起業に電話は必要でしょうか。
結論は「企業拡大を考えているのなら必要！」です。
近年コロナ禍によるリモートワークや、残業削減、CtoC事業が増加している背景から起業への関心が高まってきています。副業からフリーランス、フリーランスから起業という方も最近では増えています。起業を考える中で、事業に付随して多くの準備が必要になりますが、今回は【電話】に的を絞って解説していきます。
起業をする時の電話はどんな目的があるのか
電話とは言っても「インターネットが普及している現代で本当に必要なのか」と思われるかもしれませんが、結論でお伝えしたよう会社を起こすのであれば電話は必要です。
電話の目的は
・社外との連絡を取りやすくする
・社内での連絡を管理しやすくする
・信用を獲得する
・プライベートと会社の業務との混同を防ぐ
どれも当たり前と思うかもしれません。
皆さんは業務で電話のやり取りはどのくらいの頻度でありますか？恐らく、事業が安定すればするほど電話での連絡が必要になってくると思います。
チャットアプリやビジネスアプリが普及したことにより、以前に比べて確かに電話での連絡自体は減少したと言えます。しかし、ビジネスにおいて緊急時は必ず発生し、迅速な対応が要求される時には電話での連絡がどうしても必要になってきます。
また、その際にフリーダイヤルや固定電話番号があるだけでもちゃんとした企業であるという印象を与えます。逆に問合せ時の連絡先として固定電話もなく、個人携帯の電話番号しかないと、「この企業は本当に大丈夫か…」と思われてしまう可能性もあります。
更に、起業の際に必ず覚えておかなければならないことが〈会社の登記の際には会社電話番号が必要〉ということです。個人用電話番号での登記も可能ではあります。
しかし、最初に個人用携帯で登記登録してしまった後に事業が拡大し、社用電話番号を作った場合には変更登記をしなければなりません。その際には、登録免許税１万円、代理人に手続きを依頼するなら更に３万程度、更に申請について調べて依頼をする手間もかかってしまいます。であれば、最初のから社用電話番号を準備して登記を行う方が中長期的に見て効率的です。
電話が必要な時ってどんな時
大量の電話受付対応が必要な時
最初に思い浮かべるのは大量の電話対応です。取引先が多くなれば多くなるほど、顧客対応や仕入れ元、クライアント等複数の関係先からの連絡に追われます。常に期間的に余裕があればメールやチャットのやり取りでもいいかもしれませんが、納期前や緊急時に連絡がつかないと、そのことが原因で信用を失うリスクも考えられます。
内線の使用の際
従業員が増えた場合、内線は社外からの連絡は勿論、社内での連絡時にも必要となります。業種によって内線のニーズは異なりますが、オフィスワークがメインであれば、内線でのコントロールをすることで営業、総務、人事、責任者等を迅速につなげ、業務効率を上げることができます。
口座作成・クレジットカード作成
起業した際には会社の口座が必要になります。法人口座作成をする際には【固定電話】がないと断られることがあります。多くの金融機関では、口座開設の際に登録する法人電話番号は、携帯電話番号が認められておらず、そのことから固定電話の方が信用度が高いことがわかります。
金融機関から融資を受ける可能性があるのなら、なおさら【固定電話】が必要になります。
プライベートの電話との区別がつかなくなる
起業後に広告を出すと電話での問合せが増えるのはもちろんですが、営業時間外の電話もかかってきます。しかし、その際にプライベートの携帯が鳴ると仕事のオンオフが切り替えられなくなります。また、プライベートまでストレスフルになり、本来の業務に支障をきたしてしまったら元も子もないですね。
固定電話、携帯（プライベート両用、社用限定）等のメリットデメリット、導入方法
電話の契約に関しても、種類や契約形式がいくつかあります。
ここではそれぞれの種類の特徴について説明していきます。
固定電話
信用確保・事業拡大した際に変更登記が不要・コストは高め
固定電話が会社の代表電話番号であれば、携帯やPHSに比べて会社の信用性は高くなります。そのため融資を受ける際には必要な項目の一つです。
社用携帯
手軽・契約も比較的安易・コストは固定電話に次いで高め・信用度は低い
信用度は固定電話に劣りますが、社用携帯番号が一つあるだけで業務上の利便性は各段に向上します。従業員数にもよりますが、信用度よりも業務の機動性やコストを重視するのであれば携帯電話だけでも良いでしょう。
携帯プライベート両用
手続き不要・新たに電話を開設するコストが不要・公私を分けるのが難しい・信用度は低い
新たな契約を結ぶ必要がないので手続きと費用の面ではメリットがあります。取引先からの電話連絡の頻度が低い場合や、店舗が１店舗のみというケース、またはコミュニケーションの殆どがネットの場合には電話を増やさず、プリベート形態を社用でも使うことも選択肢の一つです。
しかし、それ以外の場合は、公私のデータが混同してしまう点や、社費と私費を分けて処理することの難しさを考えるとやはりおすすめできる方法ではありません。
以下は社用電話番号の契約形式になります。
NTT加入電話
電話回線を使用・初期費用がかかるが停電時などにも使える
最もオーソドックスな契約となり、安定性と信用性が高いです。更にビジネスフォンやクラウドPBXと呼ばれる契約を行うことで、内線外線を使用して、業務効率を非常に高くすることができます。
IP電話(050電話アプリ)
ネット回線を使用・料金が安いがネットが不安定だと通話が不安定
携帯電話に追加するような形式で番号を取得できますが、信用性は低いです。今ある携帯に番号を追加できるメリットが大きいですが、安定性に欠けるとなるとビジネスで使うのは躊躇われます。有名なものはSkype番号等があります。
まとめ
起業の際に電話を導入しないケースは稀と言えるでしょう。取引先との連絡はネットのみの場合や、取引先が極めて限定的な場合は電話は不要な場合もあるかもしれません。
しかし、起業するということは業務が拡大する可能性が高いので、電話の設置が一般的です。電話の設置によりコストがかかりますが、それ以上に業務負担も軽くなります。電話を導入する際には、固定電話なのか、携帯電話なのか、両方採用するのか、PHSなのか企業にあった契約を結ばなければなりません。
金融機関からの融資を受けることが念頭にあるのであれば、固定電話を設置することで会社の信用度を高めておく必要があります。
信用度を重視する必要はなく、特に社内での業務効率化を目指すのであれば携帯電話。
会社内でもアプリなどは原則使用しないのであれば通話に特化したPHS。
と言ったように、会社の業務に合った電話形態を選択することが重要です。起業においては様々なことに気を配らなければならないので、起業の準備に関しては外部の専門家に相談することも有用です。
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