「SFAとCRMって何が違うんだろう？一緒じゃないの？」
「SFAを導入すると、具体的にどういうメリットが得られるんだろう」
SFAについて、このような悩みを抱えていませんか？
SFAを難しく感じている人は、少なくありません。
しかし、ビジネスの現場に携わる以上、SFAに関する知識を持つことは大切です。
SFAを導入し、業績が向上した企業は数多くあります。
そこで今回は、SFAの基礎的な知識やCRMとの違い、SFAを導入するメリットについてご紹介します。
こちらの記事を読むことで、SFAにより企業の業績が高まる仕組みを具体的にイメージできるでしょう。
ぜひ、最後までご覧ください。
SFAとは？概要から必要性について解説
SFAについて、正しく説明できる人は少ないのではないでしょうか。
SFAに関する基礎的な知識から必要性について解説します。
SFAとは？
SFAとは、Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略語で、営業活動を支援し、効率的な営業活動を実現させるためのシステムを指します。
具体的には、営業担当者の活動内容・進捗などの見える化や、日報・レポート作成をはじめとした事務作業の簡略化などが実現できます。
また、データが蓄積されることにより、データを活用した最適な営業アプローチを行える点もSFAの特徴の一つです。
これらの機能をうまく利用することにより、効率的な営業活動、ひいては売上・利益の最大化が実現できるでしょう。
SFAが必要な理由とは？
SFAは、営業業務の属人化を防ぐために必要となります。
営業活動を行った際の情報が記録されていないと、担当者が休んでしまった際に、情報の引き継ぎができずに業務が滞る恐れがあるためです。
その他にも、担当者の異動や退職などがあった際に、スムーズな引き継ぎができなくなる懸念も挙げられます。
特に近年は、転職する人や転職を前向きに考える人が増えています。
高まる人材の流動性に対応するためにも、SFAを導入し営業体制を強化する必要があるといえるでしょう。
SFAを導入すべきシチュエーションとは
企業によっては気軽に導入できるExcelで、営業管理を行っているケースも少なくありません。
Excelには気軽に導入できるメリットがある一方、Excelならではの懸念点もあります。
各シート間での情報の共有・連携などがうまくできない恐れや、関数・マクロが多く使われている場合、トラブル時に対応できる人が限られてしまうなどの懸念が挙げられます。
また、その他にも、Excelファイル起動時のエラー、Excelファイルが固まるなどの予期せぬトラブルが生じることも少なくありません。
Excelで営業管理を行っていて、これらの問題やトラブルにより業務に支障が出ているのであれば、SFAの導入を検討する必要があるでしょう。
SFAとCRMの違いとは？
SFAとセットで聞くことが多いCRM。この2つは混同されがちですが、明確な違いがあります。
CRMの基礎的な知識を交えつつ、SFAとCRMの違いについて解説します。
CRMとは？
CRMとは、Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）の略語で、顧客との関係性を強化するためのシステムを指します。
具体的には、顧客の年齢・性別・購買履歴をはじめとした情報を分析し、顧客一人ひとりに適した営業アプローチを行うことで、顧客との関係性を向上させる手法です。
SFAと同じくCRMを導入する企業も年々増えており、今後もCRMを導入する企業が増えると考えられています。
SFAとCRMの違い
SFAとCRMともに、企業の収益拡大を目標とする点においては共通ですが、アプローチの方法に明確な違いがあります。
SFAは、自社の営業業務の効率を上げることにより、収益の拡大を実現させる手法です。それに対して、CRMは、顧客の満足度を高めることにより、収益の拡大を実現させる手法のことをいいます。
上記のように、収益を拡大するためのアプローチが異なることが、SFAとCRMの一番の違いです。
SFAの主な機能5選
SFAには、営業業務の効率を高めるための機能が多く用意されています。
その中からSFAの代表的な機能5つを紹介します。
【SFAの機能1】顧客管理
顧客管理機能は、顧客の詳細な情報を管理・把握できる機能です。
顧客の氏名・会社名・役職などの基本情報はもちろんのこと、商談を行った際の情報や、顧客とのメールのやり取りなど、より事細かな情報を含めて確認することができます。
【SFAの機能2】案件管理
案件管理機能は、案件ごとの詳細な情報を管理・把握できる機能です。
具体的には、顧客情報・営業担当者・商品・売上などの情報が集約されています。
情報が蓄積されることにより、過去の案件の情報を参考にした営業アプローチも可能となります。
【SFAの機能3】商談管理
商談管理機能は、取引先ごとに商談時の詳細な情報を管理・把握できる機能です。
具体的には、訪問日・担当者・商談内容・ステータス・商品名などの情報が集約されています。
商談管理機能により、上司は各商談に対して的確な指示出しを行うことができます。
【SFAの機能4】予実管理
予実管理機能は、案件ごとの売上実績と売上予測、担当者別の売上達成状況などを可視化できる機能です。
情報を入力すると、自動集計されるため、上司は迅速に今後の対応を講じることができます。
【SFAの機能5】日報管理
日報管理機能は、担当者が活動報告を行うことにより、活動内容を把握できる機能です。スマートフォンやタブレットから報告を行うことで、移動時間を効率的に利用することができ、生産性の向上が期待できます。
SFAを導入する3つのメリット
SFAを導入するメリットは数多くあります。
ここでは、SFAを導入する3つのメリットを紹介します。
【SFA導入のメリット1】営業プロセスが可視化される
SFAを導入するメリットの1つ目は、営業プロセスを可視化できることです。
営業プロセスが可視化されることにより、顧客に関する情報や各案件の進捗状況、各工程の作業時間などといった情報を把握・管理することができます。
これらの情報を把握できることにより、上司は改善点や、より適切な営業アプローチを考案できます。
【SFA導入のメリット2】業務の生産性向上が期待できる
SFAを導入するメリットの2つ目は、無駄な手間を削減でき、生産性の向上が期待できることです。
SFAを導入していない場合、ファイルやメモ帳などから情報を探し出す手間や、レポートを手動で作成する手間が生じます。
SFAを導入することにより、情報を探し出す時間を削減したり、作業の一部を自動化したりすることが可能です。
それに加えて、スマートフォンやタブレットに対応しているSFAを導入することにより、移動時間や隙間時間を利用しての作業も可能となり、生産性の向上が期待できます。
【SFA導入のメリット3】情報の管理・共有が容易になる
SFAを導入することにより、営業活動に関する情報が蓄積されるため、情報の管理や共有が簡単に行えるようになります。
情報の管理や共有が行いやすくなることにより、上司は、部下の仕事の進捗状況をひと目で把握できます。
また、営業担当者の異動や退職などがあっても、スムーズに情報の共有ができる点も大きなメリットです。
SFAを導入する3つのデメリット
SFAを導入するメリットが多くありましたが、もちろんSFAを導入するデメリットもあります。
SFAを導入する3つのデメリットを紹介します。
【SFA導入のデメリット1】導入や維持などのコストが発生する
SFAを導入するには、導入時の初期コストや、維持するためのコストが発生します。
また、SFAを維持するための料金形態はさまざまです。利用できる機能の数や、オプションの数によって金額は大きく異なります。
SFAを導入する際は、事前にSFAを導入する目的や必要とする機能を吟味し、そのコストが効果に見合っているかどうか慎重に判断する必要があります。
【SFA導入のデメリット2】情報を入力する手間が生じる
SFAは情報を集めることにより、効果を発揮できるシステムであるため、情報の入力が欠かせません。
特に導入したてのころは、システムの使い方を覚えたり、入力時のルールを把握したりする必要があるため、より手間がかかります。
情報を入力する手間を削減するためにも、システムの利用方法に関する教育を行ったり、入力時のルールを整備したりすることが大切です。
【SFA導入のデメリット3】機能のフル活用までに時間がかかる
2つ目のデメリットでも説明したとおり、SFAは情報が集まることにより、効果を発揮できるシステムです。
なかなか効果を実感できずに、現場の社員から不満の声が寄せられることもあるでしょう。
導入したSFAを社内に浸透させるためにも、導入目的の共有や、長いスパンでの収益の増加を考えることが大切です。
まとめ：SFAは営業効率を高めるために有効なツール
今回は、SFAの基礎的な知識やSFAの機能、SFA導入のメリット・デメリットなどについて解説しました。
SFAの知識を正しく理解し、会社内の課題や問題点に適したSFAを導入することで、業務の効率を高め、ひいては売上・利益の最大化につなげることができます。
この機会に、SFAの知識をしっかり理解しておきましょう。