安心して大きな取引を行うためには、契約書の締結が不可欠です。
似た名称の書類として「覚書」がありますが、この2つはどういった違いがあるのか、多くの方はその違いをあまり考えずに使っているかもしれません。契約書や覚書は、今後もビジネスを続けていく上で、ほとんどの方が関わることがある書類です。この機会に正しい知識を身につけていただきたいと思います。
今回は、ビジネスの現場における「契約書」と「覚書」の違いについて解説するとともに、どのような場面で使い分けるのか、一般的な書式はどういった形なのかといったことについてご紹介していきます。ぜひ最後までお読みください。
契約書とは
契約書とはどういった書類であるのか見ていく前に、その背景となる契約や意思表示ということの法律的な位置づけについて確認しておきましょう。
契約とは
契約とは、当事者同士の意思表示が合致することで成立する約束ごとのことです。契約が成立することによって、権利と義務という法的な責任が生じます。契約の当事者は、契約で約束した内容を守らなければなりません。もし、約束が果たされなかった場合には、履行の請求や損害賠償といった法的な手段を講じることができます。
意思表示の形式
契約とは「当事者同士の意思表示が合致すること」となっていますが、この意思表示の形式に決まりはありません。口約束であっても、相手方の意思表示を承諾すれば、その時点で契約は成立しており、法的な責任が生じることになります。
契約書がなぜ必要なのか
口約束でも契約が成立するのであれば、なぜ契約書が必要になるのでしょうか。それは、取引金額が大きい場合などでは、お互いの約束内容を書類に残すことで確認し、トラブルを回避するためです。
契約内容を明確にし、権利と義務をお互いに了承したことを書面に残しておくことで、万が一、契約が履行されなかった場合の法的措置の根拠となります。
口約束では、”言った言わない”の水掛け論になることがあるため、安心して取引を行うために、契約書を交わしています。
契約書と覚書との違いは
覚書という書類について、人によっては商談の内容を確認するメモのようなものと認識しているかもしれません。しかし、覚書という表題となっていても、契約内容についてお互いの意思表示が記されている書類になっていて、内容としては契約書と同等ということも少なくありません。
契約にかかわる約束事が記されていて、双方の合意が示されている書類であれば、表題が契約書であろうが覚書であろうが、法的な効力に違いはありません。
契約書を作成するのはどんな場合か
契約書と覚書の法律的な効力の違いはない、ということをご紹介しました。では、契約書と覚書は、どのように使い分けられているのでしょうか。また、それぞれの一般的な書式についてもご紹介していきます。
契約書を作成する場合、覚書を作成する場合
法律では契約の種類を「典型契約」と、その他の「非典型契約」に分類しています。
典型契約には、下記の13種類が挙げられています。
・贈与
・売買
・交換
・消費貸借
・使用貸借
・賃貸借
・雇用
・請負
・委任
・寄託
・組合、
・終身定期金
・和解
非典型契約には規定がありませんが、一定の要件を満たしていれば典型契約と同様に法律の効力を受けると考えられます。
法律では「契約自由の原則」があり、違法な取引や公序良俗に反するものなどでなければ「誰と」「どのような内容で」「どのような形（方式）で」契約を締結するか、また、「そもそも契約を締結するか否か」は、契約当事者の自由とされています。
こうした契約が後にトラブルにならないよう、安心して取引を行うために作成する書類が契約書です。契約の当事者がお互いに必要とすれば契約書を作成することになります。
これに対して、覚書は契約書の補助的な位置づけで作成されることが多いようです。
正式な契約書を作成する前段階で、お互いの合意事項などを確認する書類として作られたり、すでに締結された契約書の一部を変更したり項目を追加するケース等に作成することが一般的です。
ただし、先に述べたように、明確な規定があるわけではないので、当事者間の合意で自由に決めることができます。
契約書の一般的な書式
契約が自由であるように、契約書の作り方も自由です。一般的には下記のような項目が記載されます。
・契約の締結日
・当事者名
・契約の目的
・目的物
・代金
・代金の支払い方法
・目的物の納期
・納品方法
・秘密保持
・契約の解除・解約
・地位の譲渡禁止
・損害賠償
・契約期間
・反社会的勢力の排除
・存続条項
・準拠法
・合意管轄
これを当事者の数だけ作成し、署名押印して各自が保管します。
覚書の一般的な書式
覚書も契約書の一種と考えられることから、書式に規定はありません。一般的に記載される項目としては、下記のようになります。
・表題
・締結の日付
・前文
・合意内容
・当事者名
表題は、「覚書」としたり、「〇〇に関する覚書」としたりします。前文には、既存の契約書のどの部分を指すのかを示すように「令和○年○月○日締結の○○契約書の第○条」と具体的に表します。
覚書も契約書同様に当事者の数だけ作成し、署名押印して各自が保管するようになります。
念書との違いは
覚書とよく似た書類に「念書」というものがあります。念書は、覚書のように当事者相互の意思表示が合致したことを記載して作成するものではなく、一方が相手方に約束したことを記して差し出すものです。
混同している方がいるかもしれませんが、異なるものですので注意しましょう。
覚書には収入印紙を貼るのか
契約書には収入印紙を貼る、ということはなんとなく知っているかと思いますが、どのような場合に貼らなければならないのか、となるとよくわからないかもしれません。収入印紙を貼るのはどのような契約書か、覚書にも貼る必要があるのかについて解説していきます。
収入印紙を貼るのはどんな場合か
全ての契約書が収入印紙を貼らなければならないわけではなく、印紙税法で課税物件表に上げられているものが課税対象となっています。収入印紙を貼って税金を納める必要がある文書については紙税法に第1号文書から第20号文書まで規定があります。
例を挙げると、
「不動産売買契約書（第1号文書）」
「土地賃貸借契約書（第1号の2文書）」
「土地賃料変更契約書（第1号の2文書）」
「工事請負契約書（第2号文書）」
「継続取引の基本となる契約書（第７号文書）」
等があります。
覚書として作成された文書であっても、記載内容が課税文書に該当するものであれば印紙を貼らなければなりません。表題ではなく、内容で判断されるので注意しましょう。
電子契約
契約書に貼付する印紙代も決して安くありませんし、契約のたびに収入印紙の額を確認するのも面倒です。近年広まっているのが電子契約です。電子契約は課税文書に該当しないとされていますので、収入印紙が不要です。
今後、契約書や覚書を作成する際には、電子契約の導入を検討してみるのもいいかもしれません。
まとめ
これまで契約書・覚書・念書について、間違って認識していた方もいるかと思います。
ビジネスを続けていれば、これからも契約に関わる場面は多くあるでしょう。この機会に正しい知識を身につけて、契約書を活用してトラブルになることなくビジネスの世界を渡っていただければ幸いです。
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