 5 |
| 金額 | 98,780円/月額 | 1,045,000円/年額 | 999,350円/年額 | 54,780円/月額 |
| 初期費用 | 110,000円 | 110,000円 | なし | 55,000円 |
| 容量 | 9TB | 9TB | 9TB | 1TB |
| ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
特徴：
・高速通信・大容量アップロードが得意。共有したいデータのURL発行ができる。
・期限をつけて自動削除も可能。
・アップロードやダウンロードのログを確認できる。
まとめ
ご紹介した7社以外にも、さまざまなオンラインストレージのサービスがあります。
どのような業務にどの機能を導入するかなど目的を明確にしてから、最適なサービスを選択することが重要です。
セキュリティ要件やコストメリットについても、確認が必要でしょう。
最適なオンラインストレージを導入することで、業務効率とコストメリットを高めましょう。