1歩踏み込んだ業務プロセスの提案により、経理専任の5名分の業務が削減されました。
キャシュモの導入前はどのような状況だったのでしょうか?
以前は経理業務を5名の担当者で行っていましたが、事業再編の関係で全員が退職する事となりました。
ある程度業務が減ることは分かっていたものの、担当者が誰もいない状況では業務がストップしてしまうという危機感から、経理アウトソーシング業者を探し始めました。
「経理アウトソース」などのキーワードで検索し、表示された会社に片っ端から問い合わせをしていく中でキャシュモさんに出会いました。
色々な会社さんからご提案をいただきましたが、どれも「それまで行っていた業務を教えてもらえればそれをそのまま引き継ぎます。●●人でいくらかかります。」という内容でした。
しかし、キャシュモさんの提案は「クラウドシステム導入や業務効率化を行ってベストな業務プロセスを作りましょう」というものでした。そこまで踏み込んだご提案を頂けたのはキャシュモさんだけでしたね。
経理システムは社内にサーバーを置いているオンプレミスの古いものでしたが、ブラックボックス化してしまっており、リプレースするのは無理だろうというのが社内の空気でした。それをたった2ヶ月でクラウドに載せ換えるというご提案は衝撃的でしたね。「このタイミングで一気に入れ替えられるのは逆にチャンスだ、是非やりたい」と思いました。
ただ、実際にお願いする会社を決定するまでには、社内でも激しい議論がありました。
声として大きかったのは、担当者がいなくなるなかでシステムや業務プロセスまで大きく変えるのはリスクが大きすぎるというものです。
しかし、このチャンスを逃すと様々な問題が温存されたままになってしまい、次にいつ改善できるか分からない、という思いで社内を説得し、キャシュモさんにお願いすることに決まりました。
さきほどもお話ししたとおり、もともとは経理アウトソースを探してたわけですが、最終的には税務顧問と財務コンサルティングもお願いしています。
税務顧問に関しては、それまでの税理士の先生を継続した場合、我々が先生とキャシュモさんとの間に入ってやりとりをすることになる訳ですが、経理のプロではありませんのでそれは難しいだろうという懸念がありました。キャシュモさんにまとめてお願いすれば、我々を介さずに経理も税務も業務が完結する構図が作れるため、スピードやリスクの面からもメリットが大きいと判断しました。
財務コンサルティングについては、事業再編後の収益モデルが完全に確立していない状態でしたので、それを一緒に作っていってくれる、強力なパートナーとしての期待が非常に強かったですね。
導入時の様子をお聞かせください。
導入にあたり、2か月弱でこれまでの担当者から業務を引き継ぎ、新しいシステムに入れ替え、新しい業務を作る、というスケジュールが大変でした。
退職する経理担当者の業務を把握しきれていなかったため、畑山さん(Cashmo導入コンサルタント)には「この業務はこうすべき」などのご提案をいただけたり、我々がわからない内容も引き継ぎ元から聞き出していただいたり、急な依頼に対応いただいたりと、本当に助けられました。
会計システムも、社内からしかアクセスすることが出来ないうえ、畑山さんも初めて触るシステムでしたが、色々と調査いただき、無事マネーフォワードへ移行することが出来ました。
経理のプロではないため分からない点もありましたが、ご指導をいただきつつ、新しい業務フローを作ることができました。
導入後の感想はいかがでしょうか?
現在は専任の経理はおかず、私含め残った2名で十分に業務がまわせる状態になりました。
業務もシステムも大幅に変わりましたが、特に大きく変わったのは請求書発行と、売上計上業務かと思います。
今まで請求書発行専門の担当が1名、入金確認専門の担当が1名の計2名が手作業で全て行っていました。
導入後は、売上データのCSVを月に1度アップロードするだけで、後の業務は全てキャシュモさんがやってくれるようになりました。
担当者がいるからこそ残っていた無駄な業務を一掃できたのも非常に大きかったと思います。
おそらく、御社でなければ以前のプロセスが残ったまま単にアウトソースするだけで終わっていたでしょうから、ここまで大幅な改善は無かったと思います。
税務でも、例えば十分に管理できていなかった固定資産の棚卸を夜遅くまでご対応いただけたり、頭があがりません。
財務コンサルティングでは、それまでは部門への配賦や、管理可能・管理不能の費用分類といった管理会計を行っていましたが、STRACを使ってシンプルに議論ができるようになり、それまで見えていなかったものが見えるようになったと感じています。
